Классификация и автоматизация систем ДОУ

Классификация автоматизированных систем ДОУ

Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно  разделить на три класса или уровня.

Системы первого уровня (их можно  определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде белорусских ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

Ключевым признаком второго  уровня является наличие в системе  полной электронной версии каждого  документа, что позволяет вести  полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока - порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько  существенных ограничений, которые  и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют  не с электронными документами в  полном смысле этого слова, а с  электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения.

Нередко в аннотациях систем можно  встретить фразы типа "система  поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его  первичной регистрации до списания в дело". Между тем, как известно, "списанием в дело" полный жизненный цикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту - сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется "электронным архивом", не является архивом с профессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются.

Доля перехода на третий уровень  ДОУ вышеупомянутые системы необходимо оснастить сертифицированными средствами ЭЦП, а также решить комплекс проблем, связанных с архивным хранением  электронных документов.

После вступления в силу в январе 2000 г. закона "Об электронном документе" в Республике Беларусь появилось  правовое поле для перехода к системам третьего уровня. Их ключевой особенностью является наличие цифровой подписи, придающей электронным документам юридическую силу наравне с бумажными.

Придание электронным документам юридической силы дает возможность  отказаться от бумажных "двойников" и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

Преграды

Впрочем, нашей стране тоже предстоит  преодолеть еще немало преград. Очевидно, что в идеале ведомственные системы электронного документооборота и государственная система архивного хранения должны стать компонентами единой, более общей системы ДОУ, охватывающей весь аппарат управления. Но в сегодняшних условиях представляется нереальным создание такой системы по единому плану. Слишком различаются финансовые и кадровые возможности разных ведомств, да и традиции документооборота в них бывают достаточно специфичными. В тех случаях, когда руководство "созревает" для решения о создании собственной системы ДОУ, это решение обычно принимается без учета аналогичных систем, уже существующих или внедряемых в других ведомствах.

На практике это приводит к довольно любопытным результатам. Например, в  Москве системы ДОУ внедрены как  на уровне мэрии, так и во всех районных префектурах. Но при этом каждая из них разрабатывалась отдельно и, как правило, другим системным интегратором. Электронная версия документа, поступающая из мэрии в префектуру, не может быть автоматически переадресована в низовые звенья этой префектуры - их автоматизированные системы несовместимы. По этой же причине разные префектуры не могут обмениваться электронными версиями документов между собой. Нечто подобное намечается и в нашей стране. Притом в случае внедрения разными ведомствами разных средств ЭЦП взаимная несовместимость может быть унаследована и даже усугублена при переходе к системам третьего уровня.

Правда, в "Программу информатизации Республики Беларусь на 2001 - 2005 годы" по инициативе архивистов включен пункт  о разработке типовой системы безбумажного документооборота государственных учреждений. Но, даже если такая система будет успешно создана и окажется эффективной, вряд ли можно рассчитывать, что она сможет вытеснить уже внедренные во многих ведомствах системы ДОУ второго уровня. Для их владельцев дешевле окажется дооснастить их недостающими средствами ЭЦП, чем переходить к совершенно новой системе.

Нужно регламентировать формат, в  котором документ будет поставляться в сеть (включая как логическую, так и физическую его структуру), а также определить порядок его передачи из одной сети в другую. В период сосуществования полуавтономных сетей разного уровня документ, видимо, будет проходить несколько последовательных стадий. Он может быть изначально создан и подписан как обычный бумажный документ. Перед рассылкой будет создаваться его равнозначная электронная версия, удостоверяемая ЭЦП. Именно она по межкорпоративной сети поступит к адресатам.

Далее документ должен быть преобразован в формат, пригодный для его  обращения в локальной системе той организации, которой он адресован. Если организация вообще не внедрила у себя информационные технологии ДОУ, документ придется распечатать и сверить бумажную копию с электронным оригиналом, снабдив ее соответствующим штампом "копия верна". При наличии в организации собственной автоматизированной системы ДОУ, входящий документ должен приобрести шлейф регистрационных и иных пометок (входящий номер, резолюции, визы, отметки о прохождении и исполнении и т. п.), выполненных уже в формате соответствующей системы. Естественно, эти дополнения не могут вноситься в исходный файл, иначе его целостность будет нарушена. Они должны представлять собой приложения к нему, а документ превратится в довольно сложный комплекс взаимосвязанных объектов. Именно в таком виде он должен поступить в итоге на архивное хранение.

Для ввода в действие такой системы  должен быть разработан пакет нормативных  документов и инструкций, детально регламентирующих тот довольно сложный  процесс прохождения документа, который эскизно изложен в предыдущем абзаце. Основная роль в разработке этих документов должна принадлежать БелНИЦЭД, в контакте с канцелярией Президента Республики Беларусь и другими заинтересованными службами. Одновременно предстоит продумать и механизмы передачи документов постоянного срока хранения в архив БелНИЦЭД. Особенно важно, чтобы архив мог обеспечить проверку цифровой подписи на поступающих документах, а также ее возобновление в случаях, когда для долгосрочной сохранности документов потребуется конвертировать их в другой формат.

Источник: Секретарь-референт, № 1, Январь 2002