Информатизация архивного дела

Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала.[7; 110]

2.2 Гипертекстовые системы

 

Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах.

Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности отраслевого центра научно-технической информации по документоведению и архивному делу (ОЦНТИ), в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами. [9; 143]

Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

2.3 Анализы и экспериментальные  исследования в области информационных  технологий

 

Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по телекоммуникационным системам. [4; 104]

В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.[9; 153]

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно – и видеодокументы.

Ориентация на использование методов оцифрования в архивном деле получает подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для современного уровня технологического развития, и специфичных для ситуации в стране: совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей происходит одновременно с повышением стоимости материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.

Необходимо проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению технологий оцифрования и хранения на оптических дисках архивных документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка оптимальной системы автоматизированного поиска изображений на оптическом диске, разработка технологических инструкций по экспериментальному оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация программ распознавания текста.[13]

Одним из результатов этой работы может явиться дополнение Правил научной публикации исторических источников разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в электронной форме.

Таким образом, на основании изложенного можно сделать выводы о том, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе – с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались.[9; 160]

Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

По результатам работы можно сделать выводы:

Происходит активное внедрение информационных технологий в архивное дело.

Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и ИТ, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. От этого зависит, что станет с информационным накопленным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

В 1993 году была создана Экспертная комиссия Росархива по автоматизированным архивным технологиям – совещательный орган с целью осуществления экспертной оценки программы разработок в области информатизации учреждений архивной отрасли. Главная задача комиссии – содействие проведению единой научно-технической политики в области в области информатизации архивного дела и повышения качества программных разработок. С этой целью комиссия проводит экспертизу, как программного обеспечения, так и методических разработок в области информатизации архивного дела.

В 2000 году был создан Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России. Основные задачи центра: методическое обеспечение использования информационных технологий в учреждениях системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения; создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование методики информационного обеспечения деятельности учреждений Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное обслуживание архивных учреждений и пользователей.

Научная общественность также принимает активное участие в решении проблем информатизации архивного дела. В 1998 году была создана секция центрального совета Российского общества историков и архивистов «Электронные документы и архивы: проблемы и решения». Секция ставила своей задачей изучение мирового и отечественного опыта работы архивистов с электронными документами, участие в разработке нормативно-правовой базы работы с электронными документами.

И всё же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также остаётся делом будущего.

Сайт Федеральной архивной службы «Архивы России», который объединяет информационные ресурсы российских архивов в Интернете, и на котором публикуются путеводители и другие справочники, - весомый шаг в данном направлении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ);
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).;
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009);
4. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования [Текст] : учеб. пособие / для сред. проф. образования / Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. - под ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2010.;
5. Афанасьева, Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление //Секретарское дело.-2010.-№ 3.;
6. Грум-Гржимайло, Ю.В. Разработка автоматизированных архивных технологий//Информационное общество [Текст] / А.Г. Сергеева, Н.А. Ткаченко, Э.А. Чернин, - 2009, вып. 2.;
7. Наумов, О.В. Информатизация архивного дела в Российской Федерации// "Отечественные архивы" № 5 - 2011
8. Тельчаров, А.Д. Архивоведение. - М., 2005.;
9. Коханова, И.О. Оцифровка и микрофильмирование как средства сохранения документов. // Вестник ХДАК. Вып. 29, 2010.
10. Лекция 2. Организация информатизации архивного дела [Электронный ресурс] / http://studopedia.net/11_17900_lektsiya--organizatsiya-informatizatsii-arhivnogo-dela.html
11. Половнева, М.С. Информатизация архивного дела в России в XX веке [Электронный ресурс] / http://www.tsutmb.ru/arxiv-2012
12. Козлов, И.С. О концепции развития архивного дела в Российской Федерации [Электронный ресурс] http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?240