Направление работника в командировку: документационное обеспечение

Чернова Е., 259 гр.

Направление работника  в командировку: документационное обеспечение.

Согласно статье 166 Гражданского кодекса Российской Федерации, служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (Приложение 1). Причем такая поездка может совершаться в пределах одного административно-территориального пункта.

В служебную командировку можно направить только работника  организации, т.е. лицо, которое состоит  в трудовых отношениях с работодателем (Приложение 2).

Следовательно, нельзя направить  в командировку лицо, которое оказывает  услуги по гражданско-правовому договору, или вообще не состоит с организацией ни в каких отношениях (например, работника другой организации).

Трудовой кодекс РФ установил  следующие ограничения для направления  в служебные командировки отдельных  категорий работников:

- работники в период  действия ученического договора  не могут направляться в служебные  командировки, не связанные с  ученичеством (Приложение 3);

- беременных женщин запрещено  направлять в любые служебные  командировки (Приложение 4);

- женщин, имеющих детей  до трех лет, матерей и отцов,  воспитывающих детей до пяти  лет без супруга (супруги), а  также опекунов (попечителей) несовершеннолетних, работников, имеющих детей-инвалидов,  а также осуществляющих уход  за больным членом семьи, разрешено  направлять в командировки только  с их письменного согласия  и при условии, что это не  запрещено медицинскими рекомендациями (Приложение 5).

Женщины, имеющие детей  в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме  со своим правом отказаться от направления  в служебную командировку. Установленной  формы такого ознакомления не предусмотрено.

Согласно пункту 6 Положения о служебных командировках - цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель (Приложение 2).

Для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма № Т-10а (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения. (Приложение 6). В Приложении 7 и 8 можно посмотреть правила заполнения Унифицированной формы № Т-10 а.

Приказ о направлении  работника в командировку оформляется по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9 а) (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) (Приложение 9).

Правила заполнения Унифицированных  форм № Т-9 и № Т-9а – Приложение 10.

Пример заполнения форм №  Т-9 и № Т-9а можно посмотреть в Приложениях 11 и 12.

Отметим, что приказ о  направлении работника в командировку не является обязательным для документального  подтверждения в целях налогообложения  прибыли организации (письма Минфина  России от 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462).

На основании решения  работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него.

Командировочное удостоверение  оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику  и сохраняется им в течение  всего срока командировки. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.

Таким образом, оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Именно этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. Отсутствие такого документа или отметок  в нем не позволит организации  доказать обоснованность расходов, произведенных  в связи с командировкой (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 по делу № А29-800/2009).

В настоящее время в связи с введением Положения о служебных командировках, где командировочное удостоверение указано в качестве документа, подтверждающего расходы работодателя на командировку наряду со служебным заданием, следует признать обязательность его оформления.

Командировочное удостоверение  составляется по форме № Т-10 (Приложение 13, 14,15).

Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию  по месту командировки, а также формы журналов их учета утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. Согласно указанному нормативному акту работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодатель обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке (Приложение 16, 17).

Ответственным за ведение  указанных журналов и за проставление отметок в командировочных удостоверениях может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое должностное  лицо, которое в силу своих должностных  обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих  дней после истечения срока, на который  выданы наличные деньги под отчет, или  со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет (форма № АО-1) и представить его главному бухгалтеру или бухгалтеру (п. 4.4 Положения ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Это правило распространяется и на заграничные командировки (Приложение 18)

К авансовому отчету прилагают  все документы, подтверждающие расходы  работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья  и т. д.).

Проверенный бухгалтером  авансовый отчет утверждается руководителем  организации.