В настоящее время ВНИИДАД
совместно с рядом ведомств подготовил
проект закона "О документационном
обеспечении управленческой деятельности".
Система документационного
обеспечения управления включает три
взаимосвязанных составных части:
подготовка управленческих документов,
технология работы с документами, систематизация
документов в течение календарного
года и организация их архивного
хранения. При решении каждой из
названных проблем специалисты-практики
должны руководствоваться действующими
нормативно-методическими документами
в области делопроизводства, утвержденными
Государственным комитетом РФ по
стандартизации и Федеральной архивной
службой России.
В соответствии с Основными
положениями ГСДОУ Государственной
архивной службой Российской Федерации
06.07.92 была утверждена Типовая инструкция
по делопроизводству в министерствах
и ведомствах РФ21, устанавливающая
единый порядок организации делопроизводства
в федеральных органах исполнительной
власти с целью обеспечения своевременного
выполнения федеральных законов, указов
и распоряжений Президента РФ, постановлений
и распоряжений Правительства РФ
и совершенствования документационного
обеспечения деятельности структурных
подразделений министерств, ведомств
и территориальных органов федеральной
исполнительной власти. Порядок составления
и утверждения номенклатуры дел организации,
проведения экспертизы ценности документов,
оформления дел и передачи их на архивное
хранение изложен в Основных правилах
работы ведомственных архивов.
Правила содержат унифицированные
формы документов, создаваемых при
организации оперативного хранения
исполненных входящих, исходящих
и внутренних документов, т. е. формы
номенклатуры дел, описей, листа-заверителя
дела и др.
Важная задача в организации
службы ДОУ - это разработка положения
о службе ДОУ и должностных
инструкций работников. Эта задача
решается руководителем самой службы
ДОУ самостоятельно или с привлечением
квалифицированных специалистов. Положение
о службе ДОУ и должностные
инструкции ее работников составляют
комплект организационно-правовой документации,
разработка которого завершает организационный
этап создания этой службы. Положение
о структурном подразделении
отдела разрабатывает руководитель
этого подразделения совместно
с руководителем отдела, а утверждает
руководитель отдела, управляющий делами
или руководитель другого подразделения,
в состав которого входит отдел делопроизводства.
Положение о подразделении
- документ, определяющий организационно-правовое
положение подразделения в структуре
учреждения.
Государственная система
документационного обеспечения
управления содержит примерное положение
о службе ДОУ, но применять его
на практике в настоящее время
можно только с учетом тех изменений,
которые произошли в системе
управления и которые отражены в
современном законодательстве.
Текст положения о службе
ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен
содержать следующие разделы:
- Общие положения.
- Цели и задачи службы ДОУ.
- Функции службы ДОУ.
- Права и ответственность службы ДОУ.
- Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
Организационный этап создания
службы ДОУ завершается разработкой
должностных инструкций. Следует
иметь в виду, что должностная
инструкция разрабатывается для
определенной должности, и если в
подразделении несколько одинаковых
должностей, но работники, занимающие
их, выполняют различные обязанности,
для каждого комплекса должностных
обязанностей следует разработать
отдельную должностную инструкцию.
Закрепление за должностью определенного
комплекса должностных обязанностей
должно отразиться в заголовке документа,
например: должностная инструкция специалиста
по учету и регистрации документов,
должностная инструкция специалиста
по контролю исполнения документов, должностная
инструкция специалиста по работе с
обращениями граждан и т.п.
Инструкция состоит из следующих
разделов:
- Общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);
- Функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);
- обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);
- права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);
- взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.)
- оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии - качество работы и своевременность ее выполнения)
Должностную инструкцию подписывает
начальник отдела делопроизводства
и утверждает руководитель или заместитель,
курирующий отдел делопроизводства.
Законодательные акты и нормативно-методические
документы по ведению делопроизводства
должны учитываться специалистами
организаций и предприятий всех
организационно-правовых форм.
Во многих организациях служба
ДОУ не является самостоятельным подразделением,
а входит в состав административно-хозяйственной
службы, службы управления персоналом
или бухгалтерии. Однако организация работы
с документами - это вполне самостоятельный
вид деятельности, ничего общего не имеющий
с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским
учетом.
Поскольку служба ДОУ фактически управляет
документацией и документационными потоками
всей организации, она должна быть самостоятельным
подразделением, пусть и с небольшой штатной
численностью (это может быть 2-3 чел.). При
этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно
руководителю организации или его заместителю.
Специалистам и руководителю службы ДОУ
приходится непосредственно работать
с руководством организации: решать вопросы
рассмотрения входящих документов, контролировать
исполнение документов, обобщать результаты
контроля исполнения документов и докладывать
о них руководству организации, вести
информационно-справочную работу по документам
и т.д.
3.Виды деловых писем.
Деловыми (служебными)
письмами называют все документы, которые
служат для связи организации (учреждения)
с внешними структурами. Даже если уже
достигнута устная договоренность, подтверждение
ее деловым письмом будет гарантом соблюдения
ее деловым партнером.
Деловое письмо принято писать
на бланках фирмы или организации, где
уже имеются реквизиты учреждения или
фирмы-отправителя. Внешний вид бланка
является своеобразной визитной карточкой
фирмы, поэтому к его оформлению следует
отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее
бланк, тем официальнее должен быть стиль
письма.
Виды некоммерческих деловых
писем:
- Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
- Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
- Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
- Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
- Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.
- Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
- Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
- Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.
- Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
- Рекламное письмо - разновидность информационного письма - это письмо, содержащее подробное описание рекламируемых товаров (услуг). Цель рекламного письма - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами или приобрести рекламируемый товар.
- Поздравительные письма - это часть деловой переписки, которую ведет любая организация. Адресуются они в основном руководству других организаций или компании в целом и пересылаются по почте, курьером, реже - с помощью факсимильной связи. Эти письма составляются в торжественных случаях и не только к государственным праздникам. Также можно поздравлять со значительными событиями в жизни организации, достижениями ее руководителей и сотрудников, например, юбилеем компании, избранием руководителя в совет директоров и т. п. Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме и невелики по объему, однако при необходимости можно написать и более развернутое послание.
Для коммерческой корреспонденции
характерна следующая градация:
- Письмо-запрос, ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара. Написание это</spa