Нотариальное делопроизводство

Нотариальное делопроизводство

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется органами юстиции субъекта в составе РФ, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

В соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус имеет личную печать с изображением Государственного герба рФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.

От правильной постановки делопроизводства в государственной нотариальной конторе зависит надлежащая организация работы государственных нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший государственный нотариус, возглавляющий нотариальную контору, а у нотариуса, занимающегося частной практикой, – он сам.

В государственной нотариальной конторе, где имеется несколько сотрудников, ведение делопроизводства и архива приказом (распоряжением) старшего государственного нотариуса возлагается на одного из них.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или другого должностного лица, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-сдачи.

 

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

- журнал входящей корреспонденции;

- журнал исходящей корреспонденции;

- разносная книга для местной корреспонденции;

- книга жалоб и предложений;

- контрольная картотека (или папка).

Регистрации подлежат все документы, поступающие в нотариальную контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка и другие документы, не связанные с деятельностью нотариальной конторы.

При составлении документов организационно-распорядительного характера нотариусу необходимо руководствоваться указаниями законодательства РФ по ведению делопроизводства, а также необходимо соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.

 

                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                     НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Регистрация нотариальных действий.

Делопроизводство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Контроль за нотариальным делопроизводством нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а за делопроизводством нотариусов, занимающихся частной практикой, — органы юстиции совместно с нотариальными палатами.

Нотариальное производство состоит из нескольких частей:

1) регистрация нотариальных  действий, предполагающая строгое  соблюдение порядка ведения реестров  для регистрации нотариальных действий;

2) заполнение нотариальных  свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

3) ведение делопроизводства, включающее в себя оформление  журналов, нарядов и книг, предусмотренные  Инструкцией по делопроизводству  в государственных нотариальных  конторах РСФОР (далее — Инструкция  по делопроизводству), утвержденная  приказом Министра юстиции РСФСР  от 19 августа 1976 г., сохраняющая юридическую  силу в настоящее время и  применяемая как государственными, так и частнопрактикующими нотариусами.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпляре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а их листы пронумерованы. Количество листов реестров государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется печатью этого органа юстиции. Количество листов реестров част­нопрактикующих нотариусов заверяется подписями уполномоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, соответствующей месту деятельности нотариуса. Подписи этих лиц скрепляются печатями нотариальной палаты и налоговой инспекции.

Регистрация нотариусом совершаемых им нотариальных действий является наиболее характерным и существенным признаком, отграничивающим нотариальную деятельность, направленную на обеспечение зашиты прав и законных интересов обращающихся к нотариусу лиц, от деятельности иных правоохранительных органов. Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый нотариальной конторой документ подписаны нотариусом (не допускается запись в реестре карандашом).

В нотариальных конторах с разрешения органа юстиции или нотариальной палаты могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера на документах обозначаются таким образом: № 1-1, № 1-2, № 2-1 и т.д., где первая цифра означает номер индекса, а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса каждого реестра сохраняется без изменения в течение года. Если само­стоятельные реестры введены для записи определенных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия, например: № 1К, № 2К, № ЗИ, №4Н, что означает, первый и второй — реестры для записи свидетельствования верности копий документов, третий — для записи исполнительных надписей, четвертый — для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.д. Номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются следующим образом: № 1К-1, № 1К-2 и т.д.; № 2К-1. № 2К-2 и т.д.; № ЗИ-1, № ЗИ-2 и т.д.; №4Н-1, №4Н-2 и т.д.

2. Документооборот  в нотариальном делопроизводстве.

Типовые формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей устанавливаются Министерством юстиции Российской Федерации.

Структура и порядок заполнения реестра регистрации нотариальных действий. Реестр содержит семь граф. В первой из них указывается порядковый номер нотариального действия с нового года. Нумерация производится в течение календарного года, продолжаясь в каждом следующем реестре. Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, указанная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе указываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представителей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда других нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляется. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяющему личность. Графа четвертая так и называется: «Документ, удостоверяющий личность явившегося за совершением нотариального действия». В ней указываются все реквизиты документа и год рождения владельца в подтверждение его дееспособности.

Далее, в графе 5, описывается содержание нотариального действия. Если экземпляр нотариально оформленного документа остается в делах нотариальной конторы, то содержание его в реестре можно не описывать, а кратко указать, например, «Договор купли-продажи квартиры», «Завещание».

В шестой графе указывается сумма взысканной государственной пошлины или тарифа, размер которого соответствует госпошлине; причем отдельно указывается сумма за совершение нотариальных действий и за составление проектов документов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты госпошлины или тарифа, в графе 6 должно быть указано: «От уплаты госпошлины освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты госпошлины)». В таком случае лица, получающие нотариально оформленные документы, указывают в графе семь «Подпись в получении нотариально оформленного документа», что документы получены бесплатно. При получении нотариально оформленных документов лица, по просьбе которых они совершались, расписываются в получении их на руки.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

Письмо Министерства юстиции СССР от 14 ноября 1986 г. предусматривает порядок заполнения как реестров для регистрации нотариальных действий, так и нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах. Свидетельства подготавливаются нотариусами на чистых листах бумаги или на типографских бланках. Содержание свидетельств излагается в соответствии с формами, утвержденными Министерством юстиции СССР.

В свидетельствах о праве на наследство нотариус обязательно указывает состав наследственного имущества, его оценку; в случаях наследования недвижимости — ее адрес. При наследовании денежных вкладов их сумма не указывается.

Если наследуется имущество, в отношении которого были приняты меры к охране, то в свидетельстве о праве на наследство может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариальной конторой, с указанием даты описи и суммы описанного имущества, Если в состав этого имущества входят предметы, право собственности на которые возникает лишь после государственной регистрации, то свидетельства на такие предметы должны быть выданы отдельно или эти предметы должны быть указаны в них отдельными пунктами.

Если наследование осуществляется по завещанию несколькими наследниками, причем каждый наследует конкретное имущество, то в свидетельстве о праве на наследство должно быть указано имущество, завешанное каждому; и его оценка.

Следует отметить, что современная нотариальная практика отказалась от выдачи одного свидетельства о праве на наследство всем наследникам независимо от того, наследуют ли они по завещанию конкретное имущество, или по закону или по завещанию в долях. Такое свидетельство является правоустанавливающим документом, и в жизни нередко возникают сложности из-за того, что единственный документ, устанавливающий право собственности многих, находится у одного из собственников. В настоящее время нотариусы выдают каждому наследнику свидетельство о праве на наследство отдельно на каждое имущество, на причитающуюся ему долю или вид имущества.

Особым требованиям должны отвечать свидетельства о праве на наследство на недвижимое имущество — дом, квартиру; дачу; земельный участок и автотранспортные средства. В тексте свидетельства необходимо указать размер дома, квартиры, дачи, земельного участка; полезную и жилую площадь, если речь идет о жилище; хозяйственные и бытовые надворные постройки; адрес; документ, на основании которого данное имущество принадлежит наследодателю; данные об оценке по справке бюро технической инвентаризации с указанием всех ее реквизитов. Кроме того, обязательно указание на то, что свидетельство подлежит регистрации в регистрирующем органе по месту нахождения наследуемого имущества.

Содержание свидетельств о праве на наследство не может быть неизменным и зависит от обстоятельств конкретного наследственного дела.

Если на имущество наследодателя выдается и свидетельство о праве собственности пережившему супругу, то в свидетельстве о праве на наследство делается отметка об этом с указанием доли имущества, на которое выдано свидетельство о собственности, и наоборот.

выдаче свидетельств о праве собственности обоим супругам в свидетельстве указывается доля каждого из них; если же свидетельство выдается одному из супругов, то указывается, что право собственности принадлежит такому-то супругу в 1/2 доле.

При выдаче свидетельств об удостоверении фактов нужно учитывать некоторые особенности, если удостоверение фактов происходило не в помещении нотариальной конторы. В таких случаях необходимо указывать, по какому точному адресу нотариус удостоверился в этом лично. В обязательном порядке следует указывать наименование и адрес лечебного учреждения в нотариально удостоверяемых документах, если они оформлялись там.