Номенклатура дел

Номенклатура  дел.

Согласно ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, номенклатура дел это систематизированный  перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она  составлена, зависят оперативность  работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Номенклатура  дел — это многофункциональный  документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при  распределении и группировке  исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока  хранения документов, включенных в  него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры  учреждения, организации, предприятия.

Номенклатура  дел может быть конкретной (индивидуальной), примерной и типовой.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.

Конкретная или индивидуальная номенклатура дел – это систематизированный  перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или её структурного подразделения в определенном календарном году.

Составление и оформление номенклатуры дел – одна из функций  службы ДОУ. При составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в целом ряде нормативно – методических документов.

Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций. Они устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют её форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т.д. Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления. Основным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел является, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Кроме того, архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатуры дел (например, Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел).

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться  не только перечисленными документами, но и необходимо изучение устава организации, штатного расписания, справочных картотек, номенклатуры дел прошлых годов, журналов и картотек и др. документов. Но главным источником являются сами документы организации.

К процедуре составления  номенклатуры дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации — заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: определение круга документов для  включения в номенклатуру; составление заголовков (наименований) дел; разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;  определение сроков хранения дел; определение системы индексации и установление индексов дел; оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Основное требование к  номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров. Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Номенклатуры  дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным  формам, которые разработаны архивными  органами. Они закреплены в основных правилах работы архивов организаций.

Номенклатура  дел состоит из 5 граф.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения. При обозначении индексов используются арабские цифры. Индексация должна быть постоянной и повторяться из года в год. В конце каждого раздела номенклатуры оставляю резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

В графу вторую включаются заголовки дел (томов, частей). Каждое дело может составлять один или несколько томов. Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, входящих в состав дел, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, включающих организационные документы, которые относятся к деятельности организации в целом. Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией сомой организации самой организации. Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другую документацию. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, т.к. именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки должны быть конкретными.

В третьей графе указывается количество единиц хранения, т. е. томов или частей каждого дела.

В графе “Срок хранения и номера статей по перечню” указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на перечень (типовой или ведомственный).

В графе “Примечание” в течение  всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т. п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно.

Если организация является источником комплектования государственного архива, сведения, содержащиеся в итоговой записи, должны сообщаться архивному учреждению.

Согласно ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование  дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки  и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДОУ. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Согласно ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, дело – совокупность документов (или документ), относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30–40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности. Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях и с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д.