Формы письменных деловых коммуникаций

Введение

 

 

Деловая коммуникация — является самым массовым видом общения людей в социуме (обществе).

Культура деловой коммуникации содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

Специфической особенностью деловой коммуникации является её регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями  общественными нормами поведения.

В зависимости от различных признаков деловая коммуникация делится на:

• С точки зрения формы речи:

• Устную;

• Письменную;

• С точки зрения однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим:
• Диалогическую;
• Монологическую;
• С точки зрения количества участников:
• Межличностную;
• Публичную;
• С точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата:
• Непосредственную;
• Опосредованную;

 

• С точки зрения положения коммуникантов в пространстве:
• Контактную;
• Дистантную;

Деловая коммуникация существует в двух формах: письменной и устной.

В реферате будет более  подробно рассмотрена письменная форма  деловой коммуникации.

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения — контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

Однако деловая коммуникация может трактоваться и в более узком смысле — как деятельность, предполагающая достижение определенных интересов, целей в профессиональной сфере бизнеса.

Деловая коммуникация всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами, наделяет ее характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм проявления деловой коммуникации. К ним относятся: деловая беседа, деловое совещание, деловое публичное выступление, или презентация. Наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой деловой коммуникации является деловая беседа.

Существенным фактором деловой коммуникации является расклад интересов и целей, преследуемых собеседниками, который часто приводит к конфликту и необходимости его разрешения. Ключом разрешения конфликта интересов становится убеждение, осуществляемое разными средствами на разных уровнях.

 

Формы письменных деловых  коммуникаций

 

Как уже было сказано выше, письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения — контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

В век электронных чудес, в котором мы живем, выражения  «деловое письмо», «служебная записка», «должностная инструкция», на первый взгляд, могут показаться несколько устаревшими. Широкое внедрение мобильной  телефонной и факсимильной связи, доступность  электронной почты действительно  снизили потребности в письменных документах. Тем не менее, имея в  своем распоряжении эти альтернативы, мы продолжаем посылать сотни миллионов  писем в год, фиксировать на бумаге свои договоренности с партнерами, вести внутрифирменное делопроизводство и т.д. Значит, все-таки письменные коммуникации сегодня также важны как двадцать, тридцать и даже сорок лет назад. Они хранят записи сообщений, формулируют  условия деловых взаимоотношений, организуют, информируют, служат напоминанием и побуждают к конкретным действиям.

Более того, грамотно составленные письменные сообщения создают наиболее благоприятные впечатления о  тех компаниях и организациях, которые их рассылают. Такое благоприятное  впечатление может в дальнейшем послужить прекрасным залогом коммерческого  успеха Вашего бизнеса.

Когда же рекомендуется прибегать к письменным коммуникациям?

К письменным коммуникациям  обычно прибегают при необходимости:

• Сохранить запись сообщения;
• Обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства;
• Прояснить сложный вопрос;
• Передать важную или официальную информацию.
• Отправить одно и то же сообщение нескольким людям.

 

Какие функции выполняют  письменные сообщения?

Прежде всего, это документальное фиксирование информации. Таким образом, письменный документ, прежде всего, выступает  как инструмент деловых взаимоотношений. Но он выполняет и другие функции - отбора и представления информации, передачи информации на расстояние, накопления и хранения информации, доказательства (при необходимости может служить свидетельством в судопроизводстве), учета (с реквизитами, позволяющими идентифицировать информацию), планирования (при ведении сложных и трудоемких дел).

Рассмотрим  преимущества письменных сообщений по сравнению с другими видами бизнес – коммуникаций и их недостатки.

Преимущества письменных сообщений достаточно очевидны и  тесно связаны с их традиционным назначением:

• С их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;
• Одно и то же сообщение можно отправить одновременно многим людям
• Позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять ваши мысли;
• Играют ведущую роль в передаче важной и официальной информации
• Могут служить средством передачи конфиденциальной информации;
• Позволяют четко сформулировать и согласовать определенные договорные условия;
• Служат прекрасным средством для поддержания деловых и личных взаимоотношений;
• Обеспечивают постоянный «информационный след» сообщения, так как могут храниться получателем и просматриваться им на досуге.

По сравнению с современными коммуникационными каналами, письменные сообщения обладают и рядом недостатков, таких как:

• Однонаправленность.

В отличие, например, от телефонного  разговора получатели письменных сообщений  не могут в срочном порядке  потребовать пояснения или дополнительной информации. Поэтому ваше письменное сообщение должно быть ясным и исчерпывающим. Старайтесь предвосхитить вероятные вопросы и пояснить все то, что получатели вряд ли поймут иначе.

 

• Затраты времени и средств на подготовку сообщения.

 

Чтобы подготовить хорошее письменное сообщение вам потребуется время не только на то, чтобы сформулировать свои мысли, но и на то, чтобы грамотно их оформить в соответствии с общепринятыми правилами. Кроме того, практически каждый вид письменных сообщений потребует определенных затрат на бумагу, дизайн, типографские работы или ксерокопирование, услуги почтовой рассылки и т.д.

 

• Задержка по времени между отправкой и получением.

 

Письма явно не годятся  для неотложных сообщений, поскольку  на их доставку уходит определенное время. Как отправитель, вы не всегда знаете, прочитал ли адресат ваше письмо. Когда важен быстрый ответ, лучше рассматривать комбинацию телефон плюс факс или электронная почта.

 

• «Что написано пером, не вырубишь топором».

 

Оборотной стороной известной пословицы является то, что вам будет невозможно вернуть попавшие в письмо неточности, поспешные или непродуманные обещания, обидные замечания или сиюминутные эмоции. А если речь идет о плохо проработанном коммерческом контракте, несоблюдение его условий может повлечь за собой самые печальные последствия для вас и Вашего бизнеса!

 

Заключение

 

Переписка –  важнейший элемент делового общения. Практически любое управленческое решение, любая коммерческая сделка – и на стадии разработки, и заключения, и исполнения – сопровождается перепиской. Умение вести общение в письменной форме является одним из главных  качеств, необходимых для достижения успеха в бизнесе. Однако для многих из нас деловая переписка не слишком  приятная обязанность. Кому-то кажется, что на письма всегда не хватает  времени или они получаются не очень складными. Кто-то считает, что  это скучное занятие, и старается  его избегать.

В реферате была рассмотрена  письменная форма деловой коммуникации и перечислены ее основные достоинства  и недостатки.  Так же были выявлены основные функции письменной формы коммуникации и даны рекомендации, в каких случаях целесообразно применять данный вид коммуникации.

Итак, подведем итог.

• Специфической особенностью деловой коммуникации является её регламентированность т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.
• Деловая коммуникация всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него.
• Основная функция письменной деловой коммуникации это документальное фиксирование информации.

 

 

 

 

Литература

 

1.  Психология и этика делового общения: Учебник под ред. Лавриенко В.Н., ЮНИТИ, 1997.

2.  Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. – М: Аудит, ЮНИТИ, 1944.

3.  Этика деловых отношений: Учебное пособие, Ботавина Р.Н., Финансы и статистика, 2001.

4.  Этика деловых отношений: Учебник, Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г., ИНФРА – М, 2006.

5.  Ягер Д. Деловой этикет. – М: Джон Уайли Энд Сан, 1994.