Функции документа

Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

3.     Функции документа.

Документ - это  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Функции документа  делятся на общие и специальные. Рассмотрим общие:

-  информационная  функция  определяется потребностью в  фиксировании информации с целью  сохранения и передачи и свойственна   всем без исключения документам, т.к. сама причина появления  любого документа  это необходимость сохранить информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информационная емкость документа характеризуется такими показателями как полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ;

- социальная функция   присуща многим документам, т.к.  они создаются для удовлетворения  различных потребностей как общества  в целом, так и отдельных  его членов. Документ также сам  влияет на социальные отношения  в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать  развитие социальных процессов, но и тормозить;

- коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации  во времени и пространстве, информационной связи между членами общества, т.к. без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться;

- культурная функция это  способность документа сохранять  и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые  в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

К  специальным функциям относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.), а также  документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Функция исторического источника появляется в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему. Функция учета дает количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой и отчетной документации.