Контрольная работа по «Делопроизводству»

1.Основные понятия и определении  предмета «ДОУ» .

Делопроизводство.

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

• Создание документов (документирование);
• Организация движения и учёта документов (документооборот);
• Хранение документов (архивное дело).

Бланк документа.

Бланк документа – это набор реквизитов, определяющих автора документа. Придает документу официальный характер, а также позволяет сэкономить время на создание.

Бланки бывают:

1) Общий. Реквизиты  общего бланка:

a) - Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование);

b) - Герб субъекта  РФ (если есть разрешение на  его использование);

c) - Эмблема организации;

d) - Наименование организации-автора (обязательно в полном виде + указывается организационно-правовая форма), если есть вышестоящая организация, то сначала указывается ее наименование, а потом «нашей»;

e) - Место, отметка для наименования вида документа;

f) - Отметка для даты;

g) - Отметка для регистрационного номера документа;

h) - Место составления документа (наименование города).

2)  Бланк письма. Реквизиты бланка письма:

a) - Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование);

b) - Герб субъекта РФ (если есть разрешение на его использование);

c) - Эмблема организации;

d) - Наименование организации-автора (обязательно в полном виде + указывается организационно-правовая форма), если есть вышестоящая организация, то сначала указывается ее наименование, а потом «нашей»; 

 

e) - Справочные данные об организации (адрес (улица, дом, город, индекс – в таком порядке), электронная почта, сайт, телефон, факс и т.д.);

f) - Код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

g) - ОГРН (основной государственный номер юридического лица, закон 2000 года);

h) - ИНН/КПП (код первичной постановки на учет);

i) - Отметка для регистрационного номера и даты;

j) - Ссылка на номер и дату инициативного документа (если пишем письмо-ответ).

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным или угловым. Обычно бланк письма делают с угловым расположением реквизитов.

По наименованию автора бывают:

1.Бланки организации

2.Бланки структурных подразделений

3.Бланки должностных лиц

4.Бланки филиалов или представительств.

Реквизит документа

Реквизит документа – элемент оформления документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

 

 

 

 

01 - Государственный герб Российской Федерации; 
02 - герб субъекта Российской Федерации; 
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
04 - код организации; 
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 
07 - код формы документа; 
08 - наименование организации; 
09 - справочные данные об организации; 
10 - наименование вида документа; 
11 - дата документа; 
12 - регистрационный номер документа; 
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
14 - место составления или издания документа; 
15 - адресат; 
16 - гриф утверждения документа; 
17 - резолюция; 
18 - заголовок к тексту; 
19 - отметка о контроле; 
20 - текст документа; 
21 - отметка о наличии приложения; 
22 - подпись; 
23 - гриф согласования документа; 
24 - визы согласования документа; 
25 - оттиск печати; 
26 - отметка о заверении копии; 
27 - отметка об исполнителе; 
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 
29 - отметка о поступлении документа в организацию; 
30 - идентификатор электронной копии документа.

Формуляр документа

Формуляр – типовой договор, с заранее заготовленным текстом. Со стороны контрагента требуется заполнить конкретную строку и подписать. После подписания контрагентом формуляр вступает в юридическую силу. Контрагент не имеет права изменять перечисленные в формуляре условия и предлагать другой вариант документа. Оформление документа производится по правилам ГОСТА. В формуляре может присутствовать (но не является обязательной) информационная часть, состоящая из аннотации и содержания. Основная часть формуляра включает: общие сведения, основные характеристики, указания, данные по комплектности, характеристики эксплуатации, характеристики хранения, маркировка, свидетельство о приёмке, информация по гарантийному обязательству, информация по рекламации, также могут присутствовать особые отметки и приложения. Документы оформляются по принципу общей модели построения документов. По установленному образцу, в формуляр должны входить 29 определённых реквизитов, расположенные в конкретной последовательности:

 

 

 

 
01 — Государственный герб Российской  Федерации 
02 — герб конкретного субъекта Российской Федерации 
03 — товарный знак (эмблема организации) 
04 — код организации 
05 — код унифицированной формы документа 
06 — наименование организации — автора документа 
07 — справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, № счета) 
08 -наименование документа 
09 — дата создания документа 
10-регистрационный номер документа 
11- ссылка на регистрационный номер 
12 — место составления или издания документа 
13 — гриф ограничения доступа к данному документу 
14- адресат 
15 — гриф утверждения документа 
16 — резолюция 
17 — заголовок текста 
18 — отметка о контроле 
19 – непосредственно текст документа 
20 — отметка о приложениях 
21 – подпись контрагента 
22 — гриф согласования документа 
23 — визы согласования документа 
24 — печать 
25 — отметка о заверении копии 
26 — отметка об исполнителе 
27 — отметка об исполнении документа (направлении его в дело) 
28 — отметка о поступлении документа в конкретную организацию 
29 — отметка для автоматического поиска документа.

Разделы ДОУ в деятельности фирмы

Целью деятельности службы ДОУ в фирме является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

— в организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

— в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

— в надлежащем организационно-методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия;

— в действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием. В этой связи целесообразно прежде всего уточнить, что именно представляют собой организационная структура и численный состав службы ДОУ.

Организационная структура службы ДОУ — это совокупность образующих его подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием. Таким образом, организационная структура службы ДОУ характеризуется, во-первых, количеством входящих в нее подразделений и, во-вторых, особенностями их взаимодействия в процессе повседневной деятельности.

В свою очередь, численный состав службы ДОУ — это общее количество ее работников. Оно находится в прямой зависимости от количества входящих в службу подразделений. Иными словами, численность работников службы ДОУ — это не что иное, как суммарная численность работников образующих ее подразделений.

Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).

Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

— секретариат [приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро];

— инспекция при министре (руководителе ведомства);

— канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

— отдел по работе с письменными обращениями;

— отдел совершенствования работы с документами;

— архив.

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию).

В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

— секретариат;

— экспедиция;

— подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);

— машинописное бюро;

— копировально-множительное бюро;

— подразделение по контролю за исполнением документов;

— подразделение совершенствования работы с документами;

— подразделение по работе с письменными обращениями;

— архив.

Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

— секретариат;

— канцелярия;

— группа контроля за исполнением документов;

— протокольная группа;

— группа совершенствования работы с документами;

— группа по работе с письменными обращениями;

— машинописное бюро;

— копировально-множительное бюро;

— архив.

В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо.

 

 

 

2.Реквизиты и особенности оформления трудовых договоров

Какие реквизиты в трудовом договоре обязательны:

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении трудового договора, установлении в ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса:

- ИНН (для работодателей, за исключением работодателей - физических  лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями);

- место и дата заключения  договора. Как эти реквизиты указать, говорится в п. п. 3.11 и 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, далее - ГОСТ Р 6.30-2003;

- подписи сторон. В состав  реквизита "Подпись" входит наименование  должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка  подписи (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Есть еще один реквизит, который в указанной статье Трудового кодекса не упоминается, но который необходим, потому что ссылки на него содержат другие кадровые документы. Этим реквизитом является  номер трудового договора.

Его необходимо указывать в приказе о приеме на работу (форма N Т-1)  в графе "Номер трудового договора", а также в личной карточке работника.

                       

Примечание. Следует отличать реквизиты договора от его условий. Реквизиты - это справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефона, факса, счетов в банке, адрес электронной почты, ОКПО, ИНН (КПП), ОГРН и другие сведения по усмотрению организации (п. 3.9 ГОСТ Р 6.30-2003). А условия договора - это положения, требующие согласования между работником и работодателем.

              2.1.Особенности оформления трудовых договоров

Согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Поэтому, если в документе нет печати, но есть подписи уполномоченных лиц, это однозначно подтверждает факт возникновения трудовых отношений.

И в заключение хотелось бы обратить внимание на то, что примерные формы трудового договора, рекомендованные работодателям для использования при оформлении трудовых отношений с работниками, Постановление Министерства труда РФ от 14.07.1993 N 135 и Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 23.07.1998 N 29, также не предусматривают в тексте трудового договора места для проставления печати. Указанные нормативные документы применяются и сейчас в части, не противоречащей действующему трудовому законодательству.