Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

 

 

 

3. Какие документы относят к информационно-справочным

     Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

       К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

       Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

      Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

       Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

      Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.

 

Также докладные записки  могут быть:

- Внутренние (автором может  быть любой работник; оформляется  на чистом листе бумаги, реквизиты:  наименование отдела, где работает  автор, наименование документа,  дата, номер (не всегда есть), адресат,  «о чем..», текст (либо в форме  отчета, либо в двух частях  – ситуация и предложения,  выводы; приложения). Резолюция руководителя  – решение по вопросу, обозначенному  в записке;

- Внешние (направляются  в вышестоящие организации, эту  записку подписывает руководитель  организации, составляется на  общем бланке организации + обязателен  регистрационный номер).

 

      Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки  можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных  положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков  и поведения отдельных работников.

      Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

       Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так  и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей  организации или руководителя. В  отдельных случаях акт может  быть составлен одним или несколькими  должностными лицами.

       Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Составляется на бланке письма. Существует много разновидностей писем:

- Сопроводительные письма (составляется к пересылаемым  документам, не имеющим адресной  части);

- Письма-приглашения;

- Письма-напоминания;

- Письма-подтверждения;

- Информационные письма;

- Гарантийные письма (создают  подтверждение выполнения обязательств  по какому-либо вопросу, обычно  прилагаются банковские реквизиты,  если гарантируется оплата каких-то  услуг; на таких письмах ставится 2 подписи: руководителя организации  и лица, ответственного за финансы  + заверяется печатью);

- Письмо-запрос;

- Рекламация (содержит сведения, например, о том, что поставлен  некачественный товар).

 

 

4. Как составляют и оформляют заявление  

 Заявление — это документ, в котором в письменной форме зафиксированное сообщение граждан или организаций по поводу осуществления своих прав или защиты интересов. 
     Заявление оформляют за определенным образцом, и адресована она определенному официальному лицу или учреждению или организации. 
     В ней может выражаться просьба принять на работу, зачесть к учебному заведению или допустить к вступительным экзаменам, предоставить отпуск и т.д. 
     В зависимости от того, кто его подал, заявления бывают личными (пишутся от руки в одном экземпляре) и служебными (от организаций и учреждений, которые, как правило, пишутся на готовых бланках).

       Официальное определение заявления дается в единственном нормативном акте, не имеющем отношения к кадровому делопроизводству. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» определяет заявление как просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

        Используя основные признаки, дадим определение заявления применительно к трудовым отношениям: заявление - это личная просьба работника, направленная на реализацию его трудовых прав. В тех случаях, когда личная просьба работника облекается в письменную форму, и создается данный документ - заявление.

        Традиционный вопрос работников кадровой службы: должен ли работник писать заявление в той или иной ситуации или достаточно устного обращения к работодателю?

        Ответить на него не так просто, как может показаться на первый взгляд. Только в ТК РФ, не говоря уже о других федеральных законах и иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права, существует несколько обозначений для ситуаций, в которых работник должен или может обратиться к работодателю с определенной просьбой.

         Очевидно, что письменная форма обращения работника к работодателю обязательна тогда, когда работодатель должен совершать какие-либо действия только «по письменному заявлению» или «по письменной просьбе» работника.

        Например, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).

Также не вызывает сомнений, что письменное заявление не требуется  в тех случаях, когда речь не идет о волеизъявлении работника.

        Например, прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основе заключенного работником и работодателем трудового договора. Очевидно, что заявление о приеме на работу - это лишний документ, так как вопрос о приеме на работу должен решаться не по просьбе работника, а по соглашению сторон.

        В подобных ситуациях письменное оформление волеизъявления работника не является нарушением трудового законодательства. Однако оно нежелательно, потому что создаются лишние документы, усложняющие процедуры оформления.

       В ТК РФ указывается, что многие вопросы должны решаться «по соглашению сторон» или «с согласия работника». В этих ситуациях, как правило, создаются не заявления, а другие документы - заключаются письменные соглашения; работнику направляются письменные предложения и др. Необходимо учитывать, что просить о чем-либо и давать свое согласие - это разные процессы, которые не могут оформляться одним и тем же документом.

        Например, работник может обратиться к работодателю с просьбой о переводе его на другую постоянную работу, написав соответствующее заявление. В случае же, когда инициатором такого перевода выступает работодатель, личной просьбы работника нет, нет и заявления, но есть, например, виза работника на полученном предложении о переводе, в которой он выражает свое согласие на перевод.

Основные затруднения  вызывают указанные в ТК РФ ситуации, когда работодатель может или  должен произвести какие-либо действия «по заявлению», «по просьбе» или  «по желанию» работника.

Кроме работника, к работодателю с соответствующими заявлениями  могут обратиться:

• Лицо, которому отказано в заключение трудового договора, с требованием о сообщении причины отказа в письменной форме (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).
• Лицо, поступающее на работу, с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
• Бывший работник, не получивший трудовую книжку после увольнения, с письменным обращением о выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 841 ТК РФ).
• Бывший работник, утративший трудовую книжку, с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

 

 

Правила оформления

       Прежде всего, следует отметить, что заявление - это документ, который составляется работником в свободной форме.

       Основная часть заявления - это текст, содержащий личную просьбу заявителя (работника или иного лица из перечисленных выше). Текст может быть написан заявителем от руки или полностью набран на компьютере.

       Заявление содержит следующие реквизиты:

• данные об адресате - работодателе и его представителе: название организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации или иного полномочного должностного лица, которые указываются в дательном падеже;
• данные об авторе заявления (адресанте): фамилия, имя, отчество заявителя (работника или иного лица из числа названных выше) в родительном падеже (без предлога «от»!); при необходимости - адрес места жительства заявителя;
• наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);
• опись приложений, если они имеются - медицинское заключение, решение суда, архивные справки и другие документы;
• дата составления заявления;
• подпись заявителя.