Методика составления номенклатуры дел учреждения

7. Порядок передачи  дел в архив

В архив организации  передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. 
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются. 
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. 
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: 
отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; 
описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; 
историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; 
справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены). 
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. 
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. 
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. 
 

Заключение

       Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. 
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

      
 

Список литературы

1.                 Демин Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003. 
2.                 Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004. 
3.                 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).М., 2000. 
4.                 Лихачев М.Т. Д.окументы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001. 
5.                 Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004. 
6.                 Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М.: Проспект, 2003. 
7.                 Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. 
8.                 Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.  
9.                 Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. 
10.            Гражданский кодекс РФ Части I, II, III - М Проспект, 2002 
11.            Трудовой кодекс РФ - М Проспект, 2002 
12.            Федеральный конституционный закон "О государственном гербе РФ" от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм. и доп. от 9 июля 2002 г 
13.            Закон РФ от 11 марта 1992 г № 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях" (с изменениями от 24 ноября 1995 г, 1 мая 1999 г, 30 декабря 2001 г) 
 15.     Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г). 
 

Приложения

Приложение 1  
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации  
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных  
в _____ году в организации 

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности  руководителя службы делопроизводственной организации 
Подпись               Расшифровка 
подписи 
Дата 
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив 
Наименование должности 
передавшего сведения 
Подпись                                  Расшифровка 
подписи

ОДОБРЕНО  Протокол ЦЭК (ЭК)  От _______________ № _____  _______________

СОГЛАСОВАНО  Протокол ЭПК архивного учреждения  От _______________ № _____

 

Приложение 2 
Форма номенклатуры дел 

Наименование организации  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ  _____№ _______________  ______________________  (место составления)

УТВЕРЖДАЮ  Наименование должности  руководителя организации  Подпись Расшифровка  подписи

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации 

	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и  № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности  руководителя службы делопроизводственной организации 
Подпись                                  Расшифровка 
подписи 
Дата 
Виза зав. ведомственным архивом 
(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО  Протокол ЦЭК (ЭК)  От _______________ № _____  _______________

СОГЛАСОВАНО  Протокол ЭПК архивного учреждения  От _______________ № _____

 

  15.     Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г). 
 

Приложения

Приложение 1  
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации  
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных  
в _____ году в организации 

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности  руководителя службы делопроизводственной организации 
Подпись               Расшифровка 
подписи 
Дата 
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив 
Наименование должности 
передавшего сведения 
Подпись                                  Расшифровка 
подписи

ОДОБРЕНО  Протокол ЦЭК (ЭК)  От _______________ № _____  _______________

СОГЛАСОВАНО  Протокол ЭПК архивного учреждения  От _______________ № _____

 

Приложение 2 
Форма номенклатуры дел 

Наименование организации  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ  _____№ _______________  ______________________  (место составления)

УТВЕРЖДАЮ  Наименование должности  руководителя организации  Подпись Расшифровка  подписи

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации 

	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности  руководителя службы делопроизводственной организации 
Подпись                                  Расшифровка 
подписи 
Дата 
Виза зав. ведомственным архивом 
(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО  Протокол ЦЭК (ЭК)  От _______________ № _____  _______________

СОГЛАСОВАНО  Протокол ЭПК архивного учреждения  От _______________ № _____