Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном  учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

 Полное упразднение бумажного  документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая  образованность, нежелание обучаться  и переобучаться, боязнь прозрачности  собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:

Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

 

 

Общая характеристика организационных технических средств 

в делопроизводстве

 

В современном  делопроизводстве в настоящее время  используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

• средства для составления документов;
• копировальная и  множительная техника;
• средства обработки документов;
• средства хранения, поиска и передачи документов;
• техника управленческой связи.

Каталоги, проспекты, реклама, специализированные профессиональные издания в этой области предлагают технические характеристики средств  механизации и автоматизации.

Наиболее важными  среди технических средств являются средства для составления документов. Оргтехника – это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.

Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способами и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заявления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняют трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.

Исторически сложилось  так, что основным техническим средством  делопроизводства ушедшего столетия стала пишущая машинка – самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся по принципу действия на механические, электрические, электронные, по назначению – на канцелярские, дорожные и специализированные.

Самые простые  и дешёвые – механические пишущие  машинки, однако они неудобны в работе. Более эффективны электрические  машинки: при нажатии клавиш не требуют  от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий.

Более высокой  ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов организации стало  создание и использование электронных  пишущих машинок, которые, имея достоинства  электрических, обладают еще и памятью, приближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких машинок может храниться разнообразная информация: форматные документы, тексты-шаблоны, адреса и т.п. Извлекаемую из памяти информацию можно редактировать – изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Выпускается и  портативные электронные пишущие  машинки (Optima SP54, Olivetti, PT505). К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) – это  агрегированный комплекс электромеханических  и электронных устройств, предназначенных  для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых  и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. В настоящее время на смену пишущим автоматам пришли персональные компьютеры, оснащенные принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства.

К средствам  составления и оформления документов относится диктофонная техника – от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

 

Персональные  компьютеры в современном делопроизводстве

 

Основой современной  организации рациональной и оперативной  работы по созданию и обработке огромного  потока документов в организациях стали  персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Наибольшей  популярностью в настоящее время  пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм. Существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место.

Перечислим  основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

• помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
• передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
• регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносится на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
• контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительной дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
• перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
• защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет  практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием  к секретарю, экономисту, менеджеру.

Опишем в  качестве примера одну из перечисленных  функций, осуществляемых с помощью  ПК, - редактирование текста документов.

На практике используется множество программ для  редактирования текстов. Эти программы  называют текстовыми редакторами, или текстовыми процессорами.

При использовании  популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами - переносить часть текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т.п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т.д.

При малых познаниях  в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы  массового спроса разработаны в  расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 2002.

Использование современных ПЭВМ позволяет достичь  новой ступени в организации делопроизводства на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности, но в наибольшей степени сказывается при внедрении электронного документооборота.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение  позволяют решать практически все  задачи, связанные с организацией документооборота:

• пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;
• ставить письма «на контроль»;
• отслеживать исполнение документов;
• вести иерархические «папки» для хранения документов;
• сортировать документы в папках по различным критериям;
• автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;
• осуществлять контроль за работой исполнителей с документами и соблюдением ими временных графиков;
• обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников  за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и переписку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и даже психологические.

Поэтому при  внедрении подобных систем необходимо следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.

К принципам  внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

• постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);
• своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
• первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;
• предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с небольшими временными затратами (как правило, при переписке);
• ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.

Автоматизация и механизация работы с документами  направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная  работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная регистрация документов может производить также децентрализованно, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документами с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т.п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно-поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.