Кадровая документация

Кадровая документация

     

      Кадровая документация - совокупность форм, отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

      Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т. е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам.

      Постепенно круг таких документов стал перерастать границы прежнего понимания термина "документация по личному составу". С расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.

       В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы.

      Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

 

 

Классификация кадровых документов

 

     Следует отметить, что кадровые документы реализуют не только основную функцию управления, но и целую систему функций, что связано с полуфункциональностью кадрового документа.

      Так, юристы классифицируют кадровую документацию по информационному назначению (выделяя содержание информации):

           - плановая;

          - учетная;

          -финансовая и т. д.

      Кроме того, документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).

      В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение с ведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.

      К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица работника (доверителя), на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.

       К документам по личному составу относятся и те, которые входят в личное дело, а также трудовые книжки работников.

       Создание кадровых  документов на основе межсистемной  унификации позволяет не только  раскрыть ее возможности, но  и создать в будущем единую  оптимальную систему документации по кадрам.

       Делопроизводственное  обеспечение системы управления  персоналом - создание условий для  осуществления работы с документами,  обращающимися в системе управления  персоналом, в рамках полного  цикла обработки и движения  документов с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

       Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция:

- разрабатывается специалистом  службы управления персоналом, либо  руководителем соответствующего  структурного подразделения, либо  самим работником совместно с  непосредственным руководителем; 

- подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком;

- утверждается  первым руководителем организации; 

- согласовывается  с юристом; и 

- доводится  до работника под расписку.

Типовая должностная  инструкция состоит из шести разделов: Общие положения, Цели, Функции, Связи по должности, Права, Отвественность.

       Личное  дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит:

- личный листок по учету кадров;

- автобиографию; 

- копии  документов об образовании; 

- копию  документа об утверждении в  должности; 

- характеристики  или рекомендательные письма;

- заявление  о приеме на работу или трудовой  договор; 

- копию приказа о приеме на  работу;

- список научных трудов и  изобретений и др.

       Личностная спецификация - документ, описывающий характеристики, которыми должен обладать человек для успешного выполнения работы. Различают личностные спецификации:

- из семи пунктов по А.Роджеру; и

- из пяти пунктов по М.Фрейзеру.

       Назначение - постановление, приказ или распоряжение о зачислении на работу.

      Нормативно-методическое обеспечение  системы управления персоналом - совокупность утвержденных в установленном порядке:

- документов организационного, организационно-методического,  организационно-распорядительного,  технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического  характера; и 

- нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила и методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом.

      Оперативный план работы с персоналом - комплекс кадровых мероприятий, направленных на реализацию конкретных целей организации и каждого работника и охватывающих планирование всех видов работ с персоналом в организации. Обычно оперативный план работы с персоналом составляется на год.

      Описание работы - фиксация данных о содержании конкретной работы в конкретной организации. Описание работы включает:

- наименование работы;

- подчиненность вверх и вниз;

- общую цель работы;

- краткое описание основных  операций;

- уровень полномочий и ответственности; 

- описание квалификации кандидата,  необходимых личных качеств, компенсационного  пакета и т.д.

       Первичные документы по учету личного состава работников - приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении.

      Положение о персонале - документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие вопросы.

      Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения организации: задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает семь разделов:

-1- Общие  положения; 

-2- Задачи  подразделения. 

-3- Организационная  структура подразделения. 

-4- Функции  подразделения. 

-5- Взаимоотношения  подразделения с другими звеньями  организации;

-6- Права  подразделения. 

-7- Ответственность  подразделения.

       Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим и организацию работы.

       Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

      Спецификация работы - документ, составленный на основе анализа работы.   Спецификация работы содержит требования к работе по конкретной должности или рабочему месту. Спецификация работы содержит разделы:

- пункты  ответственности; 

- рабочие  взаимоотношения; 

- условия  труда; 

- контроль  за выполнением работы;

- требования, предъявляемые работой к образованию,  квалификации и опыту работника.

      Схема замещения должностей - документ, содержащий перечень должностей руководителей и специалистов организации, подлежащих замещению работниками с высшим и средним специальным образованием. Схемы замещения позволяют прогнозировать персональные продвижения по службе, их последовательность и сопутствующие мероприятия.

Схема замещения  должностей - вариант схемы развития организационной структуры организации, ориентированной на конкретные личности.

       Тарифно-квалификационные характеристики - описание должностных обязанностей, уровня профессиональных знаний, трудовых навыков, опыта, умений.

       Тарифно-квалификационный справочник - нормативный документ, предназначенный для тарификации работ и присвоения тарифно-квалификационных разрядов работникам на основе включенных в справочники тарифно-квалификационных характеристик.

       Трудовая книжка - основной документ, характеризующий трудовую деятельность работника. В трудовую книжку вносятся сведения:

- о работнике; 

- о выполняемой  им работе;

- о поощрениях  и награждениях за успехи в  работе.

       Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.