Характеристика документов по персоналу. Распоряжение

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.

Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ТК РФ и другими  нормативными актами.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников организаций, независимо от их формы собственности, проработавших  в организации свыше пяти дней, (в том числе на сезонных и временных работников, работающих по договору, нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию).

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся.

Граждане, поступающие  на работу, обязаны предъявить администрации  трудовую книжку, оформленную в установленном  порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица и печатью организации.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении в трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике:  фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на  другую должность, увольнение  с работы;

3) сведения о награждениях  и поощрениях, присвоениях почетных и специальных званий, предусмотренных действующим законодательством;

4) сведения об открытиях,  изобретениях и рационализаторских  предложениях, подтвержденных соответствующими  документами и о выплаченных  в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по другим основаниям) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причин увольнения.

Работник имеет право  периодически контролировать правильность ведения его трудовой книжки.

Руководство организации  не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в  отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации.

По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком.

Общие положения  по ведению трудовых книжек. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка остается у работника после увольнения из организации и свидетельствует в дальнейшем перед органами по пенсионному обеспечению обо всем, что происходило с человеком за время его работы в организации.

Основные положения  о целях и порядке ведения  трудовых книжек приведены в ст. 66 ТК РФ. Кроме того, при ведении трудовых книжек руководствуются следующими нормативными правовыми актами:

Правила ведения и  хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, в ред. от 6 февраля 2004 г.; далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);

Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н);

Правила подсчета и подтверждения  страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555, в ред. от 8 августа 2003 г. );

Порядок установления стажа  работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утвержден постановлением Минтруда России от 24 июня 1994 г. № 50);

Порядок подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 9 декабря 2004 г. № 312).

Трудовые книжки в организации заказывает служба (или работники), которая обеспечивает ее бланками. Следует учитывать, что согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и бланков вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации.

Ответственность за организацию  работы по ведению, хранению, учету  и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (Пример 2. 8).

За нарушение требований, установленных Правилами ведения  и хранения трудовых книжек, должностные лица несут ответственность, предусмотренную ст. 5. 27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Извлечение  из Кодекса Российской Федерации  об административных правонарушениях

Статья 5. 27. Нарушение  законодательства о труде и об охране труда

1.  Нарушение законодательства  о труде и об охране труда  - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пятисот до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2.  Нарушение законодательства  о труде и об охране труда  должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.

В случае если работник заключает  не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т. п. ), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.

2. Основные требования  по ведению трудовых книжек. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, для ведения трудовых книжек наряду с государственным языком Российской Федерации может использоваться и государственный язык этой республики (п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или  фиолетового цвета (п. 1. 1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр. » вместо «приказ», «расп. » вместо «распоряжение», «пер. » вместо «переведен» и т. п. (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1. 1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, при этом они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

 

 

2. Распоряжение

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Распоряжения, затрагивающие  интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных  изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.

Распоряжения — распорядительный документ, издаваемый руководителем  или его заместителями единоначалию для решения оперативных вопросов, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и  распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов

Распоряжения оформляются  на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Однако распространена практика издания распоряжений, которые  не содержат констатирующей части. В  таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Регистрация распоряжений ведется  отдельно от других видов документов. Регистрационные индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Подлинные экземпляры распоряжений формируются делопроизводственной службой в отдельное дело.

 

 

 

 

 

Заключение

 В ходе выполнения контрольной работы были выполнены следующие задачи:

1. Показаны особенности современной системы кадровой документации и порядка работы с документами по персоналу;

2. Отображена современная законодательная и нормативная документация, регламентирующая документирование работы с персоналом;

3. Рассмотрены виды документов службы персонала и требования к их оформлению;

4. Изучены требования к организации работы с документами по персоналу;

5. Показаны правила  составления и оформления документов по управлению персоналом.

 

Список литературы и  источников информации

1. Трудовой  кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.),
2. Кодекс российской федерации об административных правонарушениях" (КоАП РФ). от 30.12.2001 N 195-ФЗ. (принят ГД ФС РФ 20.12.2001).
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, в ред. от 6 февраля 2004 г.; далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
4. Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изм. от 30 мая 2005 г.)
5. Постановление Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135 «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)».
6. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
7. Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
8. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н);
9. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555, в ред. от 8 августа 2003 г. );
10. Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утвержден постановлением Минтруда России от 24 июня 1994 г. № 50);
11. Порядок подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 9 декабря 2004 г. № 312).
12. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. : Изд-во стандартов, 2003
13. Васильева, И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учеб. пособие / Э. В. Островский, И. Ю. Юртаев  – 3 изд. – М.: Вузовский учебник, 2009.
14. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М. В. Кирсанова. – 3-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2004.