Экспертиза ценности документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 

«ПЕНЗЕНСКИЙ КОЛЛЕДЖ  ПИЩЕВОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ И КОММЕРЦИИ»

Г. Пенза, ул. проспект Победы, 3

ДОКЛАД 

на тему: «Экспертиза ценности документов»

ВЫПОЛНИЛ:

Учащаяся группы № 60К

Солдатова И.

ПРОВЕРИЛ:

Преподаватель спецдисциплины

 «Делопроизводство»

Краснощёкова С.А.

2012-2013 уч. Год

    Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью «отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и  заканчивается в государственном  архиве.

Первым этапом определения  ценности документов можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы  вышли из оперативной работы, при  подготовке документов к длительному  хранению или сдаче в архив  учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под  руководством экспертной комиссии, действующей  постоянно. В крупных учреждениях  со сложной структурой действуют  центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных  подразделений, подчиненных или  подведомственных учреждений. Порядок  организации работы ЦЭК и их функции  определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

♦          рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

♦          организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

♦          рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания  протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их натри группы:

♦          основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

♦          оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

♦          документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет).

Проведение экспертизы следует  начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных  подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают  сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады  и т.д. Если по какой-либо причине  подлинники отсутствуют, на хранение оставляют  заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные  подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется  только подлинник в том структурном  подразделении, где он был составлен.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло  должного отражения в сводных  документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью  специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются  постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как  в течение года при формировании дела в него могли попасть и  другие категории документов.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

■          постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

■          длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

■          временного хранения(до 10 лет);

■          подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и  долговременным сроками хранения готовят  к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими  сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.