Содержание
Теоретические вопросы
к контрольной работе1
Вопрос 22. Информационно-справочные
материалы1
Вопрос 63. Определение ценности
документов4
Практическое задание
к контрольной работе 5
Задание 22. Составление акта
приемки5
Акт приемки6
Тест. Вариант 2 10
Список литературы
11
Теоретические вопросы
к контрольной работе:
Вопрос 22. Характеристика
и состав информационно-справочных материалов.
Процесс принятия
обоснованных управленческих решений
основан на сборе и обработке
объективной и достоверной информации.
Информация о фактическом положении
дел в системе управления содержится
в различных источниках.
Информационно-справочные
документы носят вспомогательный характер
по отношению к организационно-распорядительным
документам и, в отличие от последних,
не являются обязательными к исполнению.
Информация, содержащаяся в информационно-справочных
материалах, может побуждать к действию
или может быть лишь принята к сведению.
Информационно-справочные
документы сообщают сведения, побуждающие
принимать определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют выбрать
тот или иной способ управленческого воздействия.
Они не содержат поручений, не обязывают
выполнять поручения.
Особенностью
этих документов является то, что они идут
снизу вверх по системе управления: от
работника к руководителю подразделения,
от руководителя подразделения к руководителю
организации, от подведомственной организации
в вышестоящую.
Состав информационно-справочных
документов:
- Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
- Докладная записка – адресованный руководителю
документ, содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса, отражающего производственную
деятельность организации, с выводами
и предложениями составителя.
- Объяснительная
записка – документ, в котором работник
организации объясняет причины невыполнения
какого-либо поручения, нарушения трудовой
или производственной дисциплины.
- Заявление – документ, адресованный должностному
лицу и содержащий суть обращения работника.
- Представление – документ, содержащий
предложение о назначении или поощрении
(награждении) работника учреждения.
- Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
- Телеграмма (телетайпограмма
– сообщение, получаемое с помощью телетайпа) – обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в связи с особым способом передачи –
по телеграфной сети общего пользования.
- Телекс – обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в связи с особым способом передачи –
по абонентской телексной сети.
- Факсограмма (телефакс,
факс) – получаемая на бумажном носителе
копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по каналам
факсимильной связи (при помощи факсимильной
аппаратуры).
- Телефонограмма
– обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
- Электронное сообщение
- документ, переданный электронной
почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый
в виде видеограммы на экране монитора
или в виде бумажной копии, отпечатанной
на принтере.
- Деловая
переписка – обобщенное название различных
по содержанию документов, выступающих
в качестве инструмента оперативного
информационного обмена между организациями.
Основным документом оперативного информационного
обмена является деловое письмо.
- Служебное
письмо (официальное, деловое письмо) – обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в связи с особым способом передачи текста
– пересылкой по почте.
- Акт – документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленный
факт, событие, действие.
- Справка
– документ, отражающий основную
(производственную) деятельность организации.
Бывают внешними (для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию) и внутренними (для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган).
- Заключение – документ, содержащий мнение,
выводы организации, комиссии или специалиста
по какому-либо документу или вопросу.
- Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Вопрос 63. Понятие
«экспертиза ценностей документов». Принципы
определения ценности документов.
Экспертиза ценности
документов - определение значения
документов в целях их отбора на хранение
и установления сроков хранения. В процессе
экспертизы ценности документов решаются
такие задачи, как отбор на постоянное
хранение ценных документов и охрана архива
от потока документов, имеющих временный,
оперативный или справочный характер.
Документы, создающиеся в процессе деятельности
учреждений, организаций, предприятий,
фирм содержат информацию, ценность которой
различна. Значительная часть документов
несет информацию, имеющую разовое значение,
после использования которой к документам
больше не возвращаются. Другие документы
содержат информацию, которая может потребоваться
в течение ряда лет. Например, информация
о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет
социальное значение и должна храниться
на всём протяжении жизни человека. И наконец,
определенная группа документов содержит
информацию, ценную в научных и практических
целях. Такие документы должны храниться
постоянно.
С экономической точки зрения
хранить все документы нецелесообразно,
так как для них потребуются
большие помещения, оборудование, штаты
специальных работников. Да и найти нужный
ценный документ в таком количестве бумаг
будет очень сложно. Поэтому систематически
проводится экспертиза ценности документов
- определение политического, экономического,
социально-культурного, практического
и иного значения документов с целью отбора
документов на государственное хранение
или установления сроков их хранения на
основе принятых критериев.
В основе проведения экспертизы ценности
документов лежат 3 принципа:
- Принцип историзма, который требует
рассматривать любое явление в процессе
развития и дает ключ к раскрытию закономерностей
развития тех или иных общественных явлений,
отношений и т.п.
- Принцип всесторонности при экспертизе
требует изучения и оценки документов
с учетом их внутренних и внешних особенностей,
то есть требует многоаспектного изучения
каждого документа.
- Принцип комплексной оценки документов
довольно широко применяется в экспертизе.
Документы оцениваются не как единичный
факт, не изолированно, не в отрыве друг
от друга, а в комплексе с другими документами,
так как одни документы дополняют другие,
третьи повторяют первые, а четвертые
могут быть полностью поглощены вторыми.
Практическое задание
к контрольной работе.
Задание
22. Составьте акт приемки кирпича.
ЗАО «Импульс» по договору №125 от 17.01 текущего
года произвело оплату счет-фактура №135
от 19.01 текущего года на приобретение в
ОАО «Эталон» 15 тыс. штук кирпича по цене
1000 руб. за 1 тыс. штук (платежное поручение
№81 от 22.01 текущего года). Товар поступил
на станцию Сергиева Посад в вагоне с пломбами
ОАО «Эталон». Недопоставка кирпича составила
3 тыс. штук. По договору неустойка составляет
10 % стоимости недопоставленной продукции.
Акт составлен экспедитором ЗАО «Импульс»
Сергеевым О.И., зам. начальника отдела
снабжения ОАО «Эталон» Соколовым И.О.,
прорабом ЗАО «Импульс» Ивановым Ф.П.
Акт о приемке
товаров применяется для оформления приемки
товаров по качеству, количеству, массе
и комплектности в соответствии с правилами
приемки товаров и условиями договора.
Акт составляется членами приемной комиссии,
уполномоченными на это руководителем
организации.
Взят образец
унифицированной формы № ТОРГ-1 - утверждена
постановлением Госкомстата России от
25.12.1998 года № 132.
Акт приемки
см. на след. странице.
Тест.
Вариант 2.
Ответы:
1. Деловая корреспонденция (она
же служебная/деловая переписка) – это документы, которые представляют
собой переписку между физическими или
юридическими лицами.
2. б), г)
3. а)
4. б)
5. а)
6. в)
7. б)
8. в)
Список литературы.
- Пшенко, А.В. Документационное
обеспечение управления/ А.В. Пшенко, Л.А.
Доронина. – 13-е изд.,стер. – М. : Издательский
центр «Академия», 2014. – 224 с.
- Басаков, М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение
управления] : учебник/ М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 9-е – Ростов н/Д : Феникс,
2009. – 376 с. – (Среднее профессиональное образование).
- Электронная библиотека. Сайт
- http://www.bibliotekar.ru , доступ – свободный.