Контрольная работа по "Делопроизводству"

Оглавление

1. Организация  пресс-конференций. Участие в  выставках, ярмарках 3

2. Классификация  управленческих документов 7

3. Составьте  образец гарантийного письма 10

Список использованной литературы 13

 

1. Организация пресс-конференций. Участие в выставках, ярмарках

Пресс-конференция – это встреча  журналистов с представителями  государственных учреждений, общественно-политических структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую (цифры, имена, фамилии и т.д.), проблемную и комментирующую информацию.

Организация пресс-конференции отнимает много времени и сил. От того, насколько  удачно расположен арендованный конференц-зал, насколько он оснащен, как организована работа персонала, обслуживающего пресс-конференцию, как спланировано проведение кофе-брейков  или фуршета, зависит в значительной степени то количество представителей прессы, которое прибудет на пресс-конференцию  и, конечно их реакция. Пресс-конференция  предполагает авторитетность источника  новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения информации с помощью вопросов.

Организация пресс-конференций, конечно, не ограничивается арендой конференц-залов  и требуемого технологического оборудования. Прежде всего, нужно четко представлять, каким средствам массовой информации будет интересно и удобно присутствовать на пресс-конференции. Следует также  подготовить пресс-релиз и разослать  с приглашениями в выбранные  СМИ. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учитывать несколько обстоятельств.

1. Лучше всего проводить пресс-конференцию  в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ, и желаемой явки не получится, а пятница - день, предшествующий выходным, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов.

2. В приглашении (факсе, письменном, электронном сообщении или устном  оповещении) должна быть непременно  указана тематика, что позволит  редакциям отправить на пресс-конференцию  компетентных в данном вопросе  журналистов. Приглашение лучше  оформлять как именное и отправлять его за 5 - 7 дней до открытия пресс-конференции.

3. Пресс-конференция должна иметь  четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей, изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства: отвести больше времени на раскрытие проблемы или, наоборот, максимальное время выделить на ответы.

4. Вести пресс-конференцию может  лицо, ответственное за связи  с общественностью или с прессой.  Ведущий обязательно представляет  журналистам участников, среди которых  желательно присутствие лица, уполномоченного  принимать окончательные решения  по вопросам пресс-конференции.

5. Целесообразно провести регистрацию  участников пресс-конференции со  стороны СМИ, что позволит анализировать  результаты встречи по дальнейшим  публикациям. При регистрации  полезно раздавать материалы,  сообщающие факты и разъясняющие  проблему, которой посвящена пресс-конференция.  Это оградит вас от кривотолков (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса.

6. Организация угощения (прохладительные  напитки, кофе-брейк, фуршет и  т.д.) способствует доброжелательности  и активности журналистов. Угощение  следует проводить по окончании  пресс-конференции, так как организаторы  при этом получают возможность  неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, "запуска" нужных слухов.[1]

Иногда пресс-конференциями предваряют презентации. Презентация - это самостоятельная акция, которая считается приемом. Она отличается от пресс-конференции прежде всего тематикой. Если пресс-конференция посвящена проблемным темам, то проведение презентации связано с определенными конкретными результатами в деятельности фирмы, к которым стараются привлечь внимание общественности и СМИ. Презентация организуется по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых достижений, новых видов продукции и т.п. Особенность организации презентации состоит в привлечении большого количества приглашенных от различных общественных кругов и наличии культурной программы.[5, c. 56]

Одной из форм связи с общественностью, дающей возможность распространять информацию о фирме, представлять свои товары (услуги), является участие в  выставке, ярмарке. Торговые ярмарки (выставки) позволяют одновременно распространять и получать новейшую экономическую, техническую и коммерческую информацию. Участвуя в ярмарке (выставке), предприятия  с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют товары (услуги) одной  или нескольких отраслей, а посетитель составляет впечатление о перспективах деятельности этих предприятий. Торговые ярмарки способствуют обмену информацией  и заключению торговых соглашений. Информация распространяется путем  показа рекламных каталогов, видеофильмов, образцов новых моделей и т.п. Торговые ярмарки (выставки) экономят время покупателей и продавцов  при знакомстве с экспонатами, предоставляют  неограниченные возможности личного  отбора товаров и непосредственного  заключения контрактов.

Для того чтобы участие в ярмарке (выставке) принесло ощутимый эффект, необходимо хорошо подготовиться к ее проведению. Для этого следует выяснить: масштабы ярмарки (выставки); какие фирмы представляют свою продукцию; регламент выставки или ярмарки (открытие, демонстрация, пресс-конференции, презентации, финал); какие экспонаты (товары и услуги) и в каком количестве будут демонстрироваться, каковы затраты на их подготовку и установку. Демонстрация технических усовершенствований должна проводиться на технически оснащенной и эстетически оформленной продукции. Служба ПР должна определить, какие виды связи с СМИ являются наиболее целесообразными с точки зрения пропаганды имиджа фирмы.[7, c. 123]

Специалисты, принимающие участие  в работе ярмарки (выставки), должны быть хорошо подготовлены в профессиональном отношении и знать правила  делового общения. Успех контактов  с посетителями возможен при наличии  деликатного подхода, теплого приема, безупречного обхождения и профессионального  обслуживания. Целесообразно иметь  переводчика, владеющего несколькими  иностранными языками.

Деятельность служб ПР на ярмарках (выставках) включает следующие мероприятия:

- изготовление различных рекламных  материалов, которые придают стенду  индивидуальность (световые сигналы,  диаграммы);

- бесплатная раздача мелких  сувениров с фирменными знаками  отличия (брелки, значки, рекламные  пакеты и т.п.);

- раздача образцов товаров для  их рекламного позиционирования;

- организация различных специальных  мероприятий: шоу, дегустации, конкурсов  для привлечения посетителей;

- участие в шоу, презентациях, пресс-конференциях, проводимых по  инициативе администрации ярмарки  (выставки);

- пропагандирование достижений фирмы за счет организации интервью, демонстрации видеофильмов, слайдов с одновременным проведением коктейлей для журналистов, клиентов;

- обеспечение персонала стенда  фирменной одеждой;

- постоянный анализ эффективности  коммуникаций путем просмотра  писем с выражением благодарности,  телеграмм, факсов, телексов, а также  оценку деловых контактов с  авторитетными покупателями, организациями,  журналистами, которые были приглашены, но не смогли посетить ярмарку  (выставку).[4, c. 86]

2. Классификация управленческих документов

Все фазы управленческой деятельности связаны с составлением соответствующих  документов. Например, планирование - с разработкой различных планов; учет - с составлением и обработкой статистической и бухгалтерской документации; инструктирование - с изданием инструкций и методических указаний; контроль - со сбором сведений в письменном виде и т.п.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[3]

Организационно-распорядительный документ — вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Руководители предприятий несут  персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно  отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.[8]

Функции документа подразделяются на общие и специфические. К общим функциям относятся:

• информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве);

• социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности);

• коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами);

• культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).[9, c. 231]

Совокупность взаимосвязанных  документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему  документирования.[6, c. 117]

В организациях, на предприятиях и  фирмах функционирует множество  документов, которые классифицируются на шесть групп:

- по средствам фиксации - на письменные (рукописные, машинописные и изданные  типографским способом); графические  (чертежи, схемы, планы, графики,  рисунки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

- по видам деятельности - на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, внешней торговле и т.д.;

- по месту составления - на внутренние (составленные работниками данного предприятия) и внешние (поступающие от других предприятий и лиц);

- по форме - на индивидуальные и типовые;

- по срокам исполнения - на срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

- по происхождению - на служебные (затрагивающие интересы предприятия, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица).[2, c. 154]

 

3. Составьте образец гарантийного  письма

Гарантийное письмо является одним  из видов служебных писем.

Служебное письмо - информационно-справочный документ, передаваемый по почте, который  служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью  сообщения какой-либо информации.[7, c. 56]

Гарантийное письмо относится ко второй группе служебных писем, т.е. тех, которые  не требуют ответа.

Гарантийное письмо представляет собой  обязательство безусловной оплаты работы или предоставленных услуг  при надлежащем качестве их исполнения. Такие письма наряду с руководителями пописывает главный бухгалтер. Например: "Просим выслать комплект оборудования - оплату гарантируем".

Функциональное предназначение гарантийного письма вытекает из его названия. По сути это авансовое обязательство автора (организации-отправителя) выполнить заранее согласованные с адресатом (организацией-получателем) условия какой-либо договоренности.

В большинстве случаев речь идет о гарантиях в отношении оплаты поставок продукции. Однако деловая  практика свидетельствует, что фактически область применения гарантийных  писем гораздо шире (это подтверждают приведенные далее примеры).[4, c. 143]

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок, поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

Подготовка гарантийных писем  редко вызывает затруднения у  опытных сотрудников. Этому способствует более высокая (по сравнению с  другими видами деловых писем) унификация структуры и содержания подобных посланий. Особенностями оформления гарантийного письма являются:

- выделение ключевой формулировки (располагаемой, как правило, внутри  текста послания) прописными буквами  или полужирным шрифтом ("ГАРАНТИРУЮ", "гарантируем");

- вынесение в заголовок к  тексту слов "Гарантийное письмо".

Структура гарантийного письма в большинстве  случаев предполагает наличие всего  одного-двух абзацев. В первом из них  в краткой форме излагаются обстоятельства, побудившие автора к предоставлению в распоряжение адресата соответствующих  письменных гарантий. Во втором при  помощи стандартной формулировки фиксируется  суть гарантийных обязательств.[6, c. 139]