Этапы информатизации архивного дела

 

2.4 Принципы информатизации архивного дела

 

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

- преемственность по отношению  к традиционно сложившейся системе  государственного учета и НСА  к документам АФ РФ, контроля  за обеспечением сохранности  и учета использования документов;

- преемственность в развитии  автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии  определенного типа позволяет  использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей  версии;

- системность в реализации  технологических и информационных  решений как одного архивного  учреждения, так и группы архивных  учреждений: ААТ представляют собой  программно-технический комплекс, обеспечивающий  рациональное функционирование  связанных баз данных;

- внутриотраслевая унификация  методов описания, представления, передачи  и обработки данных в электронной  форме в рамках основных направлений  деятельности архивных учреждений;

- сопряженность с информационными  системами учреждений-источников  комплектования и учреждений, являющихся  постоянными потребителями архивной  информации, с внеотраслевыми системами  передачи данных.

Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов:

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.

2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных.

3. Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного приложения, солидность фирмы.

4. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождение к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.

5. Создание, установка, адаптация программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания

6. Сертифицирование и регистрация программного продукта

7. Поддержка и обслуживание системы

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта. Он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.

Проведенный анализ позволил выделить ряд направлений в современных информационных технологиях, способных оказать влияние на решение данной проблемы:

• использование носителей информации большой емкости;

• технологии оцифровки различного вида документов;

• технологии создания мультимедиа систем и продуктов, Web-технологии;

• телекоммуникационные сети и системы, в частности, сеть Интернет.

Применение вышеуказанных технологий и средств компьютерной техники позволяют:

• использовать уникальные архивные документы, которые в силу своей значимости или физического состояния практически недоступны исследователям;

• создавать фонды пользования на основе баз данных с цифровыми копиями архивных вербальных, аудио-, видеодокументов;

• разрабатывать мультимедийные продукты на основе архивных документов как текстовых, так и аудиовизуальных;

• осуществлять удаленный информационный поиск архивной информации в базах данных с передачей по телекоммуникационным каналам электронных копий архивных документов;

• проводить электронную реставрацию архивных документов.

 

Заключение

Итак, в работе были рассмотрены основные этапы информатизации архивного дела в нашей стране, изучены перспективы внедрения информационных технологий в архивных учреждениях.

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД «Архивный фонд», «Фондовый каталог» (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных «Паспорт архива», «Учет фондов», «Аннотация фондов», «Учреждения - источники комплектования», «Учет исполнения запросов», «Читальный зал», «Физическое состояние документов» и др.

Таким образом, можно сделать вывод, что тематика создаваемых БД совпадает с приоритетными интересами (пользователей) исследователей и тематикой запросов. Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь из экзотики в привычную, неотъемлемую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности. И в этом самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий.

Анализ опыта работы ряда государственных архивов в области информатизации и применения информационных методов показывает, что современные возможности, появившиеся в практике работы архивистов, а также их творческий подход к своей текущей деятельности, основанной на традициях отечественного архивоведения, поднимают науку об архивах на качественно новый уровень.

Рассматривая общую картину информатизации архивного дела, необходимо подчеркнуть, что компьютерная информатизация — достаточно юный процесс, вызванный, в первую очередь молодостью развития техники и специализированного программного обеспечения. Тем не менее, прослеживая общие тенденции развития культуры и науки, а также постоянно возрастающие объемы курсирующей информации, которую необходимо обработать, сохранить и иметь при необходимости быстрый доступ к ней, информатизация архивного дела становится единственным обоснованным и перспективны решением, способным соответствовать всем требованиям современной архивной отрасли.

 

Список используемой литературы

 

1. Правила организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в  государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках, организациях  Российской академии наук. М.: 2007

2. Алексеева Е.В., Афанасьева  Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2005

3. Федеральный закон РФ  «Об архивном деле в РФ»  от 22.10.2004г.

4. Статья: Архивные информационные технологии на современном этапе. Киселев И.Н.

5. Статья: Электронные справочно-поисковые системы в государственных и муниципальных архивах: современное состояние и перспективы развития. Афанасьева Л.П.

6. Концепция информатизации архивного дела России, утвержденная Росархивом, 1995г.

7. ВРЕМЕННЫЙ ПОРЯДОК автоматизированного  государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный приказом Росархива от 23 октября 2000 года № 64

8. Проблемы информатизации архивного дела в Российской Федерации. Тезисы выступления Заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова

9. СПС Консультант Плюс - www.consultant.ru/

10. Портал Архивы России. Федеральное архивное агентство http://www.rusarchives.ru/