История развития секретарских служб

Часто секретарю-референту  передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта  входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как  правило, взаимодействует со службой  безопасности, кадровой и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

Часто в подчинении у  секретаря-референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.

Любой секретарь-референт должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

Значение секретарей-референтов в структуре управления неуклонно  повышается. По данным журнала "Профиль" сегодня секретарь-референт входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-референтов держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Формирование новой  секретарской профессии в равной степени основано на отечественном и зарубежном опыте организации секретарского обслуживания.

Надо отметить, что  в США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря  давно считается достаточно уважаемой  и соответственно оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

Работа секретаря-референта  современной российской фирмы имеет  свою специфику:

- большое разнообразие  задач со значительными различиями  в них по степени сложности,  важности и т. д.;

- весьма насыщенный  рабочий день;

- необходимость выполнять параллельно несколько работ;

- постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость  в случае срочной работы задерживаться  после окончания рабочего дня; 

- особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т.  п. 

Специфика и сложность  секретарского труда связана и с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Не случайно говорят, что "секретарь - лицо фирмы". Секретарь-референт - профессия обслуживания. В отечественной практике должность секретаря-референта преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника.

В связи с изменением места секретаря в структуре  управления современной фирмой появились  и более высокие требования к  уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности,

коммуникабельности, способности  решать разнообразные деловые задачи.

Сегодня профессия секретаря-референта  требует от человека высокой 

подготовленности, целого комплекса личностных и деловых  качеств,

обусловленных спецификой секретарского труда.

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности  предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается  знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft World, системы электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые  к современным секретарям, гораздо  обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами.

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно  разделить на три группы:

1. Знания, необходимые  для документационного и информационного  обеспечения руководства и фирмы  в целом. 

Секретарь-референт должен знать:

- нормативно-методические  документы по документационному  обеспечению управления,

- основные принципы  организации документооборота,

- основы архивного  дела,

- основные прикладные  программы, 

- русский язык,

- один или несколько  иностранных языков (в зависимости  от профиля деятельности фирмы).

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- составлять и оформлять  основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовать  работу с управленческими документами,  вести архив; 

- находить, систематизировать  и хранить информацию;

- пользоваться пишущей  машинкой, персональным компьютером,  принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые  для коммуникативного обеспечения  деятельности фирмы и ее администрации: 

- правила ведения деловой  беседы;

- принципы организации  приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

- современные средства связи; 

- основы профессиональной этики. 

На основе этих знаний секретарь  должен уметь:

- вести деловые беседы и телефонные  переговоры;

- организовать совещания, презентации,  служебные поездки; 

- пользоваться современными средствами связи;

- организовать прием посетителей; 

- планировать свою работу, планировать  и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными  направлениями деятельности фирмы,  ее внутренней структурой и  внешними связями: 

- принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

- основы административного, трудового  и хозяйственного права; 

- правовые акты и положения,  регламентирующие деятельность  фирмы и ее сотрудников. 

На основе этих знаний секретарь  должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Дополнительно можно сказать о  тех специальных познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий  обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

Ученому секретарю необходимо знать:

- научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;

- направления развития экономики  в конкретной сфере деятельности  учреждения;

- отечественные и зарубежные  достижения в аналогичной области  знаний;

- установленный порядок организации,  планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;

- действующее законодательство, регулирующее  защиту авторских прав и патентов;

- методы организации труда научных  работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.