Функции и структура документационной службы

Министерство сельского  хозяйства Российской Федерации

 

ФГБОУ ВПО МичГАУ

 

Кафедра менеджмента и  агробизнеса

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

 

На тему: «Функции и структура документационной службы»

 

 

 

 

 

 

 

                                  

 

 

 

 

 

                                     Подготовила:

                                                              Студентка ЭОБ 22 Э группы

                           II курса

                                                              Экономического факультета

                                          Брыксина. А. С.

                                Проверил:

                                   

 

Мичуринск-Наукоград

1. Понятие и назначение службы ДОУ

 

Делопроизводство – отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и  оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету  документов, формированию дел из исполненных  документов, хранению и использованию  текущих дел, подготовке их к сдаче  в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как  «документационное обеспечение  управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение  управления выполняет специальная  служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может  быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет  секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации  – важнейшая обслуживающая функция  управления, от рациональной организации  которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность  работы организации в целом.

Выбор организационной форма  службы ДОУ зависит от решения  руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы  работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

2. Основные задачи  и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ  решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

совершенствование форм и  методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед  службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения  документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации  работы с документами в учреждении  решаются выполнением следующих  функций:

Установление единого  порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка  входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями  граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования  форм и методов работы с  документами включают в себя  выполнение следующих функций:

разработку и переработку  нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство  и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома  форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение  новых форм и методов работы с  документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

 

 

 

 

3. Нормативная  регламентация службы ДОУ

Для успешной работы и благоприятных  перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой  службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации –  правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую  постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы  документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные  документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ  – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности  и организацию работы данного  подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением  установленного порядка и соответствующее  действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как  и положение о структурном  подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими  органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ  разрабатывает и подписывает  и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция –  это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных  операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих, который содержит  регламентированный перечень требований  к квалификации специалистов  различных категорий.

2. Унифицированная система  ОРД (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные  документы, в которых закреплены  формуляр и структура текста  должностной инструкции.

3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном  подразделении организации. Положение  и должностные инструкции –  это взаимосвязанные и взаимозаменяемые  документы, т. к. обязанности  каждого работника устанавливаются  исходя из всего комплекса  функций, выполняемых службой  ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение  работника, то необходимо их составление  для каждой должности, предусмотренной  штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается  руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме  того, работник обязан ознакомиться с  должностной инструкцией под  расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной  инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для  эффективной работы службы ДОУ и  всех подразделений организации, для  четкого понимания и представления  всех этапов работы с документами  в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления  инструкции по делопроизводству организации  служат:

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в  их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная  руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем  организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные  подразделения для использования  в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных  форм документов, необходимых и достаточных  для реализации документационного  обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет  установить единую классификацию документов организации в соответствии с  управленческими функциями и  задачами. Это, в свою очередь, позволяет  исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется  возможность учесть количество видов  и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего  использования систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем  организации Табель становится средством  нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь  Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в  порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается  и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается  в виде подлинника, на бумаге, а также  в электронном виде.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Пришли выводу, что эффективность  деятельности службы ДОУ зависит  от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий  труда.

В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ  будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО  «Управление персоналом», 2005

2. Андреева В.И. Практика  делопроизводства: организация и  ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. - 272с.

3. Березина Н.М. Современное  делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007. -224 с.

4. Бобылева М.П. Эффективный  документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.

5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. –  М.: Бератор, 2003