Формы регистрации документов, их виды и назначения

Исполненный документ подшивается  в дело в соответствии с номенклатурой  дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа  выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в  структурном подразделении.

Регистрация исходящих и  внутренних документов. Регистрационная  форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:⁸

• название подразделения, подготовившего документ;
• исходящий номер (переносится на отправляемый документ;
• дата документа (подписания, утверждения, отправки);
• адресат: название организации, которой посылается документ;
• исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается  ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее  текущей даты).

Если документ является ответом  на входящий документ или с ним  связаны другие документы, как уже  сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь  с регистрационными карточками связанных  документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое  подшита копия отправленного  документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью  соответствуют заполняемым при  регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие  поля регистрационной карточки:⁹

• порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
• вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы « лс » - личный состав, к номеру распоряжения - буквы « рп » - распоряжение;
• дата документа;
• количество листов документа;
• количество листов приложений;
• краткое содержание документа;
• подразделение, ответственное за исполнение документа;
• исполнитель (фамилия, инициалы);
• срок исполнения («Контрольная дата»);
• отметка об исполнении;
• ход исполнения;
• связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
• в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих  данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный  контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически  составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и  описи дел постоянного хранения.

 

 

 

 

 

 

Заключение

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

Неважно на каком уровне ведется делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным  обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Одна из главных целей  регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Отдельно ведется картотека на обращения  граждан (предложения, заявления, жалобы). Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.

Возможности информационно-справочного  обслуживания значительно расширены  с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки  по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

При выдаче информации по конкретному  документу на экран выводится  и при необходимости распечатывается  регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются  в табличной форме.

Существенно расширяют возможности  поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма  работы с электронными копиями документов в последнее время получает все  большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется  файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной  почте, факсу либо введенный путем  сканирования и последующего распознавания  бумажного документа, исходящий  или внутренний - подготовленный с  помощью текстового редактора, электронной  таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы  позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в  карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в  тексте которых имеются те или  иные слова или словосочетания.

Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить  время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений  и текст создаваемых документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие//Ростов н/Д: Феникс, 2007.
2. Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы. – М.:»Проспект», 2003.
3. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: Учебн. Пособие 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
4. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.
5. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 – 2003. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
6. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.

¹ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2002, п. 65

² Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 – 2003. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.

³ Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.

⁴ Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. - 2004 - № 4(2), с. 58-65

⁵ Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.

⁶ Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.

⁷ Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.

⁸ Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.

⁹Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.