Хранение и выдача трудовой книжки

Правильность записей  в трудовой книжке имеет большое  значение. Они должны производиться  в соответствии с Трудовым кодексом РФ и на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.

Неверные записи ведут  к появлению проблем при дальнейшем трудоустройстве работника, а также  при назначении ему пенсии и могут  привести к судебному разбирательству  в связи с нарушением прав работника.

Практике известен, например, случай, когда инспектор по кадрам вместо того, чтобы зачеркнуть одной  чертой добрачную фамилию работницы  и записать новую фамилию, указанную  в свидетельстве о браке, просто стерла добрачную фамилию и записала новую. В результате этого нарушения  пенсия работнице была назначена  на 7 месяцев позже, так как пришлось в порядке особого производства устанавливать факт принадлежности данной трудовой книжки именно этой работнице. После назначения пенсии работница  обратилась в суд, который на основании  норм гражданского законодательства взыскал  с предприятия ущерб, причиненный  неполучением пенсии в течение 7 месяцев по вине предприятия.⁹

Приведем пример: Федина Анна Александровна работает в торгово-производственной компании оператором ПК (в офисе). При  приеме на работу, в заявлении была указана должность "оператор 1С", а в трудовой книжке сделали запись, что она занимает должность "консультант-оператор торгового зала". Как результат, Анна Александровна не может найти  работу по специальности, так как  работодатели считают, что она работает продавцом и стажа в должности "оператора 1С" не имеет. Как поступить  в данной ситуации? В соответствии с законодательством работнику  в подобных случаях следует попробовать  обратиться к работодателю и попросить  его внести соответствующую запись на основании заявления о приеме на работу и договора. Если же работодателем  не будут внесены изменения, то необходимо с копиями приказа о приеме на работу, заявления о приеме на работу, приказов о переводе, выписки из трудовой книжки обратиться в суд и/или трудовую инспекцию с требованием к работодателю внести соответствующую запись в трудовую книжку.

В процессе трудовой деятельности работник может быть переведен на другую работу с его письменного  согласия, уволен, награжден работодателем  за те или иные его проявления. Все  эти действия производятся на основе приказа работодателя или его  распоряжения. Следует помнить, что  эти действия должны быть отражены и в трудовой книжке. В соответствии с п.10 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). О записи данных сведений в трудовую книжку работнику должно быть известно, он должен быть ознакомлен с записями работодателем под расписку.

Как было отмечено, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях или поощрениях. Действующим законодательством  предусмотрены два вида премий: премии как поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей и  премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.¹⁰

Сведения вносятся следующего характера:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий на основании соответствующих указов и иных решений;

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Однако записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда  или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

В соответствии с Инструкцией  порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже, в графе 1, ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации  работник имеет право осуществлять трудовую деятельность не только по месту  основной работы, но и по совместительству. При работе по совместительству трудовая книжка не ведется, так как обязанность  вести ее лежит лишь на работодателе по основному месту работы. Однако по желанию работника по месту  основной работы в трудовую книжку вносятся сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) на основании  документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

1.3 Внесение изменений  и исправлений в трудовую книжку.

Дубликат трудовой книжки

Наличие ошибок в оформлении и заполнении трудовой книжки является нарушением прав работников. При обнаружении ошибок они должны быть немедленно исправлены работодателем. Итак, изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности.

Подобные ситуации были урегулированы  Правилами. В соответствии с п.27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту  работы, где была внесена соответствующая  запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если же организация, которая  произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление  производится ее правопреемником, а  в случае ликвидации организации - работодателем  по новому месту работы на основании  соответствующего документа. Законодатель четко оговаривает, что исправление  должно производиться на основании официального документа, а не свидетельских показаний. Свидетельские показания могут быть использованы для внесения исправлений в трудовую книжку лишь в ряде исключительных случаев: при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данной ситуации в соответствии с Правилами должна создаваться комиссия из представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. И именно эта комиссия призвана устанавливать факт работы, сведений о трудовом стаже, профессии (должности) и периодах работы в данной организации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а  также об образовании, профессии  и специальности работника производится работодателем по последнему месту  работы на основании паспорта, свидетельства  о рождении, о браке, о расторжении  брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Прежняя  запись аккуратно зачеркивается  одной чертой, а сверху (снизу  либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко  читаться. На внутренней стороне обложки  трудовой книжки делается пояснение  со ссылкой на документы, на основании  которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Необходимо обратить внимание на то, что  при изменении анкетных данных работника  ссылку нужно делать как на соответствующее  свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что  по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.¹¹

При внесении в трудовую книжку изменений необходимо помнить, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или  сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей  не допускается. Изменение записей  производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Например, при необходимости  изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о  работе" после соответствующей  последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером  таким-то недействительна". После  этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)", и в графе 4 повторяется дата и  номер приказа (распоряжения) или  иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена  в трудовую книжку, либо указываются  дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом  по рассмотрению трудовых споров или  судом и восстановления на прежней  работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

С внесением изменений  в трудовые книжки связано много  интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них.

Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, и в трудовой книжке работника после нее появились  другие записи. В таком случае, исправления  вносятся в обычном порядке, предусмотренном  законодательством Российской Федерации.

Также неверная запись может  быть обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то, соответственно, блок записей, произведенных в данной организации или у индивидуального  предпринимателя, закрыт печатью и  подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной  ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому рекомендуется  поступать следующим образом.

В трудовой книжке создается  новый блок, т.е. вновь вносится в  виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер  по хронологии (в данном случае следующий  за номером записи об увольнении) и  дата. Вносятся необходимые изменения, и блок закрывается печатью и  подписью сотрудника кадровой службы, а также подписью работника об ознакомлении с записью, как при  увольнении.

В правилах оговорен также  порядок выдачи дубликата трудовой книжки. Внесение изменений и исправлений  в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые  являются следствиями разных причин. Выдача дубликата осуществляется в  случае утраты трудовой книжки. В этом случае работник должен немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы без  уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого  общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще  оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если документы, на основании которых  вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).  В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением  изменений и исправлений в  трудовую книжку, - это аннулирование  испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо "11 октября 1978" написать "11 октября 1987". Довольно часто встречается  неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании  которых рекомендуется быть особо  внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и  Геннадиевна, Аристова и Арестова и т.п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.