Электронная документация. Система управления документами

1 Системы Управления Документами

1.1    Дефиниция

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного

обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления

документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт

аналитическая компания IDC

     Системы управления  документами (СУД) обеспечивают процесс  создания,управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы.

Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио,видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являютсясоздание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами.

За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

    В современных  распределенных предприятиях система  распространения документов, требования  по их доступности и необходимость  совместной работы с ними растут  экспоненциально.

 Имеющие высокую ценность  информационные материалы создаются  ежедневно, размещаются в глобальных  сетях, распространяются в различных  профессиональных коллективах.

В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

 В этом должны помочь  Системы управления документами.

 Таким образом, автоматизация  делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности  руководства предприятием и работы  самого предприятия.

1.2    Общие требования  к системе документооборота

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

    Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

      Распределенность - основные проблемы при работе с документами

возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное,

расширяемое управление документами приводит к резкому повышению

продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

      Модульность - вполне возможно, что заказчику  может не потребоваться сразу  внедрение всех компонентов системы  документооборота, а иногда спектр  решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота  должна состоять из отдельных  модулей, интегрированных между  собой.

       Открытость - система документооборота не  может и не должна

существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо

интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

        Эффективность - обеспечение рационального соотношения  между

затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные

результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого пектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

1.3    Классификация  СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Ниже перечислены категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

        Системы  СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии.

Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

       Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell

GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения.

    Аналогично таким  средствам как текстовые редакторы  и электронные таблицы, корпоративные  СУД являются стандартным, "приложением  по умолчанию" для создания  и публикации документов

в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи.

Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

      Системы  управления (от англ. content – содержание, суть):

Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

        Системы  управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

2. Функции  и Задачи Суд

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства.

Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать:

• собственно разработка содержания документа;

• оформление документа;
• утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

• активный доступ;

• архивный документ:
• краткосрочного хранения;
• долгосрочного хранения;
• уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы(докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому

оперативную и максимально полную подборку можно получить только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.

   Электронный архив  предприятия - это комплекс программного  и аппаратного обеспечения, предназначенный  для решения следующих задач: 

 Организация  хранения электронных документов.

Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых

задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения информации.

    Иногда для  ряда задач необходимо создавать  систему хранения, которая состоит  из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуется  применение высокоскоростных жестких  дисков, а для архивного хранения  достаточно роботизированных библиотек  оптических дисков. Соответственно  для таких систем хранения  необходимо решать задачи не  только совместной работы данных  носителей информации, но и обеспечивать  миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться  либо путем настройки системы  администратором (например после истечения 90 дней со дня создания документа

он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.

       Организация  учета бумажных и микрографических  документов.

Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.

       Организация  поиска документов.

Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов.

Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

       Поддержка  защиты документов от несанкционированного  доступа и аудита работы.

Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа(набор полномочий зависит от конкретной СУД):

полный контроль над документом;

право редактировать, но не уничтожать документ;

право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;

право читать документ, но не редактировать;

право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

полное отсутствие прав доступа к документу;

       Поддержка  просмотра документов без загрузки  приложений, которые

порождают документ.

Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.

       Поддержка  аннотирования документа.

Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания.

Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.

        Поддержка  коллективной работы с документом.

Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть

реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c

редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты.

Для того чтобы позволить в рамках одного документа работать одновременно нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа - один документ может содержать несколько версий, а каждая версия – несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).

        Поддержка  составных документов.

Каждый документ может представлять собой совокупность других документов.

Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу. Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти связи определяют, как будет

осуществляться сборка документа в составной документ. Для составных

документов должно существовать приложение, которое будет осуществлять окончательную сборку такого документа.

Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять. Это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.

Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций, связанных с

документами разных типов (электронных, бумажных, микрографических) и переводом их из одного типа в другой. Данная проблема подразделяется на два класса.

       Персональный  ввод бумажных документов. Ввод  небольшого количества разнотипных  бумажных документов осуществляется  с помощью планшетных или персональных  сканеров. После операции сканирования  документ вручную индексируется  путем заполнения карточки документа.

       Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего  состоит в том, что обрабатывается  большое количество однотипных  документов. В качестве примеров  приложений данной технологии  в конкретных предметных областях  можно привести: систему ввода  и хранения платежных поручений  в банке, систему обработки анкет  опроса населения, систему обработки  результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач.

Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображения документов.

Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного документа.

     При организации  систем документооборота одной  из основных составляющих являются  системы маршрутизации и контроля  исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.

      Свободная  маршрутизация.

Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них.

Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем

исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все

пользователи завершат работу с документом.

    Системы электронной  почты.

Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

    Свободная маршрутизация  документов с контролем исполнения.

Под контролем исполнения понимается следующая функциональность:

Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).

Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено.

Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.

Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.

Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

История выполнения заданий.

Контроль качества исполнения -  означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно

исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

       Маршрутизация  документов по заранее определенным  маршрутам с

контролем исполнения (жесткая маршрутизация).

Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:

комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету", поэтому в этом случае используется специализированный графический редактор, позволяющийсоздать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его. Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе. И вот почему.

   Любой процесс  маршрутизации документов - это движение  одного документа, а не множества  его копий, как это происходит  в системах электронной почты.

  Посылать один документ  необходимо не только по соображениям  экономии пространства, но и в  основном для поддержания его  целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ.

Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частной системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области.

Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционал системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований.

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе,

рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.

Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к.

приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации , а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Список Литературы

1.      Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота

// Открытые системы – 1997. №1

2.      Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации

документооборота // Открытые системы – 1997. №1

3.      Корнеев  И.К. Организация технологий офисной  деятельности: Монография

/ ГУУ. – М., 2001. – 204 с.

4.      Кузнецов  С. Л. Выбор и опытное внедрение  системы электронного архива

// Секретарское дело – 2001. №3

5.      Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор

информационной службы. – 2001. №2

6.      Системы  электронного управления документами: обзор, классификация и

оценка возврата от внедрения - <12.09.2002>

7.      Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства.

<13.09.2002>

8.      Электронный  документооборот: миф или реальность? Форум. –

2001