Государственная система документационного обеспечения управления

 

Правила оформления обязательных реквизитов документа.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников.

Документ должен, как правило, оформляться на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Обязательными реквизитами документов всех систем являются: наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Название документа  должно соответствовать компетенции  организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации.

Заголовок - краткое  изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким  и емким, точно передавать смысл  текста

Заголовок должен грамматически согласовываться  с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание. Например: приказ о приеме на работу т. Сидорова А.Е.

Название документа  может не указываться на письмах.

Заголовки к  текстам машинограмм следует  формулировать по тем же правилам.

Название и  код унифицированной формы документа должны быть, как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении и соответствовать наименованию и коду, содержащимся в классификаторах управленческой документации - общесоюзном, республиканском, отраслевом.

Замечания и  дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и др.): проекты приказов, решений, постановлений и т.п. визируются на 1 экземпляре.

В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности  лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и  сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Если должностное  лицо, подпись которого заготовлена  на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее  его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается  фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылка на его дату и номер; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

 

3. Организация  работы с документами

Организация работы с документами (управление документацией) - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Движение документов с момента их получения или  создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

 

 

 

4. Унификация и стандартизация  управленческих документов.

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов – форма  юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ).
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

 Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство  унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

 

Основные выводы, полученные в результате написания данного реферата:

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются  и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Документационное  обеспечение управления в организации  осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с документами  руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов

Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование  осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация  документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ).
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

Унификация  документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

Использованная литература.

 

1. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 2004.
2. Основные правила работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами. – М.: Главархив, 2003.
3. Почтовые правила. – М.: Министерство связи, 2003.
4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: РДЛ, 2004.