Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттықұйымдастыру тәртібі

Мазмұны

Кіріспе......................................................................................................................4

І. Мұрағат  құжаттарын топтастырудың теориялық негіздері...................6

1.1 Ведомствалық  мұрағат құжаттарын  топтастыру....................................6

1.2Құжаттарды жасақтауда қолданылатын  топтау белгілері....................9

ІІ. Негізгі бөлім

2.1 Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттықұйымдастыру  тәртібі...............13

2.2 Мұрағаттық қор шегіндегі  құжатты топтастыру...................................20

Қорытынды..........................................................................................................27

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі....................................................................29

Қосымша

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кіріспе

Мұрағат шегіндегі құжаттарды топтастыру қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттық табылмас қайнар көзі бола алады. Мұрағат шегіндегі құжаттардытар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.

Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруі, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда мұрағат шегіндегі құжаттардытармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты мұрағат шегіндегі құжаттардытар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты мұрағат шегіндегі құжаттардытар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты мұрағат шегіндегі құжаттардытармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.

Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде мұрағат шегіндегі құжаттардытау мен мұрағат шегіндегі құжаттардытаманы басқару процесіне орай негізгі және оперативті қызмет түрлерінің әрқилы мәселелері бойынша мұрағат шегіндегі құжаттардытар кешені түзіледі. Оларды іске тіркеу барысында жіктеу және жүйелеу қажет болады.

Ағымдағы іс жүргізу қызметінде істерді жасақтау Ұлттық мұрағат қоры мұрағат шегіндегі құжаттардытарын жіктеудің алғашқы кезеңі болып табылады. Олардың бұдан әрі жіктелуі ведомстволық сақтауға дайындау кезінде, ведомстволық мұрағатта және қажет болған жағдайда мемлекеттік сақтауға келіп түскен кезінде жүргізіледі.

Мұрағат шегіндегі құжаттардытарды іске алғаш рет тіркеу жалпы мұрағат шегіндегі құжаттарды бойынша жұмыс жүргізудегі неғұрлым жауапты кезеңдердің бірі болып табылады. Бұған үлкен мән беріледі. Өйткені істердің сапалы жасақталуы кейінгі жұмыс оперцияларын жеңілдетеді. Атапайтқанда:

• ақпараттардыіздестірудіңжеделдігі,
• тұрақтыжәнеуақытшасақталатыннемесежоюғабөлінетінмұрағатшегіндегіқұжаттардытардыіріктеупроцесініңжағдайы,
• істергеғылымисипаттамажазужәнеоларғатізімдемежасаужұмыстарыныңжай-күйікөбіне-көпосыістердіңқалайжасақталғанынатікелейбайланыстыболады.

Курстық жұмыстың тақырыбының мазмұнын ашуда келесідей міндеттер мен мақсаттар алға қойылып отыр:

• іс қағаздарын жүргізудің теориялық аспектілерін зерттеу
• істерді жасақтау мен мұрағат шегіндегі құжаттардытарды топтастырудың жалпы ережесі
• іс жасақтауда қолданылатын топтау белгілері
• мұрағат шегіндегі құжаттардытарды іске тіркеудің өзіндік ерекшеліктері
• келіп түскен мұрағат шегіндегі құжаттардытармен жүргізілетін жұмыс технологиясы
• мұрағат шегіндегі құжаттардытарды тіркеу орындалуын бақылау, есепке алу

 

 

 

 

 

 

 

І. Мұрағат ішінде құжаттарды топтастырудың теориялық негіздері.

1.1 Ведомствалық  мұрағат құжаттарын топтастыру

Құжаттарды топтастыру кезінде ведомствалық мұрағат паспортындағы қор жинағы және оның тобы болады.Тәжірибе бойынша құжаттарды топтастыру қорымен жинағының атын қорландыру дейді.Қорландырудың өзі анықтауыш хронологиялық тәуелділік қор құжатын және қорды қалыптастыру.Құжаттардың жиының мекеме және кәсіпорын,ешнәрсеге тәуелді емес,заңды тұлға  болама әлде жоқпа,олардың құжаттану қорын құрайды.Мекеме қор құжат бөлімі саясаты бар,халықшаруашылығы ғылыми ,әлеуметтік мәдениет немесе тарихи білім,мұрағаттың қорын құрайды және мемлекеттік сақтау мұрағатына тиісті: мекемедегі қор құжатының қор процесін қор құрастырушысы дейді де сауатты деп те атайды.Мұрағат қор түрі мынадай: мекеме қоры және жиыны.Мекемедегі мұрағатты құжаттану қоры деп атайды,ол құжаттарды құрайды және бір ұйымдастыру мекемесінен тұрады.Жиын былай аталады:барлық бөлек құжаттар мөлшерін бір немесе бірнеше белгіден (теметикалық,авторлық,хронологиялық және т.б),Ведомствалық мұрағат -  қор мұрағатын ұйымдастыру мүмкін, ол құжаттарды құрайды және тарихи немесе  логикалық байланыста болады.

Ведомствалық мұрағат паспортындағы жұмысты қорландыру құжатымен немесе тандаулы құжаттарды іске асыру бойынша мемлекеттік мұрағатқа алып береді.

       Тәуеді құжат  қорын анықтау және қордың  құрылуы.Қорды анықтау кезінде ол келесі құжатқа тәуелді.

• Кірген құжат мекеме қорына жатады,келіп түскен оларды қорландырады,деректеме тәуелділігін анықтау бойынша мөрі тіркеледі,ұсталған құжаттар мекеме функционалдық сұрақтар.
• Мекемедегі шыққан құжаттың көшірмесі қорға жатады,әрқайсысы құжат авторынан тұрады,анықтау тізімі бойынша қорға тәуелді іс қағаздар қиымен құжаттар.
• Ішкі құжаттар қоғам мекемесінін қорына жатады.Құжатта анықтамасы аты көрсетіледі және автордың қолы.
• Мекемедегі құжаттардың қоғамдағы мекеме (кәсіподақ ДОСААФ Қоғамдық Қызыл Крест және Қызыл жарты ай және т.б) бір қорды құрайды.
• Іс өндіруді мекемедегі екі істі алдынғы мекемедегі негізгі қорын құрайды.Олардың іс қағаздары аяқталған.Ұйымның жабылу қор негізін іске қосады және ұйымда аяқталмаған іс қағаздардан басқа функционалдық алып беру ұйымнвың жабу кезіндегі аяқталмаған іс қағаздар.Мекемедегі қабылдаушы қор негізі.
• Жеке ісі егер олар бір ұйымға байланыс арқылы берілсе мекеме қоры қосылып алынады.

Бір және сол қор ұйымға мына құжаттарды құрайды:оған дейін және одан кейіңгі теориялық өзгеріс болған жағдайда құрылымы,штаты,мөрі және т.б жатады.Оған дейінгі және одан кейіңгі толық және уақытша өзгеру нәтижесін оның құрмет атымен және асыл таспен мараппатталады,бір немесе бірнеше аудандарда 

Әр түрлі қор мынандай материралдарды құрайды:министр одағы,комитет басты анықтамасы,республикалық министрі;

Республикалық министр комитеті және министрлік одақ базасы;Мемлекеттік өкіметі орталық мүшесі республикалық автономиялық және мемлекеттік анықтама одағы.Қорда негізгі топтастыру есеп құжаты,ведомсвалық мұрағатқа жазылады.Әр қорға жиынға түскен ведомсвалық мұрағаттқа аты және нөмері жазылады.Құжат құрамы мен мекеменің ұйымдастырушылық құрылымын есепке ала жүйелеу схемасы,қор құрушының құрылымын оның қызметін әркетіндегі маңызды мәселелерін,құжат түрлері мен көп қырлылығын көрсетеді.Бұл схема бойынша құжаттар мынадай классификациялық белгілеріне сай топтастырылады:

1. құрылымдық  (барлық құрылымдық бөлімшелер бойынша)
2. хронологиялық (құжат мерзімі немесе күні бойынша )
3. Функционалды,салалық,тематикалық,мәндік,сауалдық құжатта сақтаған мәселе бойынша
4. Номиналды (істермен құжатар түрі бойынша)
5. Кореспонденттік (қор құрушы мен келісімен мекеме және тұлға бойынша)
6. Географиялық (құжат мазмұны авторы немесе кореспонденттігіне қатысты географиялық түсініктер бойынша)
7. Авторлық (мекеме атауы немесе құжат авторы бойынша)

Бір белгісі бойынша құжаттарды топтастыру жүрмейді.Істерді жүйелеу кезінде бір мезгілде белгілер қатары қолданылады. Мысалы:Құрылымдық немесе хорнологиялық белгілерді есепаке алу жүйелеу схемасының  2 нұсқасын : 1)хронологиялық-құрылымдық

           2)құрылымдық-хорнологиялық  жасауға мүмкіндік береді.

Мекеме қорында істерді ұйымдастыруды және құрылымын жие өзгертіп,мекемеде қолданылады.Мұндағы құжаттар алдымен құрылған жылы  бойынша одан кейін құрылымы бойынша жүйеленеді.Жүйелеу схемасын бұл нұсқалардағы істер алдымен құрылымы  сосың жылы бойынша жүйеленеді.Жие құрылымын өзгертуі ұйым қорына хронологиялық-функкционалды немесе функнционалды-хронологиялық жүйелеу схемасы қолданылады.Көбіне ұйым құжатта аз немесе көлемі жағынан шағын қорларды қолданылады.Хронологиялық номиналды немесе номиналды хронологиялық жүйелеу схемасы.Біріккен мұрағат қоры шеңберіндегі мұрағаттық қорлар мазмұны өндірістік кәсіпорны жеке кәсіпорны бірлестік құрамындағылар олардың филиалы.

Құжаттарды топтастыру кезінде хронологиялық,тиматикалық және тиматикалық хронологиялық басқа авторлық,номиналды,топ ішіндегі құжаттар,алфавит,тақырып белгілері қолданылуы мүмкін.   

 

 

1.2 Құжаттарды жасақтауда қолданылатын топтау белгілері

 

Құжаттарды жүргізуге байланысты құжаттық ақпараттарды топтастыру – олардың табылуын жеңілдету үшін құжат түрі мен мазмұн арасында логикалық байланыс орнату деген сөз. Топтау схемасы құжаттардытер номенклатурасында белгіленген: ол құжат түрлерінің құрылымдық сипаты, мәні және сақталу мерзімдері тұрғысынан қалай топталатынын көрсетеді.

Мәселен:

Комитет төрағасының бұйрықтары:

• негізгі қызмет бойынша құжаттар - тұрақты сақталады;
• жеке құрам бойынша - 75 жыл;
• құжаттардысапарлар мен кезекті еңбек демалыстарының құжаттары - 5 жыл;
• әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойыншақұжаттар - 5 жыл;
• мәлімет үшін жіберілген құжаттар - қажеттілігі жойылғанша.

Құжаттардытерді жасақтау, жүргізу мынадай топтастыру принциптері бойыншажүзеге асырылады:

• номинальдық (түрлік) сипатына қарай;
• пәндік-мәселелік (тақырыптық) сипатына,
• хронологиялық,
• авторлық,
• корреспонденттік
• географиялық,
• сараптамалық сипаттарына қарай бөлінеді.

Құжаттарды құжаттардыке номинальдық (түрлік) сипатына қарай топтастыру оларды белгілі бір құжат түріне байланысты іріктеу деген сөз. Қызметтің көптеген функциялары мен бағыттары құжаттардың белгілі бір қалыптасқан түлері бойынша хатталады. Мысалы: жарлықтар, қаулылар, бйрықтар, өкімдер, хаттамалар, стенограммалар, жоспарлар, есепті мәліметтер, нұсқаулықтар, жарғылар, ережелер, қызмет бабындағы хаттар т. б.

Мәселен:

• «Алқа мәжілқұжаттардыініңхаттамасы».
• «Азаматтардың ұжымдық өтініші».
• «Агенттік төрағасының негізгі қызмет бойыншабұйрықтары».
• «Агенттіктің құрылымдық бөлімшелері тарапынан келген кіші кәсіпорындарды қаржылық қолдау туралы ақпараттар».

Пәндік-мәселелік немесе тақырыптық сипатына қарай топтастыру құжаттарды көтерген мәселесіне, мазмұны мен тақырыбына байланысты іріктеу болып табылады.

Мысалы:

«Қазақстанның стратегиялық даму жоспарын жүзеге асыру мәселесі бойынша министрліктерден, ведомстволардан, мекемелерден, ұйымдардан келіп түскен ақпараттар (мәліметтер, анықтамалар, хаттар)».

«Қазақстан Республикасы министрліктері мен ведомстволарының конверсия және қорғаныс өнеркәсібі мәселелері бойынша қызмет бабында жазысқан хаттары».

Хронологиялық сипатына қарай топтастыру құжаттардың белгілі бір кезеңдерге (ай, тоқсан, жыл) қатыстылығына байланысты іріктеу деген сөз. Көбіне құжаттар құжаттардыке бір күнтізбелік жыл бойынша топтастырылады. Бұған келер жылға өткен құжаттардытер мен жеке құжаттардытер енгізілмейді. Жоспарлар мен есеп беру мәліметтері, сметәлар қашан жасалғанына қарамастан, қай жылға арналып әзірленсе, сол жылға қатысты құжаттардытерге тіркеледі. Мәселен, 2002 жылдың есепті мәліметтері 2003 жылы жасалады, бірақ олар 2002 жылдың құжаттардытеріне қосылады. Ал жоспарлар керқұжаттардыінше - 2002 жылдың жоспары 2001 жылы жасалады, бірақ ол 2002 жылдың құжаттардыіне тіркеледі.

Авторлық сипатына қарай топтастыру дегеніміз құжаттарды құжаттардыке авторына – заңды тұлғаға немесе жеке тұлғаға қатыстылығына орай тіркеу болып табылады.

Мысалы:

«ҚР Үкіметінің аймақаралық ынтымақтастықты кеңейту мәселелері бойынша қабылдаған қаулылары».

«Мемлекеттік № 1 - 6 құпияларды қорғау жөніндегі тұрақты жұмыс құжаттардытейтін комиссия мәжілқұжаттардытерінің хаттамалары».

Корреспонденттік сипатына қарай топтастыру құжаттарды құжаттардыке белгілі бір корреспондентке қатыстылығы негізінде тіркеу болып табылады. Бұл сипат қызмет бабындағы хаттарды топтастыру кезінде қолданылады.