Экспертиза ценности документов и комплектование Архивного Фонда РФ

   Для проведения экспертизы ценности дел, отбору и подготовки дел к передаче на постоянное хранение в организациях создаются экспертные комиссии(ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в количествен не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива, представитель архивного учреждения. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства.

Основными задачами ЭК являются:

• Организация и проведение экспертизы ценности дел на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• Организация и проведение экспертизы ценности дел при подготовки к сдаче их в архив организации;
• Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче их на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

       ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания протоколируются. Протокол подписывает председатель и секретарь. Решения ЭК вступают в силу после утверждения

руководителем организации.

       Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения.

       Подшивка вновь сформированных дел проводится только после завершения экспертизы ценности дел.

       По результатам экспертизы ценности документов составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.11 Акт и описи согласовываются ЭК организации и представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

       Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу. Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

 

 

II. Комплектование  Архивного Фонда РФ.

Пополнение Архивного Фонда Российской Федерации идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

   Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения её отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

   Комплектование – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда, в соответствии с его профилем.

       Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1. Определение источников комплектования;
2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив;
3. Подготовка документов и передача их на хранение в архив.

       Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.12

       В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков.

   Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и неисточники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет «Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов» и «Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов». В 90-е гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о новом понимании роли и места организаций в обществе (ранее – в системе государственного управления, прежде всего). Широкое понимание отраслей народного хозяйства и культуры, представленных государственными и негосударственными      организациями,     воплотилось     в    критерий «функционально-целевое назначение организации». В отличие от критерия «значение организации» он оценивает то место, которое организация занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость, которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда документов, которые в прежней ситуации, т.е. по старым критериям, не были бы приняты в состав Архивный фонд РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с точки зрения их рода деятельности – источники комплектования (но не все организации).

   Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

       Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы;
2. Анализ состава организаций и их документации;
3. Установление форм приема документов от организаций, отнесенных к числу источников комплектования.

       При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно- распорядительными нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

       В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

 

Сроки хранения документов

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:13

1) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации (в  том числе органов прокуратуры  Российской Федерации, Центральной  избирательной комиссии Российской  Федерации, Счетной палаты Российской  Федерации, Центрального банка Российской  Федерации (Банка России), а также  для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  государственных внебюджетных фондов  и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов органов государственной  власти, иных государственных органов  субъектов Российской Федерации  и организаций субъектов Российской  Федерации - 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов органов местного  самоуправления и муниципальных  организаций - 5 лет;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  отдельных видов архивных документов:

• записей актов гражданского состояния - 100 лет;
• документов по личному составу, записей нотариальных действий, по хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
• технологической и конструкторской документации - 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
• научной документации - 15 лет;
• кино- и фотодокументов - 5 лет;
• видео- и фотодокументов - 3 года.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение           Теория и практика архивного дела – разрабатывает принципы отбора организации материалов, подлежащих архивному хранению, способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов, систему научно-справочного аппарата (НСА), формы и методы всестороннего использования документов.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории Российской Федерации.   Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

1. ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.
2. Галахов В.В., Коренев И.К. Секретарское дело. – М.: Проспект, 2007. 
3. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005.
4. Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: Восток-Запад, 2006.
5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2008.
6. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004//Российская газета. 2004. 27окт.

 

 

 

1 Ст. 3 п. 16. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004//Российская газета. 2004. 27окт.

2 ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – С. 10.

3 Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005. – С. 73.

4 Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005. – С. 74.

 

5 Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: Восток-Запад, 2006. – С. 403.

6 Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005. – С. 78..

7Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005. – С. 80.

8 Галахов В.В., Коренев И.К. Секретарское дело. – М.: Проспект, 2007. – С. 163

9 Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005. – С. 83.

10 ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – С. 10.

11 Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2008. – С. 41.

12 Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005. – С. 71.

13 Ст. 22. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004//Российская газета. 2004. 27окт.