Формы первичного учета для гостиниц

 
Выполнила студентка 
ТЗ – 502 
Алексеева Лидия

 

Формы первичного учета для гостиниц

Российской Федерации , на примере

 

Так как гостиничная  деятельность представляет собой  процесс оказания услуги, то при  работе с физическими лицами (гражданами) она может использовать бланки  строгой отчетности. Основная деятельность  гостиницы связана с оказанием  услуг по проживанию.

 

Для того чтобы правильно  организовать бухгалтерский и  налоговый учет в любой гостинице  необходимо, в первую очередь, представлять  себе весь операционный процесс  обслуживания гостей и какие  первичные документы при этом  должны быть оформлены на каждом  из этапов этого процесса. Поэтому  бухгалтеру следует особое внимание  уделить формам первичного учета, которые вместе с краткими  указаниями по их применению  и заполнению утверждены Приказом  Минфина Российской Федерации  от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении  форм документов строгой отчетности». Указанный документ содержит  формы документов строгой отчетности, которые применяются всеми гостиницами, независимо от их организационно-правовой  формы. Причем в тексте Приказа  обращено внимание на то, что  данные формы применяются без  каких либо изменений и дополнений.

 

 

                                               

Перечень форм документов  строгой отчетности

 

• 1-Г        Анкета
• 2-Г Журнал регистрации иностранных граждан
• 3-Г Счет
• 3-Гм Счет
• 4-Г Карта гостя
• 5-Г Кассовый отчет
• 7-Г Расчеты оплаты за бронирование и проживании по безналичному

                      расчету

• 8-Г Квитанция на возврат денег
• 9-Г Акт о порче имущества гостиницы
• 10-Г Заявка на бронировании мест
• 11-Г Автостоянка
• 12-Г Квитанция на предоставлении дополнительных платных услуг
• 13-Г Квитанция на прием вещей в камеру хранения

 

Рассмотрим их…

АНКЕТА (форма N 1-Г)

 

• Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п. 4 Инструкции о порядке регистрации граждан в гостиницах (ГУОПП МВД СССР, 1984 г.), заполняют анкету в одном экземпляре, остальные - в двух.

 

• После проверки личные документы возвращаются владельцам.

 

• Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй - на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.

 

• Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

 

•  АНКЕТА
•  
  ___Иванова______________ Комната N 203
• 2. Имя ______ Анастасия_______________ Индекс поселения 443112
• 3. Отчество __Ивановна____________ Прибыл 12.12.2013 20:05
• (дата, часы)
• Выбыл  15.12.2013 12:00
• (дата, часы)
• 4. Дата рождения "03 " _ноября_______ 1964 г.
• 5. Место рождения Область, край, республика
• _Дальневосточный округ______________
• район _Безымянный____________________
• город (селение) _Серебряный ключ____
• _______________________________________________________________
• 6. Паспорт серии __1208__________ N 513780________ выдан _ФГОУ Дальневосточного округа в г.Серебряный ключ     _____06_ноября 2009 г.
• (когда)
• _____ФГОУ Дальневосточного округа в г. Серебряный ключ_________
• (наименование органа внутренних дел, выдавшего документ)
• 7. Адрес постоянного места жительства _____г. Серебряный ключ, ул. Мира 98-35____________________
• 8. Цель приезда _______отдых_______________________________________
• (если в командировку, указать N удостоверения,
• кем выдано, когда)
• 9. Срок проживания до __15.12.2013 г.______________________________
• 10. Продление проживания _________________________________________
• 11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлен.

 
 
 

•                            Подпись _______________________________
• (лица, прибывшего в гостиницу)

 
 
 

• Оборотная сторона Ф. N 1-Г

 
 
 

• Поселен(а) "12__" _____ноября_________________________________2013 г.
• город (селение) __г.Самара, пос. Управленческий______________________
• гостиница ___Angel Hotel_____________________________________________
• На дополнительное место в номере согласен(на) ____________________
• (подпись лица,
• прибывшего в
• гостиницу)
• Согласен(на) на проживание в номере с оплатой
• всех мест ________________________________________________________
• (подпись лица, прибывшего в гостиницу)

 
 
 

• Подпись ответственного лица ______________________________________

Программа «Гостиница» «Самара»

Утверждена

приказом Министерства финансов

Российской Федерации

от 13 декабря 1993 г. № 121

Форма № 1-Г

Анкета

Фамилия  Алексеева                                                                            Комната № 2032

Имя Лидия                                                                                          Индекс поселения 443026

Отчество Геннадьевна                                                                          Прибыл 10.11.2013

                                                                                                           Выбыл  13.11.2013

4. Дата рождения 03.08.1965

5. Место рождения Дальневосточный округ, г. Серебряный ключ

6. Паспорт серии  1205 №  158207 выдан ФГОУ Дальневосточного округа, г. Серебряный ключ

7. Адрес постоянного места жительства Дальневосточный округ, г. Серебряный ключ, ул. Мира 98-105

8. Цель приезда _____отдых_________________________________________________________

                                   (если в командировку, указать № удостоверения, кем выдано, когда)

________________________________________________________________________________________________

9. Срок проживания до 13.11.2013

10. Продление проживания  _____________нет___________________________________________

11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлена

Подпись ____Алексеева

Лица, прибывшего в гостиницу

Поселен(а)  12.12.2013

Город (селение) Самара

Наименование гостиницы Самара

На дополнительное место в номере согласен (на) ____________________

Согласен (на) на проживание в номере с оплатой _______________

Всех мест ________________________

Подпись лица, прибывшего в гостиницу Иванова

Подпись ответственного лица _________Слинченко

  
 
 
 
 
 
 
 
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН (форма N 2-Г) 

 

    

 

     Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы.

СЧЕТ (формы N N 3-Г, 3-ГМ)

 

Заполняется при оформлении  оплаты за бронь, проживание, а  также за дополнительные платные  услуги, при отсутствии специальных  талонов.

Счет выписывается в  трех экземплярах: первый - выдается  проживающему, второй экземпляр  счета вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда  гостя в расчетной части гостиницы  в специальных кармашках, расставленных  по числам оплаты, в контрольной  картотеке.

При механизированном  способе ведения расчетов счет  заполняется в 2-х экземплярах. В  нем фиксируется оплата за  весь период проживания. Оба экземпляра  хранятся в контрольной картотеке  до выезда гостя.

Работник бухгалтерии  сверяет формы N N 3-Г, 3-Гм с формой N 1-Г.

Счета являются бланками  строгой отчетности.

 

КАРТА ГОСТЯ (форма N 4-Г)

 

Дает право поселившемуся  на получение ключа от номера  и внеочередное обслуживание  в предприятиях общественного  питания, бытового обслуживания  и связи, расположенные в гостинице.

На числовой сетке Карты  гостя отмечается период оплаты.

При выезде гостя этажный  персонал делает отметку с  указанием даты и часа освобождения  номера (места), наименования и количества  мест багажа. В вестибюле Карта  гостя сдается в администраторскую.

 

 

КАССОВЫЙ ОТЧЕТ (форма N 5-Г)

 

    Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица.

     Работник бухгалтерии сверяет форму N 5-Г с формами 3-Г, 3-Гм.

 

РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ  И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ  РАСЧЕТУ (форма N 7-Г)

 

 

 

 

Ведется дежурным администратором  или портье в 2-х

 экземплярах.

 Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.

 

 

          КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ (форма N 8-Г)

 

Заполняется при оформлении  возврата денег проживающему, досрочно  выезжающему из гостиницы.

Выписываются работником  гостиницы в одном экземпляре.

Сдается в бухгалтерию  вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г). При оформлении возврата  на первом и третьем экземплярах  счета (ф. N 3-Г) или на первом и  втором (ф. N 3-Гм) делается отметка  о произведенном возврате.

Работник бухгалтерии  сверяет идентичность подписи  гостя в ф. N 8-Г с подписью  в ф. N 1-Г, после чего анкета  возвращается в администраторскую.

 

      АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ (форма N 9-Г)

 

Акт составляется работниками  гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному  лицу, в подотчете которого находится  имущество гостиницы, третий выдается  на руки плательщику.

 

 

 

ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ 
(форма N 10-Г)

 

Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в  специальном журнале "П".

 

Заявка на бронирование мест  по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале "И“.

 

 

 

ОБОРУДОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ  КАРТОТЕКИ СЧЕТОВ 
 
 

Для хранения счетов  контрольная картотека укомплектовывается  кармашками, количество которых  должно соответствовать количеству  мест в гостинице с учетом  временно используемых дополнительных  мест. 
 
Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты.