Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Марта 2014 в 14:32, доклад
Формирование дел – группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.
Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.
Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.
Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.
На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.
За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства.
Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.
На делах постоянного хранения указывается: “хранить постоянно”.
Исполненные документы распределяются и раскладываются в дела в день исполнения или на следующий день.
В дела подшиваются документы, исполненные в течение одного календарного года, в которых проставлены все делопроизводственные пометки. Прежде необходимо проверить наличие реквизитов: подписи, даты, индекса, заверительной надписи, отметки об исполнении (В дело № ).
Документы постоянного хранения - уставы, приказы, положения, отчеты, протоколы собраний. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.
При большем количестве документов их формируют в самостоятельные дела по узким вопросам: “Переписка с фирмой “Омега” о поставке множительной техники”, “Переписка с облстатом”, “Переписка со строительной фирмой “Атлант” и т.д.
Документы подшивают в хронологическом, алфавитном или нумерационном порядке. Документы личных дел следует подшивать в алфавитном порядке. Накладные и квитанции - в нумерационном. В хронологическом порядке подшивают служебные письма, систематизируя их так, чтобы письмо-ответ было подшито за письмом-запросом. По хронологии подшивают распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления).
Дела по заявлениям и жалобам граждан формируют отдельно от общей переписки.
Приказы по общей деятельности подшивают в дела отдельно от приказов по личному составу.
Приложения к документам большого объема подшивают в отдельные тома, а небольшие - присоединяют к документам, к которым они относятся.
Документы оформляют в твердых папках-скоросшивателях или в более удобных папках-регистраторах, применяемых в последнее время.
Оформление дел проводится тщательно, чтобы в архив поступали дела, не требующие дополнительной обработки.
Хранить дела следует в запирающихся шкафах, разделенных на ячейки, в которых можно поставить 5-10 папок с документами.
Располагают папки вертикально, что обеспечивает быстрый поиск нужного дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа крепится копия НД. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать НД. При поиске документов сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, затем по номеру - папку с документами.
В последнее время получила распространение система подвесного хранения в специальных шкафах, сложная по устройству, но обеспечивает компактное хранение и быстрый поиск.
Горизонтальный способ хранения - менее удобен (папки лежат стопками).
При формировании дел следует руководствоваться следующими правилами:
1 - документы группируют в дела только за календарный год;
2 - исключение составляют переходящие дела, а также личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в учреждении;
3 - документы учебного заведения формируют за учебный год;
4 - нельзя помещать в дело
документы постоянного и
5 - включают в дело документы в одном экземпляре; черновики и размноженные копии в дело не подшивают.
При выдаче документа, подшитого в дело, на его место закладывается лист-заместитель, в котором указывается: кому, когда и на какой срок выдан документ.
При необходимости дело может быть выдано во временное пользование. На его место помещается карта-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, фамилии лица, которому оно выдано, даты возвращения, росписи в получении и приеме дела.
Выдача бухгалтерских дел производится по распоряжению главного бухгалтера.
Выдачу копий документов, вынос дел из учреждения или передача в другое структурное подразделение можно производить только с разрешения руководителя учреждения или начальника структурного подразделения.
Выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (по требованию судебно-следственных органов) изъятие производится с разрешения руководителя, а вместо документа оставляют заверенную копию и акт о причине изъятия.
Хранятся дела централизованно в канцелярии или в структурных подразделениях (у исполнителей – нежелательно). Дела должны храниться в шкафах.
Заключительным этапом работы с документами является подготовка дел к сдаче в архив для последующего хранения.
В структурных подразделениях дела хранятся еще год после их формирования для дальнейшей работы, а потом их сдают в архив.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив
Дела сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.
В 4-ой графе номенклатуры дел указываются сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности.
Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документа.
Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают: Типовыми Ведомственными
Типовые перечни составляются для определения сроков хранения документации, характерной для подавляющего большинства организаций Российской Федерации. Они бывают следующих видов:
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
На основе типовых перечней разрабатываются ведомственные перечни, в которые включается наиболее полный систематизированный состав документов, характерный для данной организации.
"Перечень типовых
Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.
Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.