Назначение и виды документов, составляемых в службах и подразделениях органов внутренних дел

Назначение и  виды документов, составляемых в службах  и подразделениях органов внутренних дел.

 

 

В соответствии с Приказом МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации" в деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России (Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов Российской Федерации, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения), правовые акты ненормативного характера (приказы по личному составу, распоряжения, письма, указания, межведомственные соглашения, протоколы), акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Условно, всю документацию, имеющуюся в различных подразделениях ОВД можно разделить на:

• организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т. д.);
• распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);
• справочно-информационные (письма, акты, справки и др.).

Назначение документа  в органах внутренних дел в  основном сводится к:

• фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;
• официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;
• обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;
• осуществлению связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Рассмотрим более подробно каждый вид документа и его  назначение.

Нормативный правовой акт (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Постановление - «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами МВД РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления различных служб МВД РФ, являющиеся правовыми актами.

Решение как распорядительный документ является правовым актом. Решения оформляют результаты деятельности и различных служб, подразделений и ведомств ОВД.

Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел. Акт управления начальника службы, подразделения ОВД, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенных должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом, подразделением, службой. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность или снятии с должности). Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации отделов, служб, ведомств или их структурных частей, утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни отдела, службы, ведомства, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной службы, подразделения, ведомства или отдела. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга служб и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как « документ с записью всего происходящего на заседании, собрании». Проведению заседания, совещания какого-либо органа предшествует большая подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания, доклады или тезисы основных выступлений, справки, отчеты, обзоры по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу. Протокол, как правило, ведется во время заседания, совещания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование органа (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания (совещания), номер, место заседания (совещания), гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется  дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончание. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года. В реквизите  «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название органа, подразделения, службы, ведомства  в родительном падеже. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указания присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания (совещания).

При проведении расширенных  совещаний (собраний, заседаний), с большим  числом присутствующих их состав указывается  количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем  делается соответствующая запись в  самом протоколе.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются  вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и  начинается с предлога «О» («ОБ»). В  ряде случаев повестка дня может  прилагаться к протоколу. Тогда  она не вноситься в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка совещания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим  пунктам повестки дня. По каждому  пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти  слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них  ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст. Если имеются тексты докладов, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии выступившего указывается: «Текст обзора, (отчета, выступления) прилагается».

Завершающая часть раздела  по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу  решения (постановления). Постановляющая часть решений должна быть конкретна  и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Решения коллегиальных органов  доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений  и решений; приводятся в жизнь  приказами. В остальных случаях  делается выписка из протоколов.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность органа (службы, отдела) ОВД; их взаимоотношения с другими службами, органами ОВД; гражданами; права и обязанности службы, органа ОВД. Например, Устав патрульно-постовой службы милиции. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.)

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД, единого органа, структурного подразделения. Положения могут также регламентировать и деятельность должностных лиц.

Инструкция - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией. Инструкции используются для установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности служб, подразделений, органов МВД, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например «Должностная инструкция участкового уполномоченного  инспектора»

Текст инструкции разбивается  по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», в котором указывается  цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного  действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «участковые инспектора милиции должны включать в ежедневный план работы разрешение заявлений, обращений граждан») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс).

Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом  или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий  по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о  том, что она является приложением  к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем  устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные  мероприятия, указываются ответственные  исполнители.

Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007.
2. Четвериков, В.С., Четвериков, В.В. Основы управления в органах внутренних дел/ В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 1997.
3. Приказ МВД России «О делопроизводстве и порядке работы с обращениями граждан в ОВД»№ 150 от 01.03.1999 г.