Коммуникация как средство реализации ИОУ

1.Коммуникация  как основа информационного обеспечения  управления

 

Коммуникация – информационное взаимодействие субъектов, которое характеризуется следующими признаками:

- суверенитетом участников взаимодействия;

- суверенитетом их ценностных ориентаций, интересов, представлений о предмете взаимодействия и отношения к нему;

- технологической обеспеченностью равноправного информационного обмена;

- технологической обеспеченностью равного уровня информационной полноты о ситуации и предмете взаимодействия.

 

• 1. Информативная или инструментальная,
• Которая проявляется в циркуляции информации и упорядочении информационных потоков.
• 2. Интегративная. Выражается в обеспечении связи между различными видами человеческой деятельности , в организации обмена деятельностью между людьми и группами.
• 3. Дестабилизирующая. Направленная на создание условий для социальной напряженности и конфликтности в обществе.
• 4. Культурологическая. Проявляется в обеспечении преемственности развития материальной и духовной культуры , трансляции накопленного опыта .
• 5. Экспрессивная . Возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.
• 6. Контактная установление и поддержание коммуникативного контакта.
• 7. Регулятивная. Социализация и воспитание , социальный контроль , внедрение социальных норм. 

 

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

 

Цели коммуникаций:

 

-Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

 

-Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

 

-Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

 

-Регулирование и рационализация информационных потоков. Коммуникации подразделяются на следующие виды:

 

-межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

-коммуникации на основе письменного обмена информацией.

 

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся  на:

 

формальные или официальные. Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

 

неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

 

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

 

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

 

-вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

 

-горизонтальны  между  различными  подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

 

Вертикальные  коммуникации в свою очередь подразделяются на:

 

-восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

-нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

 

Межличностные коммуникации делят также на:

 

-вербальные (словесные);

-невербальные,          призванные осуществить      обмен      информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

 

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесть! и выражения лица. которые сопровождают слова передающей стороны.

 

 Элементы и этапы коммуникационного процесса

 

Коммуникационный  процесс — это обмен информацией между двумя и более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление об этапах данного процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. Это необходимо еще и потому, что на каждом этапе процесса происходит либо потеря, либо искажение части сообщения. Выделяются четыре базовых элемента в процессе коммуникации:

1. Отправитель—лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию  и передающее ее.

2. Сообщение — собственно  информация, закодированная с помощью символов — слов, сигналов, жестов, мимики и т. п.

3. Канал — средство  передачи информации — письмо, радио, телефон, телевизор, телекинез  и др.

4. Получатель — лицо, которому  предназначена информация, или лицо, интерпретирующее ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли исходную идею.

 

Этапы процесса коммуникации:

1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с тщательного обдумывания и формулирования идеи или отбора информации.

2. Кодирование и выбор  канала. Прежде чем передать информацию, отправитель должен с помощью  символов закодировать ее, использовав  слова, интонации, жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Передача. На данном  этапе отправитель использует  канал для доставки сообщения  получателю. Это физическая передача  сообщения (получатель слышит  или видит слова, действия), которую  многие люди по ошибке принимают за сам процесс коммуникации.

4. Декодирование – это  перевод символов отправителя  в мысли получателя.. Получатель  сообщения преобразует слова,  символы, действия в свои мысли. 

Однако по ряду причин, в  том числе психологических, получатель может придать несколько иной смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать законченным и эффективным, если получатель продемонстрировал (в том числе и по каналу обратной связи) понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

 

Способы совершенствования  коммуникационных процессов в организации.

Следующие принципы являются полезными для организации эффективной  коммуникации, так как они концентрируют  внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

 - Принцип ясности.

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении  для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание  по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким  языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

 - Принцип целостности.

Управленческие  сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями.

Принцип целостности  состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

- Принцип стратегического использования информационной организации.

Характер этого  ключевого принципа заключается  в следующем: наиболее эффективной  коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

 Попробуем  рассмотреть способы улучшения  коммуникационного процесса с  точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

В межличностных коммуникациях  главным является совершенствование  науки общения. Существует несколько  простых принципов, соблюдение которых  поможет руководителю стать более коммуникабельным.

§ Умение слушать. Эффективное  общение невозможно без умения слушать.

§ Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

§ Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные  знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

§ Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное  применение эмпатии может заметно  уменьшить возможность неверного  понимания при декодировании  сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

§ Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку  дает возможность установить, действительно  ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание.

Обратную связь можно  установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая  информация позволит вам оценить, в  какой мере воплощается то, что  вы намеревались сообщить.

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

- Регулирование  информационных потоков

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

- Управленческие  действия.

Регулирование информационного  потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

- Системы обратной  связи.

В той же мере, в какой  обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать  и системы обратной связи, создаваемые  в организации. Такие системы  составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

- Системы сбора предложений.

Системы сбора предложений  разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все  работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

Систему сбора предложений  можно организовать по-другому. Организация  может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности.

Другой вариант системы  обратной связи предусматривает  создание группы руководителей и  рядовых работников, которые встречаются  и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

 Еще один подход  основан на кружках качества, а также группах неуправленческих  работников, которые еженедельно  собираются для обсуждения предложений  по усовершенствованиям.

- Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации.

Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.