Доступ к архивных документам в соответствии с законодательством РФ

1. Доступ  к архивных документам в соответствии с  законодательством  РФ

    Политические  и социально-экономические изменения, произошедшие в жизни Российского  государства в конце XX века, существенно  активизировали интерес общества к  ретроспективной документной информации. Конституция РФ и законодательные акты, касающиеся доступа и использования информации, в частности, федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», провозгласили свободу доступа к архивным документам.

    Вместе  с тем, было законодательно закреплено наличие архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с международными договорами РФ, законодательством РФ, волей собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

    Открытые  документы АФ РФ, а также справочно-поисковые средства к ним, доступны для пользования всем юридическим и физическим лицам, независимо от их гражданства.

    Предоставление  архивных справок, архивных выписок, архивных копий, подлинников архивных документов и ответов на запросы, а также  инициативное  информирование потенциальных  пользователей обеспечивается работниками  архивов в соответствии с законодательством  РФ.

    Ограничен доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, к документам АФРФ, находящиеся в  неудовлетворительном физическом состоянии, поэтому при наличии фонда пользования архив вместо подлинных архивных документов выдает их копии.

    Подлинники документов могут выдаваться с разрешения руководителя архива в исключительных случаях.

    Аудиовизуальные документы предоставляются пользователям только в виде копий, копирование архив осуществляет с разрешения правообладателя на основании договора с ним или по истечении 50 летнего срока действия авторского права или смежных прав.

    Архив в соответствии с законом «Об  архивном деле в Российской Федерации» ограничивает доступ пользователей к архивным документам независимо от форм собственности на них, если они содержат сведения, составляющие охраняемые законодательством РФ тайны:

    - государственную тайну (срок составляет 30 лет со времени их создания);

    - служебную тайну;

    - коммерческую тайну;

    - содержат сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности.

    Срок  ограничения доступа к этим документам составляет 75 со дня создания.

    Ограничивается  доступ и использование (в т.ч. и  копирование по запросам пользователей) документов, хранящимся на особых условиях доступа к ним,:

• переданных в архив собственником,
• поступивших в архив от негосударственных организаций и физических лиц на постоянное или временное хранение,
• (подлинники и копии) поступивших в на хранение из-за рубежа, а также в результате дарения или обмена,

в соответствии с условиями договора между архивом и собственником или владельцем документов,

• являющихся объектами авторского и патентного права - произведения, являющиеся результатом интеллектуальной деятельности, в том числе произведения науки, литературы и искусства,
• содержащих результаты интеллектуальной деятельности в научной, научно-технической и производственно-технической сферах и являющихся объектами авторского и патентного права

до истечения  срока  действия прав 50 лет для  физических и 75 лет для юридических  лиц и на основании договора с правообладателем, заказчиком, разработчиком или правопреемником.

    Архив предоставляет доступ пользователям (в т.ч. копирование) к рассекреченным документам в составе секретных дел после их оформления в установленном законодательством порядке, если в документах не содержатся сведения, относящиеся к охраняемым государством тайнам.

    Копии архивных документов могут быть сделаны с документов ликвидированных, в том числе в ходе банкротства, негосударственных организаций, а также документов, поступивших на государственное хранение по решению суда о признании документов бесхозными.

    Архив информирует пользователей об особых условиях доступа к вышеуказанным группам документов и о том, что пользователь или архив может обратиться к собственнику или владельцу, автору или правообладателю документов для получения разрешения на доступ к ним.

    В отдельных случаях архив может  провести копирование архивных документов, содержащих сведения, составляющие служебную, коммерческую и иную тайну для определенного круга лиц:

• собственника или владельца документа; учреждения - фондообразователя;
• сотрудников органов государственной власти; правоохранительных органов по делам, находящимся в их производстве в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей по мотивированному письменному запросу;
• гражданина - субъекта информации, если это не противоречит законодательству РФ  (законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности», «Об органах Федеральной службы безопасности в РФ»);
• наследников гражданина после его смерти на основании свидетельства о смерти и документов о праве на наследство;
• доверенного лица гражданина при наличии доверенности от гражданина, а после его смерти - доверенного лица его наследников при наличии свидетельства о смерти и документов о праве на наследство, доверенности от наследников.

    Заключение 

    Использование документов — сложная и ответственная  работа, которая требует от архивных работников высокого профессионализма.

  Архивные  документы используются в  политических, экономических, научных, социально-правовых и культурно-просветительских целях.

    Формами использования архивных документов по инициативе пользователя могут быть следующие виды запросов: тематические, персональные, в том числе биографические,  генеалогические, консульские и одни из важных, социально-правовые.

    Ответы  на запросы архив оформляются  в виде информационных документов: архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня документов, тематической подборки копий документов, тематического обзора документов.

    Составление информационных документов требует не только профессионализма, но и знания в совершенстве фондов и  научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики, поэтому в  государственных архивах использование документов считается разновидностью научной работы.

    В работе с потенциальным пользователями, при ответе на запросы и представлении  пользователям информационных  документов государственные и муниципальные  архивы должны руководствоваться положениями  федерального законодательства, касающимися  вопросов доступа к архивных документам и документной информации, содержащихся в этих документах.