История делопроизводства в России

- организация секретариата совещания;

- техническое обеспечение проведения  совещания;

- документирование работы совещания;

- анкетирование участников.

 Иногда утверждается смета  расходов по согласованию нескольких  участников.

Структура доклада определяет вступление, определение цели, основную часть, выводы (заключения), рекомендации, резюме – краткое изложение сути документа.

 Для составления доклада необходимо знать правила написания служебных документов, знать тему, составить черновик и работать с ним, разговаривать на языке цифр, но, не переутомляя ухо слушателя.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол имеет свои реквизиты:

- время заседания;

- заголовок;

- адрес;

- повестка дня;

- докладчик;

- содокладчик;

- постановление;

- Председатель, секретарь заседания.

Документирование информационно-справочных материалов

 Справка – это документ, содержащий  описание и подтверждение тех  или иных фактов и событий. Они бывают двух видов:

- служебного характера;

- личного характера для удостоверения  того или иного юридического  факта.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю. Инициатор ДЗ – работник.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо  события, факта, поступка. В последнем случае объяснительная записка пишется по инициативе руководителя.

 Акт – документ, составленный  несколькими лицами и подтверждающий  установленный факт, события, действия. Акты составляются комиссиями. Акт состоит из:

- введения;

- конструктивной части;

- выводов.

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфа. Текст «Т» должен быть самым лаконичным. Словами в «Т» пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (воскл. знак), ? (вопросит. знак), % (процент), : (деление) и др.

 Телеграммы бывают:

- внеочередная;

- правительственная;

- срочная и т.д.

Требования к оформлению документов по личному составу

Заявление – просьба о принятии на работу.

Приказ по личному составу – документ о принятии на работу, о перемещении по службе, об увольнении, о представлении отпусков, об объявлении поощрений, о пресечении мер воздействия к нарушителям трудовой дисциплины и т.п.

 Личная карточка рабочих  и служащих – набор данных о работнике, заполняется при приеме. Последняя запись в ЛКР – приказ об увольнении.

Характеристика – отзыв о служебной  и общественной деятельности сотрудника.

Автобиография – документ, составляемый автором самостоятельно.

Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан

В соответствии с Конституцией РФ все граждане РФ имеют право направлять личные и коллективные обращения в госорганы  и должностным лицам:

- предложения – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить  внимание на необходимость  совершенствования работы  тех или иных госорганов, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

- заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных  законом субъективных прав и  интересов граждан.

- жалоба – вид обращения, в  котором идет речь о нарушении, субъективных прав и охраняемых  законом интересов граждан.

Срок рассмотрения писем – 15 дней, но срок можно продлить  только для сбора дополнительной информации.

 Можно обращаться повторно, можно обращаться в вышестоящие органы.

 Обращение граждан фиксируется в карточках контроля – КК., при повторном обращении добавляется цифра обращения: РКК-1, РКК-2, РКК-3.

Р – фамилия обращающегося.

 Срок хранения предложений, замечаний и жалоб – 5 лет. Срок может быть продлен или быть постоянным по решению экспертной комиссии.

Организация работы с документами

Этот вопрос состоит из регистрации и учета документов, организации контроля над исполнением документов, хранении документов и составлении номенклатуры дел.

Регистрация и учет документов состоит из:

- порядка обработки поступающих  документов;

- порядка обработки отправляемых  документов;

- передачи документов внутри  организации;

- учета количества документов;

- информационно – поисковой  системы (ИПС) для  работы с документами организации;

- правил организации и индексирования  документов

Образцом выше перечисленных операций может служить компьютерная программа, где в течении нескольких секунд оператор «переворачивает»тысячи папок и находит нужный документ.

 Контролю подлежат документы, требующие исполнения, сроки исполнения  документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в типовой инструкции по дело производству.

Службой контроля исполнения осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых  документов;

- направление карточки контролируемого  документа в подразделение:

- исполнитель:

- выяснение в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и телефона  конкретного исполнителя;

- напоминание подразделению –  исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе  и результатах исполнения;

- запись хода и результатов  исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей  о состоянии и результатах  исполнения;

- сообщение о ходе и результатах  исполнения на совещаниях;

- снятие документов с контроля  по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Номенклатура дел – это систематизированный  перечень заводимых в организациях дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Имеются три вида номенклатуры:

- типовая

- примерная

- номенклатура дел организации

Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов

Каждый деловой документ требует свой стиль.

 Стиль – это особенность  языка, проявляющаяся в отборе, сочетании  и организации языковых средств  в связи с задачами общения.

Любой документ должен отвечать определенным требованиям:

- краткость и компактность изложения;

- точность и определенность  формулировок;

- однозначность и единообразие  терминов;

- последовательность использования  технических приемов правотворчества;

- отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов.

Не допускается  использование неологизмов, например «конструкторат», «переорганизация», а также «лаборантка», «секретарша» и т.д.

 Употребление прописных и  строчных букв определяется установившимися традициями и правилами правописания. Также установлены правила сокращений; названия центральных органов федеральной власти РФ.

 Все сокращения слов и  наименований должны быть общепринятыми. Написание сокращений должно быть унифицировано, не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана «Иванов В.В.» или «В. В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Оформление дат и чисел в документах должно быть общепринятым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус» нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

 

 

 

 

 

 

 

 

Отдел снабжения

Генеральному директору                                 ООО«Караван»                                 А. О. Соколову

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

04.07.2014 № 5

 

Об отсутствии на рабочем месте

 

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 04.07.2014 г., менеджер по снабжению Макаров Иван Васильевич отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов до 18 часов.

Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Макарова И.В., не имеется.

Прошу рассмотреть вопрос о наложении на Макарова И. В. дисциплинарного взыскания.

 

Начальник отдела снабжения

Попов

И. А. Попов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Любой документ, на котором стоят реквизиты предприятия, считается деловой бумагой и, следовательно, для него определены правовые последствия, т.е. этот документ уже может предъявляться в суде при разрешении возникших конфликтов и противоречий. Поэтому и ведение делопроизводства должно осуществляться на основании нормативных документов – специально разработанных инструкций, проверенных юридической службой и утвержденных руководителем предприятия. Эта инструкция не только руководство, но и документ, обязательный для исполнения, поэтому ознакомлены с ней должны быть все заинтересованные лица под роспись.

Бланки документов, в соответствии с которыми осуществляет свою деятельность предприятие, должны быть стандартизированы. Состав реквизитов, которые должны быть указаны на бланках, определяется по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот же стандарт устанавливает и требования к оформлению деловой и распорядительной документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
2. Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации – М.: Омега-Л, 2010. – 480 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие – М.: Управление персоналом, 2011. – 200 с.
4. Замыцкова О.И., Басаков М.И. Делопроизводство – Ростов н/Д: Феникс, 2011. – 376 с.