Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке. В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

Основные  этапы документооборота:

1. Прием и первоначальная обработка документов
2. Предварительный просмотр и распределение документов
3. Регистрация документов
4. Информационно-справочная работа
5. Направление и исполнение документов
6. Хранение и использование документов в текущей деятельности
7. Подготовка и передача дел в архив

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.4. .Организация хранения архивных документов

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально - технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

  Практика проверок постановки архивного дела в судах показывает, что лишь немногие суды имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям  обеспечения их сохранности. Некоторые  организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации  всех форм собственности обязаны  обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

 

Чтобы обеспечить сохранность  архива в  суде, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное  или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в  соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов  необходимо иметь:

• хранилища для хранения документов;
• помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
• помещение для работы исследователей (читальный зал);
• рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу  документов предъявляются следующие  требования:

• оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
• в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
• электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
 

• в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
• не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными  или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует  размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а  также в не разобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного  аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или  металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих  утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды

Освещение в  хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные  шторы или жалюзи, исключающие  попадание прямых солнечных лучей  на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых

 

плафонах. Оптимальный температурно - влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

• для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
• для документов на пленочных носителях:
• - черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
• - цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
• для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

Температурно-влажностный  режим хранения документов следует  контролировать путем измерения  параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания  коробок и связок архивных дел, стеллажей  и всего помещения архива можно  использовать бытовой электропылесос

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в  условиях, исключающих возможность  появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений  и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

При обнаружении  документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию.

 

 

3.5. Регистрация входящих документов

Входящие документы  обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются  документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через  курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную  форму обычно вносятся следующие  данные о входящем документе:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• № дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют  сначала не полностью. До передачи документа  руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

 

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной  карточке эти же данные могут быть расположены так:

Такая карточка может конструироваться на формате  А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных  групп регистрируемых документов можно  использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или  по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о  документе можно легко дополнить. Например, добавить:

• вид документа;
• географическое местонахождение автора документа;
 

• автор резолюции;
• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• связанные документы.

Заполнение  регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной  регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые  вручную (например, номер и дата входящего  документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью  раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

• вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
• автор резолюции -список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение — список структурных подразделений;
• исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
• № дела — связан с номенклатурой дел организации;