Информационное обеспечение управления

1. Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.
2. Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.
3. Быстрое создание новых документов из уже существующих.
4. Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.
5. Сокращение времени поиска нужных документов.

Использование АИС может рассматриваться в  качестве базы для общего совершенствования  управления предприятием. При этом управление предприятием реализует  следующие основные функции:

1. обслуживание клиентов;
2. разработка продукции;
3. учет и контроль за деятельностью предприятия;
4. финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.
5. В процессе обследования необходимо создать единый альбом форм документов и установить важнейшие характеристики каждого документа:
6. систему документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т.  п.);
7. форму документа (для документов ручного заполнения – форма бланка, для машинного документа  – экранная форма, машинограмма):
8. реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе;
9. характеристики объема информации документа (количество экземпляров документа, документострок или символов за фиксированный интервал времени   – год,  месяц).
10. схему документооборота, которая отражает состав и последовательность выполнения управленческих процедур.

Изучение  основных единиц информации – реквизитов входных, выходных документов, полей записей файлов информационной базы и их групп – позволяет установить форматные характеристики данных и выявить структуру данных, что очень важно для построения информационно-логической модели предметной области.

Сбор  данных об информационных потоках внутри предприятия и между структурными подразделениями  предприятия  производится на основе технологии «реестров».

Анкетируемым  выдается 3 реестра, разделенные по направления движения:

1. реестр входящей информации;
2. реестр исходящей информации;
3. реестр внутренней информации.

Заполняя  реестры, анкетируемый указывает:

1. наименование документа, кем утвержден и т.д.;
2. количественные характеристики (количество документов данного типа за фиксированный период – день, месяц, квартал, год);
3. представление документа: бумажный документ, файл, электронное письмо и т.д.;
4. временные характеристики: время оперативного использования и срок хранения в архиве;
5. направление движения (для входящих и  исходящих) и схему документооборота.

Заполненные на рабочих местах в подразделениях предприятия  материалы позволяют выявить существующие информационные потоки, их характеристики. На основании этих данных можно смоделировать взаимодействия между различными структурными элементами системы, а затем выявить те, которые целесообразно рассматривать как предмет автоматизации.

Для того чтобы стало возможно проведение комплексного информационного анализа, необходимо провести кодирование полученной документации. Для этого разработан метод кодирования, позволяющий  в дальнейшем проводить анализ по различным критериям.

Кодированию подлежат:

1. задачи и функции структурных элементов;
2. предприятия/отделы/сектора/рабочие места, в которые входит и исходит информация;
3. тип документа;
4. направление передачи (входящий, исходящий, внутренний);
5. характеристики его использования (время оперативного использования, срок хранения).

В таблице 4.1 приведена схема кодирования.

 

Таблица 4.1

 

Пример  кодирования первичной информации

 

Название поля	Пример кода	Обозначение
Функциональная принадлежность документа	УК02	УК – код задачи (управление кадрами) 02 – код функции (подготовка  приказов по личному составу)
Код структурного элемента	001.009.046.059	001 – код предприятия (Западные  электросети) 009 – код отдела/службы (ОДС) 046 – код сектора (оперативно-диспетчерский) 059 – код рабочего места  (оперативная работа)
Тип документа	зп02	зп – вид документа (записка) 02 – разновидность (служебная)
Направление передачи	вх ис вн	входящий исходящий внутренний
Количество	/г	в год

 

Кодированные  документы вносятся в информационную базу данных, в которой содержатся:

 - основная база по документам;

 - справочник кодов задач;

 - справочник кодов функций;

 - справочник предприятий;

 - справочник отделов;

 - справочник секторов;

 - справочник рабочих мест;

 - справочник типов документов.

Методика сбора документации предпроектного обследования производится  в 2 этапа: сбор материалов и передача материалов аналитикам.

После окончания  обработки раздаточного материала  участниками обследования, ответственные  лица на каждом предприятии организуют сбор материала, образуя общий пакет  данных о данном подразделении.

Сбор  производится по принципу «снизу-свверх», т.е. данные, собранные на конкретных рабочих местах, группируются по секторам, в которые они входят, к этим данным прибавляются материалы сектора, таким образом, образуется папка  сектора.

Далее сектора  объединяются по отделам и службам,  данные, полученные от секторов, дополняются  материалами, заполненными начальником  отдела или службы.

Информация  отделов и служб, а также от руководства подразделения, сдается  ответственному лицу.

После сбора  всей информации по предприятию ответственное  лицо сдает материалы представителям исполнителя. В процессе приемки  проводится предварительная проверка качества и полноты материалов, уточняются неточности и недоработки.

 

5. Модели информационного пространства предприятия

 

 

Комплексная автоматизация этих функций  требует создания единого информационного  пространства предприятия, в котором  сотрудники и руководство могут  осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления  и обработки информации в документном  и бездокументном виде.

Для этого  в рамках предприятия рекомендуется  создавать единую информационную систему  по управлению информацией или единую систему управления документами, включающую возможности:

1. удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;
2. доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;
3. средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;
4. сохранения целостности данных в общей базе данных;
5. полнотекстового и реквизитного поиска информации;
6. открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;
7. защищенности информации;
8. удобства настройки на конкретные задачи пользователей;
9. масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

Начальным этапом создания такой системы является построение модели предметной области (другими словами модели документооборота для конкретного бизнеса) и позиционирование в ней своего предприятия.

Определенные  ранее направления автоматизации  документооборота: поддержка фактографической информации, возможность работы с  полнотекстовыми документами, поддержка  регламента прохождения документов определяют трехмерное пространство свойств, где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного  класса, проходя различные стадии в своем развитии.

Первая  ось (F) характеризует уровень организации  хранения фактографической информации, которая привязана к специфике  конкретного рода деятельности компании или организации. Например: при закупке  материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.

Вторая  ось (D) – полнотекстовые документы  – отражает необходимость организации  взаимодействия: формирование и передачу товаров, услуг или информации как  внутри корпорации, так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабо структурированная  информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажорные факторы и порядок  предъявления претензий при нарушении  условий договора. Все взаимоотношения  между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым  отражением результата взаимодействия.

Третья  ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение – регламент  процессов прохождения документов, а именно: описание того, какие процедуры, когда и как должны выполняться. Основа для позиционирования относительно данной оси – набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

Точка в  пространстве (F, D, R) определяет состояние  системы документооборота и имеет  координаты (f,d,r), где f,d и r принадлежат  множествам F,D и R соответственно. Положение  этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его  специфики и самих масштабов  производства.

Представив  модель документооборота именно таким  образом, можно, например, зная текущее  положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в  каких направлениях нужно двигаться  дальше, чего недостает в текущий  момент и каким образом органично  использовать уже существующие системы  автоматизации. Например, в одном  из московских банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах – все, казалось бы, должно быть отлично. Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации: возникали ситуации, когда "никто вроде бы и не виноват", а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси "F" и, возможно, по оси "D", однако значение координаты по оси "R" было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом. При этом не надо пока заботиться о СУБД (ось "F") или электронных архивах (ось "D") – речь идет только об изменении значения координат по оси "R".

В общем  случае, как уже отмечалось, процесс  автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить  в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче  эта кривая, тем быстрее идет процесс  модернизации, а чем больше значения всех трех координат – тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у  нее проблем с организацией своей  собственной деятельности.

Работоспособна  ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы  управления документооборотом? Да. Естественно, что в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей системы документооборота. Новое  качество, с которым сегодня ассоциируется  возросший интерес к системам электронного документооборота, связано  с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также  для управления регламентом. Чаще ошибочно под новым качеством сегодня  понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной  сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием. Кстати, уже упомянутый пример ручной работы режимных служб "почтовых ящиков" прекрасно вписывается в предложенную модель документооборота, а точка, отражающая его состояние, будет иметь координаты (1,1,1) – все равномерно, единственное, что отсутствует – компьютеризация.