Контрольная работа по "Таможенному делопроизводству"

Оригиналы исходящих писем  могут выдаваться на руки исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в исключительных случаях  с целью срочной отправки адресату. В этом случае на копии письма проставляется  штамп "Подлинник получен" с указанием фамилии должностного лица, получившего оригинал письма, его подписи и даты.

Письмо, подлежащее размножению  для рассылки адресатам, должно поступать  в ОДО с заполненным и подписанным  руководством структурного подразделения  списком рассылки.

Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и сброшюрованные.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2     ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  РЕКВИЗИТА  «СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ  ОБ ОРГАНИЗАЦИИ»    

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая сила), так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

 С 1 июля 2003 года введён  ГОСТ Р. 6.30-2003²– «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В новом стандарте унифицированная  система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;
• требования к оформлению реквизитов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/код причина  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа. 

Рассмотрим  подробнее значение, содержание  реквизита «справочные  данные об организации». Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.

Почтовый  и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

• почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;
• номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается  только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку  и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

         Герб России

 

  Федеральная таможенная служба        

          СЕВЕРО-ЗАПАДНОЕ

 

       ТАМОЖЕННОЕ  УПРАВЛЕНИЕ

 

---------------------------------

 
      Наб. Кутузова, д. 20,

      Санкт-Петербург, 191187

      Телефон  (812) 273-16-19,

       факс (812) 275-43-70

     Телетайп 622403 JURI RU

ОКПО 00137414, ОГРН 1037843059495

   ИНН/КПП 7830002582/782501001

 

________________ N ______________

На N ___________ от _____________

3 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 

Подготовить проект письма на тему: о запросе предложения на поставку цветов от ОАО «Гарант», директору ЗАО «Дар».

Суть данного проекта  составление и представление  письма в качестве примера (см. примечание А).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении хотелось бы сказать  что документ, который создан в  обществе, входит в соответствующую  систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Различные функции документа  тесно взаимосвязаны и переплетены  между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения  каких-либо отдельных функций.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию  быстрого поиска документов, оперативное  и качественное составление и  исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении  документов. Любой документ состоит  из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Таможенный Кодекс Таможенного Союза
2. ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р. 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело.        Термины и определения». – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. Приказ ФТС России от 18.10.2004 №160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».
5. Е.А. Плешкевич. Основы общей теории документа. – Саратов, 2005.
6.   В.Н. Марков. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002.
7. Официальный сайт компании «Консультант Плюс»  http://www.consultant.ru/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

¹ Приказ ФТС РФ от 18 10 2004 №160 о Типовой инструкции по делопроизводству в работе архива в таможенных органах

² Требования к оформлению документов-методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р. 6.30-2003