Контрольная работа по "Делопроизводству"

Содержание

Введение 2

1. Назовите и охарактеризуйте основные проблемы дисциплины «Деловое общение» 3

2. Основные категории  дисциплины «Деловое общение». 7

3. Тест 12

Заключение 13

 

Введение

Любое общее  дело предполагает общение и взаимодействие участников как необходимое средство обеспечения его эффективности. В психологии деловое общение  определяется как процесс, при котором  происходит обмен деловой информацией  и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели.

Искусство делового общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов  крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек – человек» - политикам, бизнесменам, менеджерам и многим другим. Умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить  их к себе нужно каждому. Это умение лежит в основе жизненного и профессионального  успеха.

В данной работе определим предмет дисциплины «Деловое общение», перечислим и проанализируем основные проблемы данной дисциплины, а также охарактеризуем основные категории дисциплины «Деловое общение» («психология личности», «психология  общения», «психология рабочей группы»  и другие).

 

1. Назовите  и охарактеризуйте основные проблемы дисциплины «Деловое общение»

Деловое общение  — это процесс взаимосвязи  и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией  и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение  кон-кретной проблемы или реализацию определенной цели. Деловое общение обычно включено как частный момент в какую-либо совместную продуктивную деятельность людей и служит средством повышения качества этой деятельности, информативным сопровождением его. 

В процессе делового общения его участники (официальные, должностные лица) могут преследовать свои цели: обеспечение личной безопасности в ходе выполнения профессиональных обязанностей путем снятия с себя ответственности; желание улучшить свое материальное положение; стремление сделать карьеру, поддержать свой престиж, завоевать авторитет среди коллег и т.п.

Деловое общение  реализуется в различных формах, как  деловая беседа, деловые встречи, деловые переговоры и совещания, публичные выступления, пресс-конференции  и другие.

Важная особенность  делового общения – строгое соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером и т.п. Необходимо учитывать это и  соблюдать  ролевое  амплуа в деловом общении  в соответствии с требованиями, предъявляемыми конкретной обстановкой. Порой люди в присутствии других сотрудников, посторенних лиц ведут себя фамильярно, забывают о служебной роли, используют неуместные в официальной обстановке выражения, что ставит должностное  лицо в неловкое положение, наносит  ущерб его репутации. 

 К особенностям  относится  и повышенная ответственность  участников за результат. Успешное  деловое взаимодействие во многом  определяется правильно выбранной  стратегией и тактикой общения,  то есть умением сформулировать   цели  и   задачи  разговора,  определить  интересы  и   т.п.  Неграмотно, некорректно организованное  общение может привести к искаженной  информации, неправильным решениям, несогласованным действиям административного  аппарата и даже к конфликтам  социального характера. 

Деловое общение  требует и строгого отношения  к использованию его участниками  речевых средств. Важно, чтоб речь деловых  людей соответствовала коммуникативным  качествам (точность, понятность, выразительность,  богатство языка и т.п.). Всякой сфере деятельности  присущ свой профессиональный язык, поэтому при  организации делового общения необходимо учитывать языковую компетенцию  собеседников.

Важно понимать, что на деловое взаимодействие влияет иерархичность построения организации, характер вертикальных и горизонтальных связей, которые устанавливаются  между сотрудниками и подразделениями. Следует учитывать, что характер отношений, которые складываются в  организации, оказывает влияние  на качество связи, точность и полноту  передаваемой информации.

Эффективность распространения деловой информации по «горизонтали» значительно выше, чем по «вертикали». В передаче информации с одного уровня на другой часто  используются посредники поэтому устные сообщения, дошедшие до получателя, могут быть сокращены, искажены.

Кроме того, некоторые  руководители не считают нужным информировать  своих подчиненных о положении  дел в организации. Конкретные исполнители, лишенные таких сведений, начинают самостоятельно искать нужную информацию, нередко просто домысливая имеющуюся. 

Главная особенность  делового общения заключается в  значимости партнера в общении. Здесь  это личность, деловой субъект. Очень  важным является взаимопонимание людей, поскольку оно обеспечивает эффективный  результат взаимодействия, эффективность  сотрудничества.

Понимание психологической  стороны делового общения предполагает осмысление целого ряда проблем. Это  касается, прежде всего, психологических  качеств личности как субъекта общения, а также психологических характеристик  межличностного общения деловых  людей. 

Большинство расхождений и конфликтов в межличностных  отношениях деловых партнеров связано  с индивидуальными особенностями  их психики, которые обусловлены  не только генетическими, но и социально-культурными  влияниями. Зачастую в деловом общении  возникают такие ситуации, как  смена и чередование эмоциональных  переживаний, эффективных реакций, разнообразных инстинктов, мотиваций  и установок, что позволяет личности адаптироваться к сложным жизненным  ситуациям. Личность с активной и  динамичной психикой склонны следить  за своими действиями и действиями  партнера, выявляя сильные и слабые стороны собственных поступков  и всей сложившейся ситуации.

Также различные  модификации социального поведения  деловых партнеров свидетельствуют  о наличии существенных отличий  в их психической структуре. Психическая  структура выражает индивидуальность  и психические особенности личности, которая представляется движущим и  текущим процессом. Психическая  структура личности  имеет комплекс устойчивых признаков: инстинкты, темперамент, способности, мотивации установки, которые определяют свойственные данному  человеку ход мыслей и поведений, когда он приспосабливается к различным жизненным ситуациям.

Осмысление  проблем делового общения предполагает использование многих положений  общей и социальной психологии. На их основе анализируются проблемы взаимного  восприятия деловых партнеров, их коммуникативные  взаимодействия, проявления их разнообразных  психологических состояний в  процессе общения. Также анализируются  психологические проблемы руководства, взаимоотношений деловых партнеров  в конфликтных ситуациях и  ряд других проблем.

 

2. Основные  категории  дисциплины «Деловое общение».

Поскольку психология делового общения — составная  часть комплекса психологических  наук, то она опирается на основные категории и принципы, разрабатываемые  общей психологией. Такими базовыми категориями общей психологии являются те, которые отражают психические, процессы (познание, эмоции, воля), свойства психики человека (способность, характер, темперамент), а также проявления его сознания (сомнение, неуверенность, убеждение, направленность на определенные действия и т.д.). Важнейшими принципами, которыми руководствуется общая психология и все ее отрасли, являются следующие:

принцип причинности, детерминизма, т.е. признание взаимосвязи, взаимообусловленности психических  явлений как с другими, так и с материальными явлениями;

Принцип системности, т.е. трактовки отдельных психических  явлений как элементов целостной  психической организации;

принцип развития, признание преобразования, изменения  психических процессов, их динамики, перехода от одного уровня к другому.

      Конечно, в психологии и этике делового общения речь пойдет не столько об абстрактных общепсихологических категориях и принципах, сколько о профессиональных психологических и в то же время практически ориентированных знаниях, которые могут обеспечить успех той или иной деятельности. Под деловым понимается общение, обеспечивающее успех какого-то общего дела, создающее условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить значимые для них цели. Деловое общение содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками и конкурентами- Оно предполагает такие способы достижения общих целей, которые не только не исключают, но, наоборот, предполагают также и достижение лично значимых целей, удовлетворение личных интересов. Причем речь идет об интересах физических и юридических лиц.                                                 Поэтому основной категорией данной учебной дисциплины, впрочем как и общей психологии, является категория "психология личности", включающая знания об источниках ее психической и другой активности, индивидуально-психических процессах, свойствах и состояниях, их проявлениях в деловом общении. Без этой фундаментальной психологической категории невозможно овладеть современными методами управления человеческими ресурсами. Именно знания психологии личности помогут предпринимателю, бизнесмену достаточно четко представить себе степень надежности партнера, его способность к соглашению, компромиссу, а также уровень его готовности к групповой работе и т.д. Иначе говоря, эти знания позволят определить, насколько эффективными могут быть деловые отношения с конкретным человеком. Но основные процессы, состояния и свойства личности проявляются в межличностном общении, происходящем по формулам "Я — Ты" "Я — Мы", "Мы — Они". Если, по мнению философов, общение является одной из важнейших предпосылок становления человека, то, по мнению современных теоретиков менеджмента, высокий уровень делового общения — решающее условие успешного предпринимательства. Но для обеспечения высокого уровня делового общения руководитель должен уметь пользоваться технологиями общения, основанными на психологических знаниях. Так, нужно обязательно учитывать, что в процессе общения между партнерами, коллегами может возникнуть напряженность и даже конфликтная ситуация, скажем, из-за неуважения к чувству собственного достоинства. Или, например, неумелое пользование словом может привести к значительным информационным потерям, а следовательно, к сбоям в выполнении служебных обязанностей. Чтобы этого не случилось, необходимо научиться пользоваться специальными технологиями общения, групповой работы. Психологическая наука располагает целым арсеналом конкретных рекомендаций по обеспечению различных форм общения, таких, как деловой разговор, беседа, обсуждение, спор, переговоры, торги, и т.п. В дальнейшем изложении вы найдете некоторые из этих рекомендаций. Таким образом, еще одной важнейшей категорией рассматриваемой учебной дисциплины является психология общения. Важнейшей категорией психологии и этики делового общения является психология рабочей группы, команды или трудового коллектива. Ведь деловая активность невозможна без кооперации, соединения усилий нескольких или даже многих людей. В свою очередь успешная кооперация возможна лишь при условии принятия некоторых правил поведения, общих для всех участников трудового процесса. Поэтому в процессе формирования и жизнедеятельности любой группы реальны такие явления, как групповые цели, потребности, интересы, групповые нормы, групповое сознание, морально-психологический климат, корпоративная мораль, так называемые "мы-чувства" и т.д. Современный менеджер не только обязан учитывать эти психологические феномены, но и активно участвовать в их формировании, ибо групповая деятельность протекает достаточно эффективно только тогда, когда учитываются некие этические правила и нормы, принимающие характер неписаных законов. Нравственная сторона делового общения имеет очень большое значение. Как отмечалось, в практике деловой жизни люди стремятся к достижению не только общих, но и некоторых значимых личных целей. Отсюда важно не допустить в деловых отношениях забвения золотого правила морали: не делай другому того, чего не хочешь себе. Существенно важно строить деловые отношения на своего рода нравственных регуляторах, при постоянно включенном внутреннем контроле, препятствующем беспредельному эгоизму в партнерских отношениях, который может не только повредить, но и разрушить их.

Этика делового общения основывается на таких правилах и нормах поведения партнеров, которые  в конечном счете способствуют развитию сотрудничества, т.е. укрепляют сущностную основу деловых отношений- Смысл этих правил и норм -— укрепление взаимного доверия, постоянное информирование партнера о своих намерениях и действиях, исключение обмана и дезориентация партнера. Практика делового общения разработала немало кодексов чести предпринимателя, профессиональных кодексов банкира и т.п. Жизнь постепенно убеждает, что бизнес на нравственной основе в конечном счете оказывается более выгодным, чем бизнес безнравственный, аморальный, разрушающий деловые, партнерские отношения. Поэтому основное содержание нравственных норм делового общения, делового этикета также раскрывается в этом учебном пособии. Опираясь на анализ психологии личности рабочей группы, норм деловой этики, данная дисциплина решает две основные взаимосвязанные задачи:

овладение методами психологической диагностики, приемами описания психологических состояний  субъектов производственной деятельности, отдельных работников, руководителей, рабочих групп;

выработка умений и навыков изменения психологических  состояний того или иного субъекта путем применения специальных психологических  технологий.

На этой основе обеспечивается, например, поддержание  устойчивости, стабильности организаций, рабочих групп, совершенствуются методы подбора и использования персонала, разрешаются внутри- и межгрупповые конфликты, вырабатываются способы  оптимизации морально-психологического климата в коллективах, определяются методы стимулирования труда, способы  психологической защиты от стрессовых ситуаций и т.д. Следует далее  уяснить, что данная область знаний отнюдь не является искусственно привнесенным продуктом западной теории и практики. Важность учета психологических  аспектов хозяйственной деятельности, необходимость укрепления ее нравственных основ четко осознавались уже в дореволюционный период многими представителями отечественной экономической и философской мысли. Духовная жизнь России не исчерпывалась революционно-радикальными идеями, согласно которым капитализм — это строй, обреченный на неминуемую и скорую гибель. В общественной мысли России было сильно и умеренное реформистское крыло, признававшее жизнеспособность рыночных отношений, возможность их совершенствования, реформирования, в том числе с помощью психологических и нравственных средств.

 

3. Тест

Какое из перечисленных  определений предмета дисциплины «Деловое общение» является верным:

а) закономерности общения, определяющим содержанием  которого выступает совместная деятельность людей, их общее дело, а партнер  выступает как личность, значимая для других партнеров;

б) закономерности поведения и деятельности людей, обусловленные фактом их включения  в социальные группы, а также  психология самих этих групп;

в) развитие высших психических функций, личности, межличностных  отношений, обусловленные особенностями  социализации в разных культурах.

Правильный ответ: А

Предметом дисциплины «Деловое общение» является закономерности общения, определяющим содержанием  которого выступает совместная деятельность людей, их общее дело, а партнер  выступает как личность, значимая для других партнеров. Под деловым  общением понимается вид социальных отношений, направленных на реализацию общего дела, создающих условия для  сотрудничества людей. Закономерности поведения и деятельности людей, обусловленные фактом их включения  в социальные группы, а также  психология самих этих групп определяют предмет социальной психологии, которая  взаимосвязана с деловым общением. А под развитием высших психических  функций, личности, межличностных отношений, обусловленные особенностями социализации в разных культурах понимается как  социогенез.

 

Заключение

Деловое общение  в наши дни проникает во все  сферы общественной жизни общества. 

Умение правильно  и адекватно вести себя во время  делового общения – одно из основных составляющих успеха делового человека и руководителя. Умение бесконфликтно  и продуктивно провести этот процесс  является одним из самых необходимым  качеств для того, кто хочет достичь успеха в деловой сфере.

Понимание дисциплины «Деловое общение» с психологической  стороны помогает нам  осмыслить, как психологические качества личности, так и психологические характеристики межличностного общения деловых  людей, что позволяет нам самосовершенствоваться и саморазвиваться.