Контрольная работа по "Делопроизводству"

1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.  

УСОРД - характеристика, назначение и состав системы

Унифицированная система  документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности  их компьютерной обработки. Они обязательны  для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные  системы документации -- это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы  управленческой документации разрабатываются  на основе:

* единообразия построения  форм документов;

* регламентации  содержания документов, входящих  в каждую систему;

* исключения из  документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода  информации в процессе решения  управленческой задачи;

* сокращения количества  традиционно включаемых в них  данных, не используемых при решении  конкретных управленческих задач;

* единства применяемой  терминологии и условных обозначений,  добиваясь сопоставимости показателей  не только на разных уровнях  управления, но и в различных  системах документации на основе  единства алгоритмов формирования  документов и показателей в  них;

* определения совокупности  реквизитов и показателей для  каждого вида документа и создания  единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную  обработку, но пригодных и к  восприятию человеком;

* установления единых  правил составления и оформления  реквизитов документов, общих для  всех систем документации и  конкретизированных в случаях  наличия специфических особенностей. ГОСТ Р 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.,2003

К настоящему времени  на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные  системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных и  муниципальных организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию  деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному регулированию  деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

2. Порядок подготовки и прохождения исходящих документов 

1.  
   Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование и отправку.
2.  
   До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
3.  
   Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях и отправляются через органы почтовой связи сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. 
4.  
   Документы на отправку в другие организации должны отправляться через органы почтовой связи сотрудниками административно-правового отдела (через секретаря). Сотрудники, ответственные за делопроизводство, должны обязательно проверить правильность оформления документов и их адресование.
5.  
   Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

3. журнала регистрации входящих документов

 

 

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов _____________________

 

Дата поступления документа	Регистрационный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание	Исполнители
1	2	3	4	5	6	7

 

 

Задание (резолюция)	Срок исполнения (резолюция)	Автор резолюции	Дата внесения резолюции	Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении  документа (подпись и дата)	Отметка об исполнении документа	Отметка о направлении  документа в дело
8	9	10	11	12	13	14	15

 

 

 

 

           Приказ                                 

 

08. 06. 2006                                                                              № 1                                    

 

 

                                Таганрог 

 

« Об итогах работы с документами»

в подразделениях  ОАО «Лак» за 2006 г. 

 

 

 Согласно акта проверки  № 17 от 31. 01. 2006 г. Областным Архивным отделом  о состоянии дел по работе с документами, установлены значительные упущения и безответственное отношение к составлению и контролю за исполнением. Руководители подразделений (финансового отдела, отдела кадров, информационно-вычислительного центра, отдела анализа и прогнозирования) проявляют низкую требовательность к своим подчиненным, занимающимся подготовкой и составлением документов как по личному составу, так и по основной деятельности.  

 

Приказываю: 

 

 

     1 .За низкую требовательность  руководителям подразделений 

 

(финансового отдела, отдела  кадров, информационно-вычислительного  центра, отдела анализа и прогнозирования), а в частности: Маркову А.А., Ручко Б.В., Иванченко Е.А., Тюлёвой О.С. объявить выговор. 

 

 

     2 .Секретарю-референту  Плетнёвой Н.А. разработать мероприятия по улучшению работы с документацией и усилить контроль за исполнителями документации в подразделения. Обеспечить тиражирование инструкций по делопроизводству и ее передачу в структурное подразделение до 08.08. 2006 года. 

 

3. Контроль за исполнением данного приказа возлагаю на заместителя по административным вопросам Блохиной К.А. 

 

Директор                               личная подпись                    Расшифровка  

подписи

 

 

     

С приказом  ознакомлен: 

 

 

    Зам. Директора 

 

 

   личная подпись                                   А.П. Медведев 

 

08.06.2006  г. 

 

Юристконсульт 

 

личная подпись                                         И.М. Сычёв  

 

 

   08.06.2006 

 

Секретарь референт                              А.И. Клименко 

личная подпись                    

09.06.2006 

 

 

  

В личное дело № 01-08 

 

 

    личная подпись «___»________  _______г.