Хранение документации и правила работы в архивах. Подготовка к передаче документов в архив

 

Седьмой раздел Правил - "Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к  документам архива" - впервые изложен  с учетом принятого МСА международного стандарта по описанию архивной документации, и содержит принципы многоуровневого  описания. Построение и некоторые  формулировки раздела не традиционны, но следует подчеркнуть, что эта  нетрадиционность не содержит требования переделки существующих в архивах  описаний и научно-справочного аппарата; в то же время его совершенствование  на базе новых компьютерных информационных технологий будет более успешным с позиций, изложенных в разделе. Менее подробно, чем это было раньше, изложены традиционные формы НСА, так  как в этом отношении сохраняют  действие апробированные методики ранее  изданных правил и инструкций, к  которым в случае необходимости  следует обращаться.

 

В последнем, восьмом разделе Правил новыми положениями  являются вопросы рассекречивания  архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа и выдачи архивных справок за рубеж. Определен  порядок обеспечения доступа  пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей.

 

 

                  Подготовка к передаче документов в архив

 

 

В каждой организации  в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после  установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с  исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу. Сдаются дела в архив через год после  завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в  архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных  подразделений. Дела сдают в архив  после того, как они полностью  оформлены.

 

Оформление  дел состоит из следующих операций:

 

   1) проверка правильности группировки документов в дела;

    2) брошюровка (подшивка);

    3) нумерация листов;

    4) составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);

    5) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

    6) внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);

    7) составление и оформление описи дела.

 

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при  этом допускается:

 

    1) не проводить систематизацию документов в деле;

    2) не нумеровать листы дела;

    3) не составлять заверительные надписи;

    4) не прошивать (не брошюровать).

 

Проверка  правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы  еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым  вопросам; по хронологии; по географическому  признаку; по алфавиту корреспондентов  и т.д.

 

При полном оформлении необходимо подшить или  переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические  предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в  дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

 

Все документы  подшиваются или переплетаются  в твердую обложку. Поскольку  в деле откладываются документы  разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит  надежное скрепление всех документов.

 

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

 

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами  работы архивов организаций.

 

В случае, когда  дело содержит особо ценные документы  — в личных делах, делах о присуждении  ученых степеней и присвоении

 

ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

 

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов»1.

 

Внутренняя  опись подшивается перед документами  дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

 

При использовании  автоматизированных систем регистрации  документов внутренняя опись может  создаваться и распечатываться  автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные  карточки документов, помещенных в  дело. После того, как документы  подшиты, пронумерованы, составлена заверительная  надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

 

Оформление  обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта  ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного  хранения. Типы, размеры, технические  требования». В момент заведения  дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

 

    а) наименование учреждения (организации) и его подчиненность;

   б) наименование структурного подразделения;

    в) делопроизводственный индекс дела;

    г) заголовок дела;

    д) срок хранения дела.

 

 

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации  сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой  дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел  составляется соответствующая справка.

 

Прием каждого  дела производится лицом, ответственным  за архив организации, в присутствии  работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах  описи дел структурного подразделения  против каждого дела, включенного  в нее, делается отметка о наличии  дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и  прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема-передачи дел, а также  подписи ответственного за архив  и лица, передавшего дела. При  приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в делах.

 

Дела, увязанные  в связки, доставляются в архив  организации сотрудниками структурных  подразделений. Вместе с делами в  архив передаются регистрационные  картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           

 

 

 

 

                                                   Заключение

 

 

Таким образом, мы узнали, что работа кадрового  отдела регулируется обширной нормативно-правовой базой, состоящей из законов, постановлений, стандартов, норм, правил, уставов принятых как государственными органами власти, так и отдельными предприятиями. 
 
Подводя итог, я выяснила, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                    Список литературы 
 
 
1. http://www.grandars.ru

2. http://www.zakonprost.ru

3. Методическое пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления».