ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
«СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СЛУЖБЫ»
ИНСТИТУТ ПЕРЕПОДГОТОВКИ
СПЕЦИАЛИСТОВ
Государственного
и муниципального управления
(кафедра)
Документоведение
и делопроизводство
(дисциплина)
Письменное контрольное
задание
для студентов и слушателей дистанционного
обучения
Студент |
______________________________________ |
Группа |
______________________________________ |
Дата |
______________________________________ |
Подпись |
______________________________________ |
| |
|
Преподаватель |
______________________________________ |
Дата |
______________________________________ |
Оценка |
______________________________________ |
Подпись |
______________________________________ |
Новосибирск
2012
Оглавление
Функции документа
Рисунок 1 Функции документов.
Для понимания эволюции документа
важно изучать вопрос о его функциях. Функция
документа есть его целевое назначение,
присущее ему независимо от того осознана
эта функция автором или нет. Любой документ
обладает определенными функциями, выяснение
которых важно для определения цели создания
документа, для его классификации и изучения
роли в данной социальной структуре и
экономической системе. Автор документа,
фиксируя информацию, не всегда программирует
какую-либо функцию. Документ полифункционален
(многофункционален), т.е. содержит в себе
различные функции, которые с течением
времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные.
Общие - это информационная, социальная,
коммуникативная, культурная; специальные
- управленческая, правовая, функция исторического
источника, функция учета. (Рис.1)
Информационная функция определяется
потребностью в запечатлении информации
с целью сохранения и передачи и присуща
всем без исключения документам. Причина
появления любого документа - необходимость
фиксировать информацию о фактах, событиях,
явлениях, практической и мыслительной
деятельности.
Информацию, содержащуюся в
документах можно подразделить на:
ретроспективную (относящуюся
к прошлому);
оперативную (текущую);
перспективную (относящуюся
к будущему)
Существуют и другие классификации
информации. Например, разделение на первичную
и вторичную; по жанрам; видам; носителям
и проч.
Каждый документ имеет информационную
емкость (или информационный потенциал),
т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется
такими показателями: полнота, объективность,
достоверность, оптимальность, актуальность
информации, ее полезность и новизна. Чем
выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща
многим документам, т. к. создаются они
для удовлетворения различных потребностей
как общества в целом, так и отдельных
его членов. Документ также сам может влиять
на социальные отношения них в зависимости
от назначения, роли в данном обществе,
причем может не только стимулировать
их развитие социальных процессов, но
и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет
задачу передачи информации во времени
и пространстве, информационной связи
между членами общества. Без обмена сведениями,
мнениями, идеями социальные связи не
могут поддерживаться. Можно выделить
две категории документов, в которых ярко
выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные
в одном направлении (законы, указы,
распоряжения, приказы, инструкции, жалобы,
докладные записки и др.);
2) документы двустороннего
действия (деловая и личная переписка,
договорные документы и т.д.).
Культурная функция - способность
документа сохранять и передавать культурные
традиции, эстетические нормы, ритуалы,
принятые в обществе (кинофильм, фотография,
научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется
официальными документами, которые специально
созданы для целей и в процессе управления
(законы, положения, уставы, протоколы,
решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы
играют большую роль в информационном
обеспечении управления, они многообразны,
отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам,
в которых закрепляются изменения правовых
норм и правонарушений. Можно выделить
две категории документов, наделенных
правовой функцией: изначально обладающие
ею и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все
документы, устанавливающие, закрепляющие,
изменяющие правовые нормы и правоотношения
или прекращающие их действие, а также
другие документы, влекущие за собой юридические
последствия. Сюда относятся все правовые
акты органов государственной власти
(законы, указы, постановления и др.), судебные,
прокурорские, нотариальные и арбитражные
акты, все договорные, удостоверительные
документы (паспорта, пропуска, удостоверения
и т.д.) и оправдательно-финансовые документы
(накладные, приходные ордера, счетно-платежные
требования и т.п.)
Ко второй категории относятся
документы, которые на время приобретают
эту функцию, являясь доказательством
каких-либо фактов в суде, органах следствия
и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В
принципе любой документ может быть доказательством
и тем самым временно будет наделен правовой
функцией.
Функция исторического источника
изучается исторической наукой. Существует
две точки зрения: первая - документ становится
историческим источником с момента передачи
его на архивное хранение; вторая - документ
наделяется этой функцией с момента его
возникновения, но осознается эта функция
человеком лишь когда документ поступает
в архив. Таким образом, эта функция начинает
доминировать в документе, если он выступает
как источник информации для историка,
исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную,
а количественную характеристику информации,
связанной с хозяйственными, демографическими
и иными социальными процессами с целью
их анализа и контроля. Основные виды учета
- статистический, бухгалтерский, оперативный
отражаются в статистических и финансово-экономических
документах, плановой, отчетной, документации.
[3]
Оформление отметки
о наличии приложений
При оформлении приложений
к документам используется реквизит «Отметка
о наличии приложения». Требования, предъявляемые
к оформлению этого реквизита, установлены
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения,
названного в тексте письма, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение,
не названное в тексте, то указывают его
наименование, число листов и число экземпляров;
при наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении
регионального кредитования на 5
л. в 1 экз.
2. Правила подготовки
и оформления документов Управления
регионального кредитования на 7
л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы,
то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают
другой документ, также имеющий приложение,
отметку о наличии приложения оформляют
следующим образом:
Приложение:
письмо Росархива от 05.06.2003 №
02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют
не во все указанные в документе адреса,
то отметку о его наличии оформляют следующим
образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только
в первый адрес.
В приложении к распорядительному
документу (постановления, приказы, распоряжения,
правила, инструкции, положения, решения)
на первом его листе в правом верхнем углу
пишут «Приложение №» с указанием наименования
распорядительного документа, его даты
и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ
№» печатать прописными буквами, а также
центрировать это выражение, наименование
документа, его дату и регистрационный
номер относительно самой длинной строки,
например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251 |
Основные разделы положения
о структурном подразделении
Положение
о структурном подразделении – это локальный
нормативный акт, в котором определяются:
порядок создания (образования) подразделения;
правовое положение подразделения в структуре
организации; структура подразделения;
задачи, функции, права, обязанности и
ответственность подразделения; порядок
взаимодействия подразделения с иными
структурными единицами предприятия.
Положение о структурном
подразделении входит в состав унифицированной
системы организационно-распорядительной
документации, имеет код по ОКУД 0211111, изготавливается
на формате А4 в одном подлинном экземпляре,
который хранится в дирекции или канцелярии,
по одной копии направляется в соответствующее
структурное подразделение, в отдел кадров,
в подразделение, разработавшее Положение.
Положения о всех структурных подразделениях
хранятся на предприятии постоянно.
Обязательными
реквизитами данного документа являются
регистрационный номер и гриф утверждения.
Разработчиком
Положения о структурном подразделении
является инженер по организации управления
производством (если на предприятии есть
отдел организации и оплаты труда), служба
персонала или кадровая служба. К совместной
работе рекомендуется привлекать юридический
или правовой отдел. Обычно Положения
о структурных подразделениях утверждаются
руководителем организации (непосредственно
либо специальным распорядительным актом).
Учредительными
документами или локальными нормативными
актами организации право утверждать
Положения о структурных подразделениях
может быть предоставлено иным должностным
лицам (например, заместителю руководителя
организации по персоналу). В некоторых
организациях Положения о структурных
подразделениях утверждаются органом,
уполномоченным учредителями (участниками)
юридического лица.
Проект
Положения о структурном подразделении
подлежит обязательному согласованию:
- с вышестоящим
руководителем (если подразделение
входит в состав более крупного
подразделения);
- заместителем
руководителя организации, курирующим
деятельность подразделения в
соответствии с распределением
обязанностей между руководящими
работниками;
- руководителем
службы персонала или иного
подразделения, осуществляющего управление
персоналом;
- начальником
юридического или правового подразделения
либо с юристом организации.
Проект
Положения о структурном подразделении
может быть согласован с руководителями
тех структурных единиц, с которыми взаимодействует
подразделение, для того чтобы не было
неточностей в формулировках взаимоотношений
подразделения с другими структурными
подразделениями, дублирования функций
в Положениях о разных структурных подразделениях.
Перечень
структурных подразделений, с которыми
данный проект согласовывается, определяется
организацией самостоятельно.
Датой создания
документа считается дата утверждения
Положения о структурном подразделении.
Иногда
каждое структурное подразделение самостоятельно
разрабатывает для себя данное Положение,
что крайне нежелательно, так как Положения
по всем структурным подразделениям должны
вырабатываться с учетом единых для предприятия
правил и требований.
Общее
руководство работой по составлению данных
документов осуществляется заместителем
руководителя предприятия (по персоналу,
по административным и иным вопросам).
Законодательством
не определены требования к Положениям
о структурных подразделениях и правила
их разработки, поэтому каждое предприятие
самостоятельно решает, какие вопросы
организации деятельности конкретного
подразделения должны быть урегулированы
в этих локальных нормативных актах.
Положение
о структурном подразделении может включать
следующие разделы.
1. Общие положения.
2. Структура
и штатная численность подразделения.
3. Цели и задачи.
4. Функции.
5. Права и
полномочия.
6. Руководство.
7. Взаимодействие
(служебные связи).
8. Ответственность.
9. Организация
работы.
4. Перечислите
реквизиты распоряжения
Таблица 1
Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
№ п/п |
Наименование реквизита |
Момент оформления реквизита |
Издание документа |
1.1 |
наименование организации |
оформлять не надо, присутствует
на бланке |
1.2 |
наименование вида документа |
оформлять не надо, присутствует
на бланке |
1.3 |
место составления или издания
документа |
оформлять не надо, присутствует
на бланке |
1.4 |
дата документа |
оформляется после подписания
в момент регистрации документа |
1.5 |
регистрационный номер документа |
оформляется после подписания
в момент регистрации документа |
1.6 |
заголовок к тексту |
оформляется при подготовке
проекта документа |
1.7 |
текст документа |
оформляется при подготовке
проекта документа |
1.8 |
визы согласования документа
(также может быть при необходимости гриф
согласования документа) |
полностью оформляются во время
согласования проекта документа |
1.9 |
подпись полностью |
оформляется во время подписания
документа |
1.10 |
в зависимости от учредительных
документов может присутствовать Государственный
герб Российской Федерации (или герб субъекта
Российской Федерации, или эмблема организации,
или товарный знак)6 |
оформлять не надо, присутствует
на бланке |
Постановка на контроль и исполнение |
2.1 |
отметка о контроле |
оформляется при постановке
документа на контроль |
Снятие с контроля и направление
документа в дело |
3.1 |
отметка об исполнении документа
и направлении его в дело |
оформляется при снятии с контроля
и направлении документа в дело |