Информационные технологии в документоведении

Таким образом, каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный  путь с целью совершенствования  документационного обеспечения  управления на базе внедрения новых  информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий (13 С. 25-26).

Глава II. Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска

2.1 Характеристика  предприятия ОАО «Модель»

Открытое акционерное  общество ОАО «Модель» возникла в 1979 году в городе Ханты-Мансийске. Акционерная форма хозяйствования обеспечивает уникальную форму реализации коллективной собственности, объединяя на единой правовой основе всех участников и создавая заинтересованность в конечных результатах работы. ОАО «Модель» выпускает широкий ассортимент тканей: сорочечные, межсезонные, декоративные, портьерные, мебельные, автомобильные, декоративный велюр. В соответствии с выпускаемым ассортиментом перерабатываются вискозное волокно, полиэфирные и капроновые нити, вискозная смесовая и нитроновая пряжа, лавсановое, вискозное и полипропиленовое волокно. На заседаниях совета директоров рассматриваются вопросы об определении приоритетных направлений деятельности общества. К нормативно-правовым документам общества относятся: Федеральный закон «Об акционерных обществах», устав ОАО «Модель», реестр акционеров ОАО «Модель».

Процесс реорганизации  и перехода в более совершенную  форму хозяйствования требует четкого  документационного обеспечения. Документирование деятельности акционерных обществ  в условиях конкурсного производства приобретает особое значение. В условиях конкурсного производства ответственность за организацию документирования и работу с документами возлагается на конкурсного управляющего. Состав документационной базы определяется компетенцией ОАО «Модель», кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов. Основное отличие документирования в условиях конкурсного производства состоит в том, что документы в ОАО «Модель» приобретают юридическую силу только после подписания или утверждения конкурсным управляющим.

2.2 Использование информационных технологий в бухгалтерии ОАО «Модель»

Важнейшей функцией бухгалтерии  ОАО «Модель» является учет товароматериальных и денежных средств. От налаженной, четкой работы бухгалтерии зависит работа всего предприятия. Основным видом бухгалтерских работ на таких предприятиях является оформление документов при поступлении товароматериальных ценностей на предприятие, товарообороте внутри предприятия, отпуске готового продукта заказчикам, движении денежных средств.

К этим документам относятся:

• договор;
• приходная накладная;
• расходная накладная;
• заборный лист;
• требование-накладная и др.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны  к применению (Закон "О бухгалтерском  учете", положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы  представлены в виде следующей системы:

1-й уровень - законодательный:  Закон "О бухгалтерском учете" и другие законы;

2-й уровень: стандарты  (положения) по бухгалтерскому  учету и отчетности;

3-й уровень: методические  рекомендации (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других  ведомств;

4-й уровень: рабочие  документы по бухгалтерскому учету самого предприятия.

Бухгалтеры должны знать  вышеперечисленные нормативные  документы, чтобы осуществлять четкий контроль движения товароматериальных ценностей, вести правильно бухгалтерскую  документацию и правильно оформлять  налоговые документы. Особенно важно соблюдение правил ведения бухгалтерской отчетности при автоматизации работы бухгалтера по оформлению бухгалтерских документов. Важно, чтобы автоматизированное рабочее место (АРМ) не только ускоряло процесс составления документов, но и помогало бухгалтеру правильно оформлять документацию.

Учетная документация —  пока основной носитель экономической  информации на предприятиях общественного  питания. От того, каков объем информации, насколько формы документов соответствуют требованиям последующей обработки, во многом зависит уровень организации всей учетной работы. Формы документов, используемых для отражения операций по товарообороту и выполнению производственной программы, организация рационального документооборота в значительной мере влияют на достоверность учетных данных, возможность установления ответственности отдельных должностных лиц за исполнение каждой операции. Все это позволяет осуществлять как предварительный и текущий, так и последующий контроль деятельности предприятия, полностью и своевременно отражать совершаемые операции.

Анализ движения документов бухгалтерии ОАО «Модель» можно изобразить схемой (Приложение 1).

Основными для предприятия  являются операции, касающиеся производства и реализации материалов. Контроль товаров, изготовления и реализации продукции базируется на первичной документации. Исследование ее состояния на предприятиях показывает, что эта документация и статистическая отчетность далеко не всегда соответствуют требованиям сегодняшнего дня. Разнообразные по форме, но одинаковые по содержанию документы, предусматривающие учет товарооборота и операций на производстве, не приспособлены во многих случаях к механизированной обработке. Это снижает эффективность применения техники, отрицательно сказывается на контрольно-аналитических функциях учета, затрудняет документооборот.

Недостаточное внимание уделяется унификации и стандартизации первичных документов. Наиболее распространенные их виды, например счет-фактура, накладная, не унифицированы. Каждый поставщик, как  правило, применяет свои формы таких документов, не учитывая то, как они будут использованы в дальнейшем. В большинстве случаев первичная документация заполняется вручную.

Еще одним отрицательным  моментом бухгалтерского учета товарооборота  и процессов производства на предприятиях является его недостаточная оперативность. Для ее устранения необходимо автоматизировать работу бухгалтера, но для этого на начальном этапе надо привести однородные документы к определенной форме.

Внедрение средств автоматизации  для работы главного бухгалтера позволит сократить затраты времени на обработку, создание, исправление бухгалтерской документации, что, в свою очередь, должно привести к улучшению качества документационного обеспечения работы бухгалтерии.

Автоматизированная система  бухгалтерия предприятия предназначена для составления и оформления документации при поступлении материалов; документов, подтверждающих товарооборот и отпуск готовой продукции; регистрации документов, хранения данных, имеющих наибольшее значение для предприятия, хранения документов на машинном носителе.

Предлагаемая база данных системы управления документооборота (СУД) состоит из двух частей:

- внемашинной;

- внутримашинной.

Внемашинная БД необходима для организации работы и поддерживания  фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями СУД. При описании внемашинной БД задается последовательность процедур по маршруту движения документа или группы документов по передаче их на АРМ СУД для использования в процессе управления. Внемашинную БД составляют самые различные документы, которые подлежат обязательной регистрации во внутримашинной БД. К таким документам относятся: счета-фактуры, сертификаты качества, справки, т. е. сопроводительная документация, подтверждающая качество сырья. Документы, формируемые системой, также должны распечатываться в нужном количестве экземпляров и передаваться исполнителям. Внемашинная БД содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность бухгалтерии предприятия. Организацией внемашинной БД занимается бухгалтер. Бухгалтер обязан должным образом хранить документы на бумажных носителях, распечатывать необходимые документы и передавать эти документы исполнителям.

Внутримашинная БД создается  и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных  и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне малого предприятия является СУБД Access для Windows. Данные из этой системы с помощью стандартных средств Access легко передаются в другие программы, входящие в состав MS Office: Word, Excel, что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы. Внутримашинная БД Бухгалтерии предприятия, mdb" разработана средствами Access 2000. Поддержанием работы БД занимается администратор базы данных (АБД). Работа АБД заключается в создании самой БД и технологическом контроле, необходимом для осуществления решений главного бухгалтера, который принимает решение о том, какие данные хранить в БД. Конечным пользователем БД является главный бухгалтер, который работает с БД непосредственно через рабочую станцию. На должность АБД необходимо принять программиста.

Внутримашинная информационная база располагается на жестком диске  компьютера, а резервные копии  — на жестком диске или гибких дисках.

При создании и функционировании внутримашинной БД общие ограничения  целостности контролируются средствами СУБД MS Access, в системе присутствуют частные ограничения целостности, с помощью которых осуществляется контроль некоторых параметров. Система обеспечивает контроль следующих параметров:

• поставка не должна быть меньше 10 кг;
• дата для приходной накладной может вводиться только текущая;
• дата для расходной накладной может вводиться только текущая.

База данных бухгалтерии  предприятия включает в себя следующие  объекты:

• главную кнопочную форму, которая позволяет работать с формами, отчетами и осуществлять выход из приложения;
• таблицы, которые предназначены для хранения записей;
• формы, предназначенные для внесения новых записей в таблицы;
• запросы, предназначенные для объединения данных из таблиц;
• отчеты, которые предназначены для просмотра и вывода оформленных документов на печать (Приложение 1).

С ее помощью пользователь может работать либо с формами, либо с отчетами. Если необходимо внести какие-либо данные, надо щелкнуть по кнопке "Работа с формами", после чего появятся названия форм, из которых пользователь должен выбрать нужную ему в данный момент форму (Приложение 2).

Для того чтобы внести новые данные в таблицу "приходная  накладная", надо открыть форму "Приходная  накладная 1" и заполнить все поля, при этом № приходной накладной присваивается бухгалтером на основе существующей нумерации, Форма имеет поле "№ патента", это необходимо, чтобы сделать ссылку на поставщика, так как каждая приходная накладная оформляется на каждую конкретную поставку этого поставщика. Это поле представляет собой поле со списком с номерами всех патентов и соответствующими этим номерам названиями поставщиков.

Для того чтобы составить  документ "Приходная накладная, надо открыть кнопочную форму "Приходная  накладная". Поля № склада и №  сырья представляют собой поля со списком с соответствующими этим номерам наименованиями сырья. Номер приходной накладной также представляет собой поле со списком. В этом списке указаны номера приходных накладных и даты, в которые эти накладные были составлены? Дата соответствующего номера должна совпадать с датой, указанной в поле "дата приходной накладной".

Для того чтобы оформить документ "Расходная накладная", заполняем все поля формы "Расходная  накладная". Поля № сырья и  № склада представляют собой поля со списком. В этом списке указаны номера и соответствующие этим номерам наименования. Поле № требования-накладной также для удобства пользователя представлено полем со списком. В списке указаны номера всех составленных требований-накладных и даты, соответствующие дням составления накладных.

Для того чтобы оформить документ "Требование-накладная", нужно заполнить все поля формы "Требование-накладная". Чтобы  помочь пользователю правильно указать  номер требования-накладной, это  поле оформлено полем со списком. В список входят номер требований и даты, когда были созданы эти требования. Если подвести курсор к этому полю, то появится подсказка "Введите N;: требования-накладной, дата которого соответствует дате, указанной в поле дата требования-накладной". Также для удобства пользователя поля № сырья, код цеха представлены в форме полей со списком с номерами и соответствующие этим номерам наименованиями сырья и цехами.

Для того чтобы составить  новый договор, нужно заполнить  форму "Договор". При этом поле № заказчика представлено полем со списком с номерами заказчиков и соответствующим этим номерам названиями заказчиков.

Чтобы оформить документ "Заборный лист", нужно заполнить  форму "Заборный лист". Поле №  договора представляет собой поле со списком с номерами договора и  указанием в этом договоре даты поставки. При заполнении этого поля появляется подсказка "Введите № договора, дата поставки которого совпадает с датой заборного листа". Поле № готового продукта также представлено полем со списком. В список для удобства пользователя внесены все номера готового продукта и соответствующие этим номерам названия готового продукта.