Муниципальные архивы

Муниципальные архивы – самая многочисленная и важная составляющая сети архивных учреждений Российской Федерации. При этом они являются наиболее активно комплектующимся звеном, где из года в год растет объем документов по личному составу. Их деятельность регулируется федеральными законами от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», а также законодательными актами субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела. Согласно действующему законодательству, органы местного самоуправления самостоятельно решают вопросы формирования архивных фондов поселения, муниципального района; формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений, а городского округа – формирования и содержания муниципального архива. Однако все муниципальные архивы работают по единым Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).

В последние десятилетия происходят позитивные сдвиги в развитии материально-технической базы муниципальных архивов: все чаще для них строятся специальные здания, растет протяженность стеллажных полок, доля металлических стеллажей. Все большее применение в практике находят информационные технологии. Началась оцифровка документов, повсюду создаются базы данных о составе и содержании архивных фондов. Увеличивается объем оказываемых населению услуг и соответственно количество исполняемых запросов социально-правового характера; налаживается электронное взаимодействие с территориальными органами ПФР.

В то же время нуждается в активизации работа по обеспечению безопасности муниципальных архивов. В половине регионов уровень их оснащенности техническими средствами защиты составляет менее 50%, не закартонировано 56% дел. По-прежнему не хватает помещений, растет объем дел, принимаемых в неупорядоченном состоянии, а следовательно, должным образом не учтенных и не подготовленных для пользования.

Негативно сказываются на архивной практике пробелы в законодательстве, о которых говорят архивисты. Так, тупиковой стала проблема комплектования муниципальных архивов документами федеральных органов и организаций. В Государственной думе лежит подготовленный нами законопроект, вносящий поправки в № 125-ФЗ. Этот законопроект решает вопрос о ежегодном возмещении субъекту Российской Федерации затрат на содержание документации федеральных органов и организаций путем предоставления субвенций из федерального бюджета. При этом предусмотрена возможность перераспределения части выделяемых субъекту средств в пользу муниципальных образований, обеспечивающих хранение документов федеральных органов и организаций в муниципальных архивах.

Необходимо поднять уровень взаимодействия с муниципальными архивами и самому Росархиву, и уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В этой связи чрезвычайно полезно, когда на заседания Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве приглашаются муниципальные архивисты (так было начиная с 2005 г. в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Новосибирске, Казани, подмосковном Левково и будет в сентябре этого года в Анапе, где кубанские архивисты принимают очередное заседание Совета). Эту практику следует всячески поддерживать и расширять.

На последнем заседании Совета по архивному делу было принято решение организовать конкурс на лучший муниципальный архив, результаты которого будут подведены до конца этого года. Сам конкурс позволит привлечь внимание к муниципальным архивам, поднять престиж профессии архивиста.

А.А. Глазырина, начальник отдела мониторинга и регулирования архивного дела Комитета по делам архивов Нижегородской области; В.Э. Виноградова, консультант отдела: Муниципальные архивы, достойно представляющие государственную архивную службу Нижегородской области, прошли долгий и непростой путь становления начиная с 1924 г., когда в трех уездах (Ветлужском, Павловском, Сергачском) были образованы местные архивы. Уездные, позже районные архивисты спасли от уничтожения многие документы упраздненных органов управления губернией, торговых фирм и промышленных предприятий, архивы из разоренных помещичьих усадеб.

В настоящее время в 50 муниципальных архивах области (это 44 архивных отдела и сектора, пять муниципальных архивов – казенных и бюджетных учреждений, одно муниципальное казенное учреждение «Административно-хозяйственное управление Володарского муниципального района») хранится 2 082 564 ед. хр., из которых 52,4% – документы по личному составу, 47,4% – управленческие; 12 921 фотодокумент (созданы в основном в 1979 г. в результате фотосъемки сельских населенных пунктов), 4611 ед. хр. научно-технической документации, 1091 ед. хр. – документы личного происхождения и др. Хронологические рамки основного массива – 1924–2012 гг., однако есть документы начала XX в. и даже середины XIX в., как, например, в архивном отделе администрации Выксунского муниципального района, где хранятся метрические книги за 1849–1908 гг. Но наиболее полно в них представлен период с конца 1950-х до конца 1990-х гг. Документы, подлежащие постоянному хранению, до принятия Федерального закона от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в государственных районных и городских архивах хранились временно, а затем передавались в Государственный архив Горьковской области (ныне Центральный архив Нижегородской области – ЦАНО) и его филиалы в г. Арзамасе и г. Балахне (ныне Государственный архив Нижегородской области, г. Арзамас и Государственный архив Нижегородской области, г. Балахна). На сайте «Государственная архивная служба Нижегородской области» размещен справочник по фондам муниципальных архивов, подготовленный Комитетом по делам архивов Нижегородской области.

Практически все документы (99,8%) муниципальных архивов внесены в описи; 99,7% описей имеют полный комплект, т.е. три экземпляра; 32 архива выявляют особо ценные документы (на 1 января 2013 г. к этой категории отнесено 23 357 дел). Активизировалась работа по созданию тематических картотек по распорядительным документам органов власти и местного самоуправления, административно-территориальному делению, истории организаций, учреждений и предприятий, переименованию улиц (уже составлено 474 217 карточек). На учете состоит 13 тематических баз данных по постановлениям и решениям органов власти и местного самоуправления г. Нижнего Новгорода и г. Сарова по управленческой документации и база данных по личному составу – личные дела уволенных сотрудников администрации г. Нижнего Новгорода (архив г. Нижнего Новгорода).

Квалифицированно и своевременно оказываются услуги по исполнению социально-правовых и тематических запросов юридических и физических лиц. Например, в 2009 г. – 92 597 запросов, 2010 г. – 88 912, 2011 г. – 90 534, 2012 г. – 83 253 запроса. Около 92% запросов исполнено с положительным результатом. Регулярно по архивным документам готовятся и публикуются статьи, теле- и радиопередачи, проводятся экскурсии, школьные уроки, выставки.

Муниципальные архивы располагаются в 66 приспособленных помещениях, два здания построено специально для архивов в г. Лыскове и г. Сарове. В 2010–2012 гг. шести муниципальным архивам выделено 303 кв. м дополнительных площадей. При их освоении установлено 4723 пог. м металлических стеллажей; общая протяженность стеллажных полок – 33 246 пог. м (большинство металлические). Степень загруженности архивохранилищ составляет 84,8%; в 21 архиве нет охранной сигнализации, а в восьми – пожарной.

В соответствии с ежегодно составляемым комитетом планом проведения проверок, который согласовывается с Прокуратурой Нижегородской области, в 2012 г. состоялись проверки девяти администраций муниципальных районов области на предмет соблюдения юридическими лицами требований в сфере архивного дела, установленных правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области. Значительное число нарушений связано с обеспечением сохранности документов. В частности, в Чкаловском муниципальном районе (архивный сектор общего отдела) из 15 замечаний восемь касались необходимости обеспечения нормативного режима хранения документов, включая проведение экспертизы здания и помещений для установления долговечности его основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, так как под тяжестью дел стеллажи и пол деформированы; установку огнетушителей во всех архивохранилищах; защиту от проникновения дневного света и др. Теперь администрация Чкаловского муниципального района устраняет выявленные нарушения, ежеквартально информируя об этом комитет и заместителя губернатора, заместителя председателя Правительства Нижегородской области С.А. Потапова. Основной итог проверки – архивному сектору выделено отдельное двухэтажное здание для размещения архива (оно расположено в мемориальной зоне, всего в километре от центра города, в доме купца Рукавишникова, 1880 г. постройки). Уже установлены охранно-пожарная сигнализация, металлические стеллажи.

Результаты всех проверок были рассмотрены 16 октября 2012 г. на совещании губернатора В.П. Шанцева с главами местного самоуправления, а также администраций муниципальных районов и городских округов Нижегородской области. Органам местного самоуправления в соответствии с действующим законодательством рекомендовано устранить выявленные нарушения и обеспечить контроль исполнения вынесенных предписаний в установленные сроки. Кроме того, ход выполнения районными администрациями мероприятий по устранению недостатков дважды обсуждался на заседании коллегии комитета (последний раз уже в начале этого года). В текущем году запланированы семь проверок соблюдения требований правовых актов в сфере архивного дела и исполнения предписаний и пять ознакомлений с работой администраций муниципальных районов и городских округов.

В целях недопущения нарушений требований законодательства в сфере архивного дела комитетом и подведомственными ему государственными архивами решено проводить кустовые обучающие семинары по архивному делу. Первый состоялся в мае 2012 г. в с. Дивеево для 13 муниципальных архивов юга Нижегородской области; второй – в июле в р.п. Воскресенское для северных районов, а в октябре – в р.п. Бутурлино для восточных. Во всех выездных семинарах участвовали руководитель комитета Б.М. Пудалов, главы и заместители глав администраций принимающих районов. Завершающий семинар прошел в ноябре в Нижнем Новгороде на базе ЦАНО, являющегося организационно-методическим центром для архивных учреждений области. В нем участвовали руководители и работники муниципальных архивов 14 муниципальных районов и пяти городских округов. Все доклады и выступления сопровождались мультимедийными презентациями. Получив высокую оценку слушателей, подобная практика продолжается. Первый семинар в этом году состоялся 27 марта в г. Арзамасе для представителей 11 муниципальных районов.

В муниципальных архивах области работают 159 человек. Из них 118 имеют высшее образование, 27 – среднее специальное, остальные – среднее. В 2010–2012 гг. кадровый состав значительно омолодился (на 38%). Пришли грамотные специалисты, но не имеющие опыта архивной работы и профильного образования.

К сожалению, в процессе проведения социально-экономических реформ, разрушения вертикали управления в архивной отрасли, оптимизации штатной численности муниципальных служащих наблюдается тенденция понижения статуса архивных структур, а также их работников. Так, в 2012 г. в администрации Нижнего Новгорода ликвидировали архивный отдел, создав взамен муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода», что, несомненно, негативно отразится на взаимодействии архивистов с источниками комплектования, в том числе подразделениями администрации, из-за отсутствия контроля за состоянием сохранности архивных документов, недостаточного административного ресурса по оперативному решению проблем, связанных с работой делопроизводственных служб и архивов муниципальных организаций. Ликвидация уполномоченных в сфере архивного дела структурных подразделений администраций муниципальных районов ухудшает также и материальное положение их бывших работников – архивистов, в том числе опытных и отмеченных за свой многолетний и добросовестный труд различными наградами: специалисты лишаются соответствующих льгот за имеющийся стаж муниципальной службы, им предлагаются должности с невысокими окладами.

В том же году был ликвидирован архивный сектор в администрации Володарского муниципального района с передачей функций многопрофильному муниципальному учреждению. С марта текущего года понижается должностной статус заведующего сектором формирования архивных фондов и двух его специалистов в администрации Вачского муниципального района с переводом их на должности, не относящиеся к муниципальной службе. В администрации г. Дзержинска начались организационные процедуры по ликвидации должности специалиста, курирующего муниципальное бюджетное учреждение «Городской архив» г. Дзержинска, а также уполномоченного на проведение комплекса работ по организации упорядочения и комплектования архивными документами постоянного хранения. В этой ситуации опытный работник стоит перед выбором: смириться с ухудшающими жизненный уровень условиями, продолжив служить любимому делу на нижеоплачиваемой должности в муниципальном архиве, или искать новую работу. Предотвратить подобные ситуации Комитет по делам архивов Нижегородской области, как и Федеральное архивное агентство, не в силах. Для этого необходимы соответствующие полномочия и государственная поддержка по формированию отношения к архивам как символу государственности с достойным финансовым обеспечением на содержание архивных фондов и социальную защиту архивистов.

Основными задачами и функциями муниципального архива являются:

Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

хранение и учет документов, принятых в муниципальный архив; представление в установленном порядке учетных  данных в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

подготовка, представление Администрации района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

Муниципальный архив обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и субъекта Российской Федерации;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации района, которыми она наделена;