Характеристика реквизитов международного письма

Реквизит

Характеристика

Пример

Сведения об отправителе (Issuer Field)

На бланке письма организации указывают  наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации  может указываться род ее деятельности.

BICO INC.

C 3/F 16 Northland Road

Quarry Bay 
Hong Kong

Ссылки на индексы отправителя (Reference Line)

В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя  письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др.

-357/27

-Kindly mention Xf 25/6221 in your reply.

-In your please refer to Е1/КД/15621)

Дата письма (Date)

проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности  могут возникнуть при цифровом написании  даты. Стандарт ИСО 8601:1898 рекомендует  цифровое оформление даты в следующей  последовательности: год, месяц, день. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление.

2001.03.27

 
17 September 2001

(«внутренний адрес») (Inside Address)

Почтовый адрес должен быть написан  компактно, без промежутков между  буквами и без подчеркивания  элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой  стороны.

Для написания полного почтового  адреса частных лиц используются следующие элементы:

наименование адресата (указание семейного  положения или титула лица);

имя (имена), фамилия, приставка к  имени;

занятие, функция, по адресу (через); пункт доставки;

почтовый код или номер почтового  маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

название территории или провинции  и/или название страны.

Для написания полного почтового  адреса юридических лиц используются следующие элементы:

название организации;

указание на род деятельности или  изделия;

название отдела или подразделения  организации;

пункт доставки;

почтовый код или номер почтового  маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

название территории или провинции  и/или название cтраны.

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW

Apt #621

WASHINGTON D.C. 20016

USA

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA

«К сведению» (Attention Line)

Альтернативой включения имени и  должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу  «К сведению». Если в адресе не указаны  эти данные, то они могут содержаться  в особом элементе письма, который  не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом.

Attention: Mr. A.Johnson или Attention of: A.Johnson или For the Attention of Mr. A.Johnson.

Attention of the Sales Manager или Attention — Sales Department.

Вступительное обращение (Salution)

В деловых письмах используются следующие  обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации  в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к  мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» – к  мужчине:

Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к  замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к  незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к  женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения  «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма (Subject Line)

Включает краткое его содержание. Реквизит ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.

Re: Business offer

Re: Document 123-45

_Order 345

Основной текст письма (Body of the Letter)

Этот реквизит печатается ниже заголовка на 3-4 интервала. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

Текст большинства писем состоит  из трех частей. После приветствия  или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей  части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут  использоваться следующие фразы:

… Мы пишем, чтобы узнать (навести  справки) о … (… We are writing to inquire about…);

Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …);

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …) и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить … (We would advise …);

С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …);

Имеем честь сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …) и т. п.

Просьба сообщить необходимую  информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …) и т. п.

Письмо-ответ может  начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of (date) …);

Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of (date) …)

В деловой переписке  используются следующие выражения  благодарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны  … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас  за … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас … (May I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим за Ваш большой вклад  в … (Thank you for contributing so much to …);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help …)

Извинения могут начинаться такими словами: Мы должны извиниться за … (We must apologise for …); Мы извиняемся за … (We apologise for …);

Мы очень огорчены из-за того, что  … (We are extremely sorry for …);

Хочу принести свои самые искренние  извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …);

С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …) и т. п.

В заключительной части  может быть дана оценка приведенной  в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам  поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)

Заключительная формула вежливости (Complementary Close)

В качестве заключительной фразы в  письмах к организациям используются такие выражения: «С уважением.» (Yours faithfully. Faithfully yours); «Искренне Ваш» (Yours truly. Truly yours. Yours very truly); «Наилучшие пожелания» (Best wishes).

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly

Faithfully yours

Truly yours

Best wishes

Подпись (Signature)

В письмах иностранных корреспондентов  подпись размещается обычно под  заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а  затем указывается должность.

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению  руководства.

Перед подписью может стоять отметка  «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Yours sincerely

Mr. S Basuki

Manager

For a.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export Department

Отметка о наличии приложений (Enclosure)

В письмах зарубежных корреспондентов  отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом  углу, под подписью. Она состоит  из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество.

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc.

Указание на рассылку копий письма (CCNotation)

В письмах зарубежных корреспондентов  бывает специальная отметка о  копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия.

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»)

с.с. Ann and Jordan ltd.. Lawyers.

CC: Mr Jeffrey H.Winston

Mr Robert Baily

CC: Regional Sales Department