Классификация документов. Требования к бланкам документов. Служебное письмо

 

Федеральное государственное образовательное учреждение                высшего профессионального образования                                                 "Московский государственный агроинженерный университет             имени В.П. Горячкина"

 

Кафедра: Бухгалтерский учёт                                                                           Факультет: Инженерно-экономический     

 

 

 

   

Реферат

 

 

по дисциплине: Документирование.                                                                    на тему: «Классификация документов. Требования к бланкам документов. Служебное письмо». 

 

 

 

 

 

      Выполнил: Астахов Н.С.                              Группа: 32 эк.

       Проверил: Григорова Е.С,  

 

 

  

 

 

 

 

 

 

МОСКВА, 2012

Содержание

     Ведение…………………………………………………………………………3

1. Классификация документов…………………………………………….4

 
  1.1. Организационные документы…………………………………..5-6

 
  1.2. Распорядительные документы………………………………….7-8 
 
  1.3. Информационно справочные документы…………………….....9

 

2. Требования к бланкам документов………………………………..10-11

 

3. Служебное письмо………..…………………………………….........12-14

 

1. Макет служебного письма………………………………………..15

 

Заключение…………………………………………………………………16

 

Список литературы……………………………………………….……17-18 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Для того чтобы разобраться в  многообразии документов, разработаны  определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами, а так же различные  классификации. Классификация очень  важна – она отображает объективные  закономерности различных процессов  и выделяет конкретные признаки объекта.       Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецова.[1]  Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.        Классификация (лат. classik – разряд, группа) документов – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

 

 

1. Классификация документов

Современная организация  делопроизводства начинается с классификации  документов по заданным признакам. 
      По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы: 
 • письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов; 
 • графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве; 
 • фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.[3] 
 По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы: 
 
 • организационные; 
 • распорядительные; 
 • информационно-справочные. 

 

 

 

1.1 Организационные  документы

Организационные документы  являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.  
      Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационных документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. [4] 
      Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.  
      С точки зрения срока действия организационных документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационные документы.  
      Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационных документов. [7] 
      Разрабатывает организационные документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.  
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.  
      В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.  
      К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.  
      Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения 

 

1.2.   Распорядительные документы

Распорядительные документы  – это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.  
      Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.  
      Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.  
      В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. [8] 
      С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: 
· правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); 
· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований; 
· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.  
Основанием для издания распорядительного документа может быть: 
· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; 
· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.  
      Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.[6] 
      С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: 
· документы, издаваемые в условиях коллегиальности; 
· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. 
 
 
 

 

 

 

1.3. Информационно справочные документы

Информационно-справочные документы  сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. 
      Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.    
      Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.    
      На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.    
      В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.  
 
 
 
 
 
 
 

 

 

2.Требования к бланкам документов

Документы изготавливают  на бланках. Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм - левое;
• 10 мм - правое;
• 20 мм - верхнее;
• 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный . Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). [9]

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в  зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.                                                                                                                Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

 

 

 

 

 

3.Служебное письмо

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.    
      Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.    
      Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.    
      Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.    
      Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.    
      Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. [7]   
      В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. [11] 
      Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.    
В письмах используют следующие формы изложения текста: 
· от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); 
· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); 
· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 
      В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.    
      Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях: 
· письмо оформляется на должностном бланке; 
· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.    
      Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать. 
      В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".  
      Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.    
      Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.    
      Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.    
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. 
      Датой письма является дата его подписания. 
      Обязательными реквизитамиписьма являются: наименование организации . справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати. 
      По характеру информации письма имеют много разновидностей: сопроводительное письмо; письмо-просьба; письмо-запрос; письмо-ответ; письмо-сообщение; письмо-подтверждение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-извещение; письмо-приглашение; письмо-предложение; письмо-напоминание; письмо-требование; письмо-благодарность; письмо-поздравление.[13]