Номенклатура дел организации

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка  исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных  документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как  документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются  внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем  первого исполненного документа.

Правильное  распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка  исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. [7, с.271]

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными  принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном  порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти  сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с  принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

- в дела  подшиваются только исполненные  документы. Неисполненные, а также  подлежащие возврату документы  подшивать в дело запрещается;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

- в дело  включаются документы в одном  экземпляре. Черновики, размноженные  копии вместе с оригиналами  не подшиваются. Исключение могут  составлять только черновики  особо ценных документов или  копии, на которых есть отметки,  визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

- документы  постоянного и временного сроков  хранения группируются в отдельные  дела;

- в дела  группируются документы одного  календарного года, за исключением  переходящих дел. Кроме того, отдельные  категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

- документы  помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого  дела не должна превышать 30-40 мм, что  составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно  облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.          [8, с. 92]