Контрольная работа по "Делопроизводству"

Негосударственное образовательное  учреждение

среднего профессионального образования 

«Тюменский коммерческо-финансовый колледж облпотребсоюза»

(НОУ СПО «Тюменский коммерческо-финансовый  колледж облпотребсоюза»)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

Дисциплина «ДОУ»

Вариант «38»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Выполнил: УСКОВ В.С.

 

Проверил: __________________

 

 

 

 

 

 

 

 Тюмень - 2011 г

 

 

Задание 1

 

Особенности оформления докладных и объяснительных записок, справок, актов. Документирование деятельности коллегиальных органов: виды, составление, оформление.

 

 

На первый взгляд нет  особых различий между докладной, служебной  и объяснительной записками. Действительно, эти бумаги близки по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее мы имеем  дело с разными видами документов, которые отличаются и по содержанию, и по адресатам. Давайте посмотрим, как правильно оформить каждый из них. 
Вначале напомним, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями  
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*. 
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Каждый из этих документов должен иметь: 
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка); 
- наименование адресата (кому направляется документ); 
- наименование вида документа (например, Докладная записка", "Служебная записка"); 
- дату составления; 
- регистрационный номер; 
- заголовок к тексту (например, О" нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек"); 
- текст; 
- подпись составителя (с указанием должности). 
Помните, что правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность. 
Докладываем о ситуации 
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. 
Докладные записки, адресованные руководителю организации, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации. 
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть - анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки. 
Информируем по горизонтали 
Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки. 
Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или разработать для них унифицированные формы. Ведь информационный обмен в организации происходит непрерывно, и сотрудники часто обращаются в отдел кадров за помощью в составлении того или иного документа. В инструкции по кадровому делопроизводству организации можно изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы. 
На практике часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации. По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях. Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" {"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

ГОСТ Р 6.30-97 указывает: "В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил")».

Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "р е ш а  е т" ("РЕШИЛ"), "предлагаю""ПРИКАЗЫВАЮ"печатаются прописными буквами или строчными  в разрядку, т.е. они зрительно  выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа. Правительство Российской Федерации постановляет Коллегия решает

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части  документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме -"подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного  документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Обитогах...", "О мерах...").

 

 

 

Задание 2

 

Специфики приемки, проверки и обработки бухгалтерских документов.

 

Полученные документы  в бухгалтерии проходят следующую  обработку:  
Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.  
Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:  
• наименование документа;  
• дата составления документа;  
• наименование организации, от имени которой составлен документ;  
• содержание хозяйственной операции;  
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;  
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;  
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.  
На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.  
Хозяйственные операции по данным первичных документов отражаются в журнале хозяйственных операций. В журнале указывают содержание операции, номер документа, на основании которого произведена запись, сумму операции и корреспонденцию бухгалтерских счетов. Каждая хозяйственная операция обязательно затрагивает два бухгалтерских счета, которые используются в этой операции, и она должна быть отражена одновременно на дебете одного счета и кредите другого. Такое отражение хозяйственных операций на бухгалтерских счетах называется правилом двойной записи. Двойная запись обеспечивает взаимосвязанное отражение наличия и движения средств предприятия, а также позволяет контролировать правильность записей на бухгалтерских счетах, так как каждая операция находит отражение по дебету и кредиту взаимосвязанных счетов.  
Суммы из журнала хозяйственных операций заносятся в соответствующие бухгалтерские счета, а в конце каждого отчетного периода подводят итоги по всем бухгалтерским счетам, подсчитывают обороты и сальдо. Затем все остатки и обороты по счетам заносят в оборотную ведомость. На основании оборотной ведомости составляют баланс на конец отчетного периода.  
Бухгалтерский баланс отражает состояние хозяйственных средств и имущества предприятия, а также источников образования этих средств на определенную отчетную дату и показывает в обобщенном виде финансовое состояние предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 3

 

Главный бухгалтер крайпотребсоюза информирует председателя о необходимости сокращения командировочных расходов. В связи с сокращением поступлением финансовых средств главный бухгалтер просит рассмотреть вопрос об уменьшении количества и сокращении сроков командировок в III квартале текущего года.

Задание:

В роли главного бухгалтера крайпотребсоюза:

Составьте и оформите деловую записку, информирующую  о сложившийся ситуации, вид документа  определите самостоятельно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Общество с ограниченной  Главный бухгалтер

ответственностью В.С. Усков

 Предприятия «Красноярский

Крайпотребсоюз»

(ООО Предприятия

 «Красноярская Крайпотребсоюз»)

 

Бухгалтерский отдел 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

2011. №1

 

г. Красноярск

 

 

 

О сокращении командировочных  расходов

 

 

 

В связи с  сокращением поступления финансовых средств, появилась потребность сократить командировочные расходы, для сохранения стабильного финансового регулирования предприятия.

Прошу рассмотреть  вопрос об уменьшении количества и  сроков командировок в III квартале текущего года.    

 

 

Председатель крайпотребсоюза  _______           С.А. Петров

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 4

 

Президент ЗАО «Ресурсы»  принял решение о заключении с  АОА «Авангард» договор на поставку сахара:

Поставщик – ЗАО «Ресурсы»

Покупатель – АОА  «Авангард»

Поставка будет производится равными частями ежемесячно, цена договорная.

Условия оплаты – предоплата 50%

Задание:

Подготовить проект договора поставки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Договор поставки

 

 

 гор._______________                         "___" _____________ 20____ г.

 

      Предприятие  _______________________________, именуемое в дальнейшем

 

 Поставщик, в лице  _____________________________________________________,

 

 действующего на  основании Устава  предприятия,   с   одной   стороны,   и

 

_______________________________________, именуемое   в  дальнейшем  Заказ-

 

 чик,  в лице _______________________________________, действующего на ос-

 

 новании Устава  предприятия, с другой стороны,  заключили настоящий договор

 о нижеследующем:

 

I. Наименование и количество  поставляемой продукции

 

      1. На  основании согласованного графика поставок от _______ "Постав-

 щик" обязуется  изготовить и поставить в 20__г.,  а "Заказчик"  принять   и

 оплатить _____________(наименование  изделия) в количестве и сроки  соглас-

 но графику, приложенному  к настоящему договору и являющемуся его неотъем-

 лемой частью.

      2. Поставщик,  по согласованию с Заказчиком, имеет право досрочно от-

 грузить изделия.  Продукция,  поставленная досрочно, засчитывается в счет

 изделий, подлежащих  поставке в следующем сдаточном  периоде.

 

                        II. Качество и комплектность

 

      1. Поставляемая  продукция по своему качеству  должна  соответствовать

_____________________  (наименование  ГОСТов,  ОСТа,  технических условий,

 

 технических образцов,  описаний), утвержденных ______________ (наименова-

 ние органа, утвердившего  ТУ, ТО, дата утверждения).

 

                         III. Цены и сумма договора

 

      1. Поставляемая  по настоящему договору продукция  оплачивается по це-

 нам прейскуранта N__________, утвержденного  ____________________ (наиме-

 нование органа, утвердившего  прейскурант, дата  утверждения), по согласо-

 ванной цене _________________________ (размер цены, дата и номер протоко-

 ла согласования) со  сроком действия до __________.

      2. Тара  и упаковка в цену поставляемых изделий не входят и оплачива-

 ются Заказчиком  согласно прейскуранту.

      3.   Сумма    поставки    по    настоящему    договору    составляет

 

____________________________________________________________________руб.

 

                           IV. Порядок отгрузки

 

      1. Отгрузка   ____________   (наименование   изделий)   производится

______________ (водным, железнодорожным,  авиа) транспортом ______________

(в вагонах,  контейнерах)  грузовой скоростью.  Поставка  продукции одного-

 родним получателям осуществляется в порядке централизованной доставки ав-

 томобильным транспортом.

      2. Минимальной  нормой отгрузки является _________________________.

 

                          

 

V. Тара и упаковка

 

      1. Продукция  должна упаковываться в ______ тару, отвечающую требова-

 ниям  ГОСТов или  технических условий и обеспечивающую  сохранность продук-

 ции при перевозке  и хранении.

 

                           VI. Порядок расчетов

 

      1. Расчеты  за поставляемую  продукцию   производятся  путем  ________

_________________________________________________________________________

                         (изложить порядок)

 

VII. Срок действия договора