Экспертиза ценности документов: критерии определения ценности документов и правила оформления результатов

Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или  укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок. Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами, написанными краской. В настоящее время для размещения документов в архиве используются передвижные стеллажи. По сравнению со стационарными стеллажами и обычными шкафами они позволяют увеличить вместимость архива более чем в два раза или сократить его площадь при сохранении прежней вместимости. Вся площадь занимается стеллажами, остается один рабочий проход. Стеллажи передвигаются по рельсам из сплава алюминия, межрельсовое пространство закрывается фальшполом из ламинированной фанеры. Собственный вес стеллажей невелик благодаря использованию тонкого (0,7—0,8 мм) металла, что очень важно при установке стеллажей в помещениях, не имеющих специальных межэтажных перекрытий.

Легкость передвижения стеллажей практически не зависит от веса хранимых материалов. С помощью предварительного проектирования (подбор высоты стеллажей, количества полок и т.п.) достигается оптимальное использование пространства помещений с наибольшим количеством погонных метров полок.

Для быстрого поиска документов в архивах используются постеллажные указатели. Форма карточки постеллажного указателя установлена в нормативном документе «Основные правила работы ведомственных архивов». При заполнении карточки используется и ее оборотная сторона. Если на одной карточке не уместились все сведения по конкретному стеллажу, заполняется следующая карточка. Все карточки, относящиеся к одному стеллажу, скрепляются и хранятся в специальных ящиках с разделителями или заносятся в автоматизированную ИПС. Формат карточки А6 (148 х 105 мм).

Текст карточки постеллажного  указателя представлен в виде таблицы, состоящей из шести столбцов (Таблица 1).

В организации со структурным делением можно представить каждое подразделение в виде самостоятельного фондообразователя и присвоить каждому фонду отдельный номер. В этом случае в архиве организации необходимо завести еще один указатель — пофондовый.

Пофондовый указатель  представляется в виде карточки такого же формата, как и карточка постеллажного указателя. В нем тоже шесть столбцов, но название фонда выносится в заголовок карточки (Таблица 2).

 

  Таблица 1

Наименование организации  _____________ Карточка постеллажного  топографического указателя Стеллаж № 2
Шкаф №	Полка №	Фонд №	Опись №	Дела с № по №	Примечание
I	1	Р 148	1 л/с за 1998 г.	121—129	Отд. кадров
	2	-„-	1 л/с за 1998 г.	130—135	Отд. кадров
	3	-,,-	1 л/с за 1999 г.	135—141	Отд. кадров

 

 

 

 

Наименование организации Карточка пофондового  топографического указателя     Фонд № 12 Название фонда Отдел кадров
Опись № (н/д)	Дела с№ по №	Стеллаж №	Шкаф №	Полка №	Примечания
1 л/с за 1998 г.	1 за 1998 г.	2	1	1
1 л/с за 1998 г.	1 за 1998 г.	2	1	2
1 л/с за 1999 г.	1 за 1999 г.	2	1	3

Таблица 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Графа «Примечания» в  данном случае не заполнена, так как в организации используется одно хранилище. Но если фонд хранимых документов большой, то лучше располагать дела постоянного, долговременного и временного хранения в отдельных хранилищах, для указания которых используется графа «Примечания». В той же графе при необходимости можно записать наименования структурных подразделений, к которым относятся документы. Конечно, опытный работник архива может знать где расположено дело и без подобных указателей, но при его временной замене или смене новый работник может оказаться в сложном положении.

 

Основными учетными документами  ведомственного архива являются:

• книга учета поступлений и выбытия документов. Она используется для учета каждого поступления в архив и выбытия документов из архива. Обычно заводится в архивах, где хранятся документы двух и более фондов;
• список фондов (при учете каждого структурного подразделения или подведомственной организации как отдельного фонда). В списке фондов фиксируется порядок присвоения им номеров, он также позволяет вести суммарный и индивидуальный учет фондов;
• лист фонда. В нем фиксируются изменения в названии фонда, учет описей дел фонда, учет документов. Каждой описи присваивается порядковый (валовый) номер по листу фонда. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс «л/с», к номерам описей долговременного хранения — индекс «в»;
• опись дел (для учета дел постоянного и долговременного срока хранения). Учет дел со сроками хранения до 10 лет включительно может вестись по номенклатуре дел.

 

Поступающие в архив дела должны быть оформлены в соответствии с требованиями документа «Основные правила работы архивов организаций».

Оформление  дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной записи и внутренней описи документов. Оформление дела производится в каждом структурном подразделении, ответственном за делопроизводство. В зависимости от сроков хранения дела оформляются полностью или частично. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без нумерации листов, без составления заверительной записи. При заполнении реквизитов обложки дела необходимо указывать название организации (полное и сокращенное), наименование структурного подразделения (где заведено и хранится дело), заголовок и номер дела (в соответствии с номенклатурой дел), дату дела (год заведения и окончания дела в делопроизводстве). Архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводной описи.

В конце каждого дела (за исключением дел временного хранения) необходимо указать на специальном  бланке или листе формата А4 цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Последующие изменения в состоянии дела отмечаются в архиве со ссылкой на соответствующий акт проверки.

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В дело вшито (сложено) и  пронумеровано                      ________________________________________ листов + листов          внутренней описи____________________________ (цифрами  и прописью)          В том числе литерные листы___________________           Пропущенные номера_______________       Особенности физического  состояния и формирования дела   Номера листов                                       Должность лица, составившего          заверительную запись                              (подпись)                             Инициалы, фамилия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Для особо ценных дел (личных, судебных и следственных, о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и т.п.) при подготовке к сдаче в архив составляются (если не велись в течение года) внутренние описи.

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ                                             документов дела №____   № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечания                     Итого_______________________________документов                                                      (цифрами и прописью)                     Количество листов внутренней  описи___________________________                                                                                                       (цифрами и прописью)                     Должность лица, составившего                      внутреннюю опись документов              (подпись)               Инициалы, фамилия                                    Дата

 

Создавая организацию, следует помнить, что законодательство запрещает формирование тайных архивов из документов государственной части архивного фонда, а также из уникальных и особо ценных документов или тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. Архивы и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам.

 

1.3.Подготовка  дел к уничтожению

В течение делопроизводственного  года в организации создается большое количество документов. Часть документов (около 2%) подлежит передаче на государственное хранение как имеющих научную, историческую, экономическую и иную ценность. Остальные документы (98%) хранятся в архиве организации и по истечении срока хранения могут быть уничтожены. Выделение документов к уничтожению — это выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Процедура уничтожения  документов выработалась еще в Древней  Руси. Материалы вынимались «ларником», который заведовал ларем с документами и был уполномочен скреплять частно-правовые акты городской печатью, и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов.

В настоящее время  также существуют правила подготовки дел к уничтожению. Основным нормативным  документом, предназначенным для  использования при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т.е. общих для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций (в том числе организаций, действующих на общественных началах) служит Перечень управленческих документов с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003)). Для облегчения работы по отбору документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового характера. Перечень служит целям охраны, организации и качественного пополнения состава Государственной части Архивного фонда РФ; используется при формировании дел, подготовке номенклатур дел, разработке схем классификации документов, разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивных органов и экспертных служб госкомитетов, министерств, ведомств и др.

Правильно определять сроки  хранения недостаточно лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями Перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения, например: три года, пять лет, то время хранения устанавливается по документам с более длительным сроком хранения, в данном случае — пять лет.

Отбор документов и дел  к уничтожению оформляется актом. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлена в Основных правилах работы архивов организаций.

В акт на уничтожение  документов, не подлежащих хранению, в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу.

Сроки хранения дел исчисляются  с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 2009 г. можно выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

• 3 года — законченные в 2005 г.;
• 5 лет — законченные делопроизводством в 2003 г.;
• 10 лет — законченные делопроизводством в 1998 г.

Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Существует и другая процедура подготовки дел к уничтожению. Акт может быть составлен и  подписан экспертной или иной комиссией, специально созданной для осуществления данной работы, а утвержден руководителем организации. После составления акта документы могут быть уничтожены путем измельчения или сожжения. В конце акта необходимо сделать пометку: «Документы уничтожены путем механического измельчения» или «Документы уничтожены путем сожжения». Если организации не сдают документы на государственное хранение или уничтожаемые документы имеют специфическую особенность (например, испорченные трудовые книжки, бланки дипломов), то акт на уничтожение может быть составлен по общим правилам.