Функції керівника діловодної служби та особливості підготовки довідково-інформаційної документації та їх оформлення

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інфор-мує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропо-нує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого ти-пу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи - різновид інформаційних листів, які містять  детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адре-сатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення - листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у певних заходах, детально знайомлячи його із захо-дами, програмою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Супровідні листи - листи, в яких інформують адресата про на-правлення  йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення - листи, в яких повідомляється про щось або  підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження - листи, в яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених договорів, домовленостей тощо.

Листи-нагадування - листи, в яких нагадується про набли-ження чи закінчення терміну виконання якихось завдань, прове-дення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи - листи, в яких гарантується виконання чо-гось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення прове-дення дослідів, надання робочого місця, тощо. В гарантійних лис-тах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються бан-ківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписують керівник підприємства та головний бухгалтер.

Ініціативні листи - листи, які спонукають адресата дати від-повідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді - листи, в яких дається відповідь на ініціатив-ні листи.

У діловому листуванні існує  низка загальноприйнятих правил:

*  службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші папе-

ру лише з лицьової сторони;

*  у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято. Якщо лист більше однієї сторінки, то в низу аркуша треба за-значити «далі буде»;

*  кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими циф-рами;

*  службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, пере-даються факсом;

*  вихідна інформація офіційного характеру не повинна місти-ти будь-які позначки, ініціали машиністки, номери телефонів тощо. Такі позначки робляться лише на примірнику, що за-лишається у адресанта;

*  у тексті не допускаються виправлення та підчистки;

*  конверти мають бути відповідних розмірів;

*  лист згортається текстом всередину. Найважливіші ділові

листи бажано не згортати, а надсилати у великих цупких

конвертах. Менш офіційні листи можна згортати;

*  на телеграфний запит треба дати відповідь протягом трьох днів,

на лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду

то протягом трьох  днів слід повідомити, що лист прийнято до

відома, і дати остаточну  відповідь протягом 30 днів.

Службові телеграми. Телеграми  надсилаються у найтерміно-віших  випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити сво-єчасного доставлення  інформації адресатові.

При укладанні телеграм додержуються вимог, що ставляться до службових листів. Характерна риса телеграм - особлива стислість. Вони мають бути викладені якнайясніше. 3 телеграми вилучають спо-лучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли без них може стати незрозумілим (викривленим) зміст.

Розділові знаки пишуть скорочено, малими літерами: «крпк», «км», «лпк». Знаки «№» (номер), «-» (мінус), «+» (плюс) пишуть словами.

У телеграмах не повинно  бути жодного зайвого слова. Числа  у тексті пишуть літерами. Заперечення  «не» не вилучають.

Службові телеграми  пишуть у двох примірниках. Перший при-мірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшива-ють до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові осо-би, які перебувають у відряджені, під рискою відправник зазнача-ють, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером ви-дано йому посвідчення про відрядження, а також серію і номер па-спорта, місце й дату його видачі.

Текст телеграми пишуть на друкарських машинках великими літерами через два інтервали між рядками. Якщо текст телеграми виконано від руки, то треба писати його великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами.

Телеграми пишуть лише з  лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограми - це термінові  повідомлення, що передають адресатам  по телефону. Вони використовуються для  документаль-ного оформлення усних  переговорів і є одним з  видів ділової коре-спонденції.

Реквізити телефонограм:

1. Назва документа - заголовок;

2. Номер і дата телефонограми. (Слово «Телефонограма», її но-мер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата теле-фонограми - дата її передачі.);

З.Назва організації  і службової особи - відправника  телефоно-

грами (від кого); 4. Назва організації і службової особи - одержувача телефоног-

рами (кому); 5.Текст телефонограми. (Текст телефонограми має бути таким

самим стислим, як і текст  телеграми. Треба уникати слів, що

важко вимовляються, і  складних зворотів. Слова пишуть по-

вністю без скорочень. У тексті телефонограми має бути не

більше 50 слів.); 6. Підпис службової особи - керівника організації  або його заступника (в окремих випадках - керівників відділів);

7. У графах «Передано»  і «Прийнято» зазначають посаду, ініці-али, прізвище того, хто передає або хто приймає документ, і номери їх телефонів. На багатьох підприємствах використовуються спеціальні блан-ки, на яких записують телефонограми:

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою спе-ціального  апарата (телефакса) телефонними каналами зв'язку. Факс є ксерокопією переданого документа. Телефаксом можуть переда-ватись будь-які документи і додатки до них, таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Факс оформляють так, як і слу-жбовий лист.

Протокол -один з найпоширеніших видів документів колегіа-льних органів. У протоколі фіксуються місце, час і мета проведення зборів (конференції, засідання, наради тощо), склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів і прийняті з з обговорених питань ухвали.

Протокол може бути укладений офіційною, компетентною осо-бою, яка посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, ав-тоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких - об'єктивний опис якоїсь події.

За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи  можна поділити на три групи:

1. стислі, у тексті  яких записано лише ухвали;

2. повні, у тексті  яких, крім ухвал, стисло записують  виступи доповідачів та інших  учасників зборів, нарад, засідань;

3. стенографічні, де  всі виступи записують дослівно.

При укладанні протоколів рекомендовано використовувати такі реквізити:

-  назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть по-середині рядка;

-  порядковий номер протоколу (пишеться після слова «Про-токол»);

-  назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

-  назву підприємства, організації де відбулися збори, конфе-ренція, засідання нарада;

-  дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

-  кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить зазначити кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

-  посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

-  порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах, конференції, засіданні або нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку;

-  текст (доповіді, виступи учасників, ухвали тощо);

-  перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто-рінок;

-  підписи керівників зборів, конференцій, засідання або нара-ди (голови і секретаря).

Текст протоколу складають  на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час повинен міс-тити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання. Поняття «протокольна точність» породжене суттю документа і сти-лем викладу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використанної  літератури

1.  
   Балабанова Л.В. Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник. –– К.: ВД “Професіонал”, 2004. –– 304 с.
2.  
   Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шкапова О.М. Організація праці менеджера: Навч. посіб.для студ. екон. вузів. –– К.: Кондор –– 2003. –– 414 с.
3.  
   Гупалов В.К. Управление рабочим временем. –– 2-е изд., перераб. и доп. –– М.: Финансы и статистика, 1998. –– 240 с.
4.  
   Довгань Л.Є. Праця керівника, або Практичний менеджмент: Навч. посіб. –– К.: Екс об, 2002. –– 384 с.
5.  
   Крушельницька Я.В. Фізіологія і психологія праці. Підручник.: –– К.: КНЕУ, 2003. – 267 с.
6.  
   Матвеева В. Кадровая документация. –– 3-е изд.перераб. и доп. –– Харків: Фактор, 2002. –– 332 с.
7.  
   Твердохліб М.Г., Шарапов О.Д. Організація інформування керівників: Навч. посібник. –– К.: КНЕУ, 1997. –– 180 с.