Электронный документ и электронная цифровая подпись

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Новокузнецкий филиал-институт

государственного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования 

«Кемеровский государственный  университет»

Экономический факультет

Кафедра менеджмента и  маркетинга

 

Студент группы МПМ-12-2

Куликова И.Е.

 

 

РЕФЕРАТ

по документированию управленческой деятельности

 «Электронный документ и электронная цифровая подпись»

 

 

 

       Руководитель:

 

Р.Р.Яворская _________

«__» ___________20__г.

Реферат:

«защищен/не защищен»

____________________

^{(Подпись  руководителя)}

«__» ___________20__г.

 

Новокузнецк 2013

Содержание:

Введение

1. Электронный документ

2. Электронная цифровая  подпись

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Проблема использования  электронного документооборота в сфере  управления является исключительно  многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное  внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных  документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического  характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования  новых информационных технологий в  делопроизводстве позволяет строить  не только гипотетические предположения  об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Актуальность темы объясняется  тем, что в настоящее время  вопросы использования электронных  документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень  большое значение. Вокруг них ведутся  многочисленные споры.

 

 

 

 

 

 

 

1. Электронный  документ                                                                                                                                            

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника  и информационные технологии, большое  значение имеют электронные документы.                                                                   С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных.

Кроме того, электронный  документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным – возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.

Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной  цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

В соответствии с Федеральным  законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011)  "Об информации, информационных технологиях  и о защите информации" электронный  документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для  восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Также электронный документ может определяться как форма  подготовки, отправления, получения  или хранения информации с помощью  электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске  и ином электронном материальном носителе.

Электронный документ можно  определить как информацию, представленную в форме набора состояний элементов  электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая  может быть преобразованной в  форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая  атрибуты для идентификации документа.

Можно выделить следующие  характерные особенности электронных  документов:

Электронный документ не может  восприниматься человеком непосредственно  в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;

Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых  он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат альбомов программ, стандарт представления  данных); т.к. технологии, с помощью  которых создаётся электронный  документ, подвержены устареванию и  быстрой смене, велика опасность  утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при  отсутствии устаревшего оборудования или программы;

Электронные документы имеют  свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание – одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в  базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор  могут стать традиционным документом;

Электронные документы, в  отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;

Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий  существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению  к электронным документам понятий  «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения  юридической силы и аутентичности электронного документа;

Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;

Электронные документы требуют  специфических правил описания, а  создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.

Электронные и бумажные документы  имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.

 Время транспортировки  документа

Несомненно, электронные  документы имеют здесь неоспоримое  преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют передавать сообщения  за секунды.

 Справочно-информационная  работа (поиск информации в информационном  фонде по атрибутам документа и по содержанию)

При отсутствии оптимальной  системы классификации документов и информации эта задача может  оказаться достаточно трудоёмкой для  бумажных документов.

Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается по времени благодаря  использованию ссылок, позволяющих  найти не только один документ, но и  другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам.

 Требования к оформлению  документов

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами  и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое разнообразие в  оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

А требования к оформлению электронных документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более  жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам  связи при наличии различных  систем и программно-технических  средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.

 Придание документу юридической силы

Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные  с приданием им юридической силы.

 Для электронных документов  особое значение имеет Федеральный  закон «Об электронной цифровой  подписи», обеспечивающий правовые условия использования ЭЦП:

- срок действия сертификата  ключа, относящегося к этой  ЭЦП;

- подтверждение подлинности ЭЦП;

- использование ЭЦП в  отношениях, в которых она имеет  юридическое значение.

При соблюдении данных условий  ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого закона предполагает издание  соответствующих подзаконных актов, создание специальных удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.

 Удобство восприятия  информации

Это качество в большей  мере выражено у бумажных документов.

По восприятию электронные  документы сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа  его файл «прокручивается» перед  глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем  при чтении с листа бумаги.

 Возможность работать  с несколькими документами одновременно

При работе с документами  и печатными изданиями, сопоставляя  информацию из них, нередко обнаруживаются особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочерёдном просмотре  документов.

«Многооконная» работа с  файлами также даёт возможность  одновременно работать с несколькими  документами, но при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит преимущественно  логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ.

 Возможность сделать  копию документа

На бумажном носителе копии  могут быть получены средствами репрографии  и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке копии могут  быть получены с помощью фотографирования и микрофильмирования. Электронную  копию бумажного документа получают путём сканирования.

В случае с электронным  документом трудоёмкость и затраты  времени получения копии значительно  меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.

 Утомляемость при работе  с документами (без учёта характера и содержания информации)

С бумажными документами  можно работать несколько часов  подряд и менять позу. При этом задействовано  не только зрение, но и осязание, а  иногда даже обоняние.

Утомляемость же при работе с компьютером больше, чем при  работе с бумажными документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв в работе.

 Специально оборудованное  рабочее место для восприятия  информации

Для восприятия информации бумажного документа достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких  специальных условий не требуется.

Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование  портативных компьютеров и мобильных  средств связи снимает часть проблем.

 Информационная безопасность и защита информации

Защитить бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных формах (передача под расписку) и другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается путём использования  средств регламентации доступа  пользователей к компьютерам  и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

 Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком

Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.

В случае с электронным  документом нужно учитывать, что  жизненный цикл программных средств  и носителей записи (моральное  и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств  её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Иногда предлагают сохранять соответствующие  технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или  распечатывать электронные документы  на бумаге и заверять сделанные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для обеспечения сохранности и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.

Можно сделать вывод, что  электронные документы хоть и  имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая  передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа  в базе), они также обладают существенными  недостатками – проблемы придания юридической силы документу и  необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.