Классификация управленческой документации

Классификация управленческой документации.

1. Документация — это  комплект  документов, сгруппированных по  какому- либо признаку.  На  каждом  предприятии  имеются  большие  потоки  информации,  и  только  систематизация  документов позволяет  обеспечить их быстрый  поиск.  Проверенный способ упорядочения документов — это сгруппировать их по каким-либо признакам.  Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому,  хронологическому  или  другому  признаку.  Это  могут  быть  комплекты  служебной  переписки,  плановых  и  распорядительных  документов,  документов статистической и бухгалтерской отчетности и т. д.  Самой общей и целостной системой упорядочения документов является общегосударственная система документации.  Совокупность взаимосвязанных документов, используемых  в определенной  сфере человеческой деятельности, называется системой документации.  В управленческой деятельности и делопроизводстве органов управления иcпользуются различные системы документации:

— организационно-распорядительная; 

— плановая; 

— отчетная; 

— финансовая; 

— договорная; 

— документация по материально-техническому обеспечению; 

— документация по документационному и информационному обеспечению  деятельности организации и т. д. 

Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности занимает система организационно-распорядительной документации (ОРД).  ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и  определения» понятие организационно-распорядительного документа излагает следующим образом:  «Вид письменного документа,  в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».  Управленческая  деятельность  любого  предприятия  сопровождается  созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить  на следующие основные группы: 

— организационные документы (законодательные и иные нормативные акты,  учредительный  договор,  устав,  инструкции,  структура  и  штатная  численность, штатное  расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел); 

—  распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, постановления, указания); 

—  справочно-информационные  документы (акты,  письма,  факсы,  протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.); 

—  документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые  книжки,  личные дела,  личные карточки формы Т-2, документы по  аттестации сотрудников, трудовые контракты и др.);  —  документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и коллективов.

Бланки документов: порядок оформления.

2. Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими  постоянную информацию об организации-авторе  документа, и местом для переменной информации.  Применение бланков  значительно ускоряет процесс создания документа (за  счет наличия  постоянной  информации), сокращает  трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.  Получая  документ,  адресованный  организации,  основное  внимание,  безусловно,  уделяется существу содержащейся  в нем  информации,  однако неизбежно  внимание  фиксирует  и  внешний  вид  документа — качество  бумаги,  использованные  цвета,  дизайн  логотипа,  начертание шрифтов,  композиция  надписей  бланка.  По  этим  признакам  складывается  впечатления  о  корреспонденте,  о  степени  его  солидности,  престижности.  Разрабатывая  бланк,  стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию  запоминающегося  бланка,  отражающего  не  только  определенную  ин формацию  о  фирме,  но  и  ее  стиль.  Документы  на  хорошо  оформленных  бланках являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной  визитной карточкой.   Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица.  Требования  к  бланкам  установлены  ГОСТами  и  принципами  технической  эстетики.  Вот эти ГОСТы:  9327-60 — на формат бумаги, 6861-73 — на качество бумаги, 8274-78 — на  шаг письма (размер букв и пробелов между ними).   Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой  реквизитами  документа,  которые  должны  быть  рационально  размещены на проектируемой форме унифицированного документа. Для унифицированных форм документов применяют бумагу формата А3 (297х420 мм), А4  (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм) по ГОСТ 9327-60.  Для  форматов  бумаги  устанавливаются  два варианта  расположения: вертикальное и горизонтальное. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, А4L.  Для  унифицированных  форм  документов  формуляр-образец  устанавливает  следующие размеры служебных полей (не менее): 

— поле подшивки (левое или верхнее) — 20 мм; 

— левое (или верхнее, смотря за какой край подшито), нижнее и правое —  10 мм.  Для организации, ее структурного  подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 

—  общий бланк организации; 

—  бланк письма; 

— бланк конкретного вида документа. 

Общий  бланк  используют  для  изготовления  любых  документов,  кроме  письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют  в  том  случае,  если  руководитель  подразделения  или  должностное  лицо имеют право подписи.  Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило,  оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.  Состав видов бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной  власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.  Максимальный набор реквизитов общего бланка включает: 

— Государственный герб РФ; 

— герб субъекта РФ; 

— эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); 

— наименование организации-автора документа; 

— наименование структурного подразделения; 

— наименование вида документа; 

— место составления документа. 

Максимальный набор реквизитов бланка письма включает: 

— Государственный герб РФ; 

— герб субъекта РФ; 

— эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); 

— наименование организации; 

— справочные данные об организации; 

— дату документа; 

— регистрационный номер документа; 

— ссылку на регистрационный номер и дату документа (для писем-ответов). 

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от  учредительных документов организации включает реквизиты: 

— Государственный герб РФ; 

— герб субъекта РФ; 

— эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); 

— код формы документа; 

— наименование организации; 

— наименование вида документа; 

— дату документа; 

— регистрационный номер документа; 

— место составления или издания документа. 

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в  качестве  государственного национальный  язык,  реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном на одном уровне продольного  бланка.  Расположение реквизитов на бланках  ГОСТом  предусмотрено  в двух  вариантах: продольном и угловом.  В первом  случае все  реквизиты бланка  располагают вдоль верхнего поля и  их выравнивают либо по ширине, либо по центру.   При угловом расположении реквизитов  они занимают площадь 73х88 мм в  левом углу  листа  и выравниваются  либо  по левому  полю,  либо  по  центру  отведенной  площади.  Предпочтение  отдают  угловому  варианту.  Он  позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол  документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, резолюции.  Бланки  допускается  изготавливать  типографским  способом,  с  помощью  средств  оперативной  полиграфии  или  воспроизводить  с  помощью  средств  вычислительной  техники  непосредственно  при  изготовлении  конкретного  документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного  герба  РФ  или  гербов  субъектов  РФ.  Распечатка  бланков  с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает  от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в  типографиях нумерационные  бланки и ведут тщательный  учет  их  расходования. С  этой же целью  государственные  и  муниципальные  учреждения  используют  для  разных  видов  документов  бланки  разных цветов.  Бланки  документов проектируют в соответствии  со схемами расположения  реквизитов документов. По  рекомендациям государственного стандарта бланки  документов следует  печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.  При  печати  бланков  рекомендуется  использование  типографских  шрифтов  размером  от 6 до 16 кегля  по  ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и  ГОСТ 3489.33.  Реквизит «Наименование  организации»  допускается  печатать  рисованными  шрифтами  от 6  до 24  кегля.  Размер  шрифта  выбирают  в  зависимости  от  «длины» (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора).   На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают  каждый экземпляр документа.  При  изготовлении  документов  на  двух  и  более  страницах  вторая  и  последующие страницы  должны быть пронумерованы. Номера  страниц проставляют  посередине  верхнего  поля  листа.  Номера  страниц  проставляю  арабскими цифрами без слова «страница».  Допускается  печатание  документов  с  использованием  оборотной  стороны  листа.

Основные разделы положения о структурном подразделении.

3. Положения  о  структурных  подразделениях (службах) можно  классифицировать следующим образом: 

—  положения о структурных подразделениях; 

—  положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих  (совет  директоров,  правление), так  и  специализированных (ученый  совет,  научно-технический совет и др.); 

—  положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). 

Структура  текста Положения  о подразделениях  нормативно не  закреплена.  Достаточно  устойчивую структуру,  выработанную  практикой,  имеют лишь  положения о подразделениях, включающие следующие разделы: 

1.    Общие положения. 

2. Цель и основные задачи. 

3. Функции. 

4. Права и обязанности. 

5. Ответственность. 

6. Взаимоотношения. 

Дополнительными могут быть разделы: «Руководство (управление)» и «Организация работы».  В  разделе  «Общие  положения»  необходимо  сформулировать  и  закрепить  следующий состав информации: 

—  полное  официальное  наименование  подразделения  и  степень  его  самостоятельности; 

—  дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует подразделение; 

—  какими законодательными,  нормативными  правовыми  и  инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности; 

—  кем возглавляется и кому подчиняется подразделение; 

—  порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;

—  кем утверждается структура и штаты подразделения; 

—  наличие у подразделения печати. 

В  разделе  «Цель  и  основные  задачи»  перечисляются  основные  проблемы,  решаемые  подразделением  и  определяющие  характер  и  направления  деятельности подразделения.  В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно  выполнять  подразделение  для  осуществления  поставленных  перед  ним  задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности под- разделения.   Раздел  «Права»  устанавливает,  какие  действия  имеет  право  осуществлять  подразделение в лице его руководителя в целях выполнения возложенных на  подразделение  функций.  Под правом  понимается  юридически  узаконенная  возможность требовать  или  запрещать  выполнение  каких-либо  действий,  а  также предпринимать определенные действия. Права руководителя устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения. В  права включается  право  на  издание  отдельных  документов (например, распорядительных) или право на ведение переписки и др.; право давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций, представительствовать в соответствующих органах от  имени  организации,  а  также  другие действия,  выполняемые подразделением в  обязательном порядке для реализации своих функций.   В  разделе  «Ответственность»  устанавливаются  критерии  оценки  работы  подразделения и мера  персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные  показатели,  характеризующие качество, своевременность,  объемы  выполняемой работы.  Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных или методических документов, устанавливающих  содержание,  методы  выполнения  и  результаты  работы, а  также  отсутствием  ошибок,  недоработок,  просчетов  и т. п..  Своевременность  выполнения работы  определяется соответствием конкретных  сроков завершения работ тем срокам, которые установлены плановыми,  распорядительными  или  иными  документами.  Объемы  устанавливаются  в  соответствии  с  действующими нормами и нормативами, а также конкретными заданиями.   Поскольку этот  раздел формулируется как ответственность  руководителя,  основное внимание следует уделять видам ответственности за невыполнение или  некачественное выполнение прежде всего управленческих функций. В зависимости  от  характера  деятельности  подразделения  могут  быть  предусмотрены  также виды материальной, административной или уголовной ответственности.  В  разделе  «Взаимоотношения»  регламентируются  информационные  и  документационные  потоки  подразделения; основные  документы,  создаваемые  им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется  взаимодействие,  какую информацию получает и представляет подразделение, какова периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем  рассматриваются возникающие разногласия.  Сложности  при  подготовке  положений  о подразделениях  возникают при  разграничении и установлении иерархии задач, функций, прав и ответственности.  На практике достаточно часто можно наблюдать их смешение, поэтому при составлении  Положения  о  подразделении  чрезвычайно  важно,  во-первых,  правильно  распределить информацию по  разделам  документа, а во-вторых,  проследить, чтобы все функции, выполняемые подразделением, были обусловлены  поставленными задачами, предоставленные права позволяли обеспечить реализацию  всех возложенных функций, а предусмотренные виды ответственности корреспондировали с поставленными задачами и возложенными функциями. Положение  о  подразделении  оформляется  на  общем  бланке  организации.  Обязательными реквизитами данного вида документа являются:  

—  наименование организации; 

—  наименование вида документа; 

—  дата и номер документа; 

—  место составления; 

—  заголовок к тексту; 

—  подпись; 

—  гриф утверждения. 

Положения  о  подразделениях  подписываются  руководителем  подразделения, утверждаются руководителем организации.  В  процессе  подготовки  Положения  о  подразделениях  проходят  процедуру  согласования со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами.  Визы проставляются на  первом экземпляре документа, хранящемся в деле организации. 

Какова процедура документирования распорядительных документов в условиях коллегиальности.

4. Процедура  издания  распорядительных  документов  в  условиях  коллегиальности включает следующие стадии: 

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. 

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. 

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. 

4. Принятие решения по рассмотренным материалам. 

5. Оформление протокола заседания. 

6. Издание распорядительного документа. 

7. Доведение решения коллегиального органа до исполнителей. 

На  первой  стадии  проводится  сбор  информации  по  рассматриваемому  во- просу,  ее  анализ  и  оформление  в  виде  аналитической  справки.  Эту  работу  проводит, как правило, в соответствии с планом работы коллегиального органа  специалист  соответствующего  структурного  подразделения  по  заданию  руководителя и совместно  с ним.  При необходимости специалист  может за- прашивать  необходимую  информацию  из  подведомственного  учреждения,  других подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому вопросу и конкретные предложения. Она должна быть согласована со  всеми заинтересованными  в  готовящемся решении специалистами  подразделений и подписана  руководителем подразделения,  представляющим  вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справкой специалист готовит практические решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения. 

На второй стадии подготовленные материалы (справка и проект) передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляются за 10— 15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа  для ознакомления и предварительного изучения. Передачу  материалов  секретарю  коллегиального  органа  осуществляет  руководитель  структурного  подразделения, подготовившего их.