Экспертиза ценности документов в архиве. Архивы РФ

 

Содержание:

Введение………………………………………………………………….. 3

Экспертиза ценности документов ………………………………………4

          Экспертиза ценности документов в архиве. Система критериев ценности документов.............................................................................................6

          Заключение………………………………………..………………………10

Список литературы…………………….....................……………………11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Либо, экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке,    в    результате   которой    осуществляются    комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование. Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой.

 

 

 

 

 

Экспертиза ценности документов

         Экспертиза ценности документов проводится:

• в делопроизводстве организации;
• в архиве (архивной службе) организации;
• в архиве

Первой и основной задачей  экспертизы является установка документов, которые несут ценную информацию, и отбор их для передачи в государственные  архивы. С целью её разрешения изучению подвергаются как документы отдельных  учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств. Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение. Документы научной ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор их в государственные архивы.

     Задача отбора документов в государственные архивы требует всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности, компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости. Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравноценностью их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и планомерности.

      Вторая задача экспертизы – определение  сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм – государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.

      Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

    Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Экспертиза ценности документов в архиве. Система критериев ценности документов.

Экспертиза ценности в  архиве проводится: при поступлении  документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических  и физических лиц - собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объёмных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев  ценности документов. Критерии – признаки, на основании которых определяется ценность документов. Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

1. Критерии происхождения:

• функционально-целевое назначение организации (с учетом как её особой роли так и типового характера);

• значение лица в жизни общества;
• время и место создания документа.

2. Критерии содержания:

• значимость информации документа (уникальность и типичность);
• повторение информации документа в информации других

документов;

• вид документа;
• подлинность документа.

3. Критерии внешних особенностей:

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и
• оформления документа;
• физическое состояние документа.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая  сила документ; внешние особенности  документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т. п.), палеографические и языковые особенности, физическое состояние  документов. В качестве критериев  ценности могут также выступать  объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные  критерии в экспертизе применяются  неодинаково. Одни из них учитываются  всегда, независимо от характера, времени  происхождения, способа воспроизведения  и других специфических особенностей документов. К их числу следует  отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат главными, определяющими  ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности  документов, выступают значительно  реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или  документации, на образовании которой  сказались национальные черты и  особенности фондообразователей.

К числу важных критериев  ценности следует отнести критерий значимости автора документа. Автором  может быть определенное лицо или  учреждение. Этот критерии широко применим к документам фондов личного происхождения, издательств, редакций газет, журналов, творческих коллективов, театров, музеев. Значение отдельных личностей в научной, политической общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой документации. Историческое значение того или иного учреждения так же предопределяет ценность его документов. Поэтому все сохранившиеся документы могут быть оставлены на хранение только вследствие того, что они образовались в процессе деятельности или исторических по своей роли учреждений или крупных общественных и государственных деятелей, выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства.

С особым вниманием надо относиться к рукописям, к документам за подписью их автора, или с авторскими пометками, резолюциями и т.д.

Критерий подлинность имеет важное значение. Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит. Критерий подлинности документов имеет двоякое значение. С одной стороны, он определяет основное требование архивистов, заключающееся в том, что все официальные документы, принятые на государственное хранение: постановления, распоряжения, протоколы, приказы, решения и другие – должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения (подпись, печать и т. п.). С другой стороны, он применяется в экспертизе документов социально - правового характера (договора, акты, соглашения, обязательства, решения исполнительных органов), образующихся в процессе заключения всякого рода сделок, торговых операций, выдачи денежных ссуд. Эти документы определяют права одних контрагентов, обязанности других, права истцов, сроки выполнения договорных обязательств, а также судебных решений, их обжалования и т. д.

           При экспертизе ценности документов принимается во внимание их физическое состояние. Если документы имеют внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они восстановления. Неудовлетворительное состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются фотокопии. Плохое физическое состояние основных категорий документов часто вынуждает оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения.

 Палеографические,     языковые,     художественные     и    другие особенности документов. При экспертизе ценности документов имеет значение также материал, на котором они написаны, способ их воспроизведения.

          На постоянное хранение следует оставлять документы с художественной росписью, орнаментом, миниатюрами, документы, написанные на особом писчем материале (бересте, пергаменте), документы, представляющие интерес с точки зрения постановки делопроизводства в определенный исторический период и т. п. Заслуживают внимания дипломатические и языковые особенности документов. Все эти критерии ценности почти неприменимы при экспертизе документов советских учреждений. Они имеют значение для исследования документов учреждений за дореволюционный период, фондов личного происхождения и коллекций. Не сохранившийся полностью архивный фонд может быть восполнен за счет документов других учреждений.

       

 

 

 

 

 

Заключение           

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы  второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и  предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.

  Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе – изыскание  путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

1. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005.
2. Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения. Археографический ежегодник за 1969 г. — М., 1971.
3. Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития. Делопроизводство. — 2003.
4. Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, использование.  Отечественные архивы. — 1998.